プロジェクトを成功させる6つのステップ

どんな職種や業界で働いていても、いつかはプロジェクトを管理する場面が訪れるはずです。代理店やコンサルティングのように、仕事の大半がプロジェクト単位の職種もあれば、そうでない職種もあります。それでも結局のところ、私たちの仕事の多くは、特定のまとまり、つまりプロジェクトに分けられます。そうすれば、進捗や成果、マイルストーンを評価しやすくなります。この記事では、あらゆるプロジェクトを成功させるための実践的なヒントを紹介します。まず、プロジェクトの種類を整理しましょう。

1. マネジメントプロジェクト - 運営分野に属するプロジェクトです。Project Smartによると、「本社の移転、新しいコンピューターシステムの開発と導入、マーケティングキャンペーンの実施、展示会の準備、実現可能性調査などの報告書の作成、組織の再編、…[または]舞台公演の開催」などの際に生まれるものです。マネジメントプロジェクトは、会社の時間、労力、資源を節約することで価値を生み出します。

2. リサーチプロジェクト - 3つの中で最も形のないプロジェクトです。大規模なデータ収集と、名前のとおりの調査が必要なプロジェクトと考えると分かりやすいでしょう。成果は物理的な製品ではなく、情報と知識です。

3. 製造プロジェクト - 目標と最終成果が明確なプロジェクトです。目的は、ある製品を作ることです。プロジェクトの間は、すべての作業が物理的な製品の完成につながっているという前提で進めます。

プロジェクトの種類が分かったところで、プロジェクト管理そのものの詳細を見ていきましょう。ここからは、プロジェクトの管理を始めるときに考えておきたい要素を紹介します。

1. 期待値を設定する 

プロジェクトを始める前に、成果物と期待値をはっきりさせておく必要があります。明確な目標と望ましい成果に加えて、プロジェクト中に起こりうる課題も整理しましょう。次に、必要なメンバーや参加者を全員集め、プロジェクト全体の中で、それぞれにどんな小さな目標があるのかを明確に伝えます。主要な関係者と各メンバーの目標が決まったら、実際の計画とプロジェクトのキックオフに進めます。また、主要な関係者を1人決めておくと役立ちます。その人がすべての側面を見守り、プロジェクトが軌道から外れないようにします。

2. プロジェクト管理ツールを活用する 

Hiveもこのカテゴリーに入ります。プロジェクト管理ツール（生産性ツール）は、プロジェクトを軌道に乗せ続けるうえで大きな助けになります。プロジェクト管理ツールには、充実した進捗管理、自動化、コミュニケーションの向上、計画機能といったメリットがあります。同じように、優れたイベント管理ソフトは、大規模イベントの計画と運営を効率化し、最初から最後まで細部の漏れを防げます。Hiveでは、プロジェクトを作成した時点でライフサイクルとキックオフが始まります。そこからプロジェクト内にタスクを追加して割り当て、チャットでやり取りし、1,000以上の連携を活用できます。Hiveにはネイティブのメール連携もあり、受信トレイからメールを読み、返信し、担当者に割り当てられます。Hiveのようなツールのメリットは多くありますが、特に分かりやすいのは次の点です。作業が整理され、必要な資料とデータが1か所にまとまり、チームのコミュニケーションが向上し、最高レベルの透明性が得られます。これらはどれもプロジェクトの重要な要素であり、成功を支える大きな柱です。プロジェクトを計画し、あらゆる段階で成功に導くツールをお探しなら、Hiveがぴったりです。スピード感のある数千のチームと一緒にHiveを使い、14日間の無料トライアルをこちらから始めましょう。

3. プロジェクトのスケジュールを作成して管理する

プロジェクトの基本的な要素を整理したら、おおまかなスケジュールを描いて、プロジェクトにかかる期間を見積もります。スケジュールがあれば、チームが軌道に乗り、責任を持って動けるようになり、組織全体の透明性も高まります。ガントチャート機能が組み込まれたHiveのようなプロジェクト管理ツールを使えば、ガントチャートツールでスケジュールを視覚化し、成果物が計画どおりに進んでいるかを簡単かつ効果的に確認できます。

4. プロジェクトのステータスを確認する

ステータスの確認は、プロジェクト管理の重要な一部です。主要な関係者を全員集め、進捗、障害、その他の改善点を確認します。確認の場は、隔週の会議、毎週のメール、またはその組み合わせで設けられます。 Hiveやビデオ会議ソフトのZoomのようなツールを使えば、会議や確認が簡単になります。顔を合わせなくても済むからです。Hiveなら、プロジェクトの全体的なステータスを日ごとに確認でき、対面で会わなくても、まとめと進捗のメールを簡単に送れます。それでも確認の場を持ちたいときは、Zoomでリモートの社員とオフィスにいる人をつなげます。進捗を聞くだけの人は、Zoomでデスクから会議に参加することもできます。さらに便利なのは、ZoomミーティングでHive Notesアプリを使うことです。Zoomの会議ウィンドウの中で、メモを取り、実行できる次のステップを作成し、フォローアップのメールを送れます。会議が終わるのを待たずに、会議の最中にプロジェクトの作業を始められる、まったく新しいメモの体験です。

5. プロジェクトのマイルストーンを追跡して報告する

長くて複雑なプロジェクトや、優先度の高い短期のプロジェクトを進めるときは、プロジェクトの期間を通じてマイルストーンを追跡し、報告することが大切です。これらのマイルストーンは、プロジェクト計画の「期待値」の段階で決めてあるはずです（Hiveで追跡することもできます）。マイルストーンとスケジュールに対する実績を、必ず追跡しましょう。追跡しながら、達成できた点と未達だった点、分析結果、プロジェクト管理の過程で得たその他のデータも報告すると役立ちます。Hiveのようなツールに組み込まれた分析機能を使えば簡単で、すべてのデータを1つの画面とプラットフォームにまとめられます。

6. 成果と改善点を振り返る 

プロジェクトが完了したら、成果、設定した期待値をどれだけ守れたか、全員がどう協力したかを振り返り、改善点を見つけることが大切です。進捗とタスクをHiveやほかのプロジェクト管理ツールで追跡していれば、プロジェクトの全期間を振り返り、達成できたことや不足していた点を簡単に見つけられます。このプロジェクトのレビュープロセスによって、プロジェクトの成功度を評価し、直面した課題から学び、次のプロジェクトに向けて必要な調整ができます。こうした気づきを共有してチームに報告すれば、次のプロジェクトのワークフローが改善され、成功を続けられます。ここで紹介したのは、プロジェクト管理を成功させるための鍵のほんの一部です。どんなプロセスでも同じですが、これらは注力すべき点の一例ですので、プロジェクトやチームに合わせて調整してください。上記のうち1つか2つに集中するだけでも、プロジェクトを成功させることは十分にできます。それでも一番のおすすめは、プロジェクト管理ツールを取り入れることです。きっと仕事が楽になります。ほかにも共有したいアイデアがあれば、ぜひ下のコメントでお知らせください。