「これからのプロジェクト業務は、アジャイル、ハイブリッド、予測型のいずれのアプローチでも同程度の成果が出ていることを、企業が認識できるかどうかにかかっています」。これは、Project Management Institute(PMI)が2024年の報告書で示した見解です。調査では「適切なプロジェクト管理手法を選ぶことは出発点にすぎません。それだけでは、プロジェクトの成功率を高めて組織が優位に立つには不十分です」とも述べています。
なぜ耳を傾けるべきなのでしょうか。
PMIは、プロジェクト管理分野で世界最大級の影響力を持つ非営利の専門家団体です。
高い成果を出しているチームの約77%が、プロジェクト管理ツールを使っています。
こうしたツールに投資する組織では、投資しない組織に比べて無駄なコストが28分の1に抑えられています。
この数字は無視できません。チームの生産性と効率を高めたい方に向けて、優れたプロジェクト管理ソフトを選ぶために知っておきたいことをすべてご紹介します。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、組織全体でチームが計画を立て、管理し、リソースを最適化するためのソフトウェアです。中核となる機能はツールごとに異なりますが、多くのツールに共通する機能がいくつかあります。
タスクの追跡と割り当て – ほとんどのプロジェクト管理ツールには、タスクを割り当て、完了までの流れを追跡する機能があります。
親プロジェクトと子プロジェクト – タスクは特定のプロジェクトに割り当てる必要があるため、多くのプロジェクト管理プラットフォームには、親プロジェクト(小さなプロジェクトをまとめる大きなプロジェクト)と、子プロジェクト(親プロジェクトの下に置く小さなプロジェクト)の両方があります。
コラボレーション – どのツールにも、何らかの共同作業機能があります。個々のタスクでの共同作業、チャット、ドキュメントの共有などです。
ドキュメント共有 – タスクやプロジェクトをやり遂げるには、資料やリソースを共有し、一緒に作業できる必要があります。そのため、ほとんどのツールにドキュメント共有機能があります。
これらのツールが組織に欠かせない理由はいくつかあります。まず、チームの整理に役立ち、プロセスの遵守を支えます。次に、キャンペーン、プロジェクト、タスクに関するあらゆる動きを、いつでもひと目で把握できます。さらに、コメントやチャットなどで、明確かつ素早くコミュニケーションを取れます。
プロジェクト管理ソフトの重要性を裏づける統計もあります。成果の高いプロジェクトの77%がプロジェクト管理ソフトを使っていることをご存じでしょうか。また、不十分なプロジェクト計画によって1億2,200万ドルが無駄になったという数字もあります。適切なツールがあれば、こうした問題は防げます。
市場には数千ものツールがあり、チームに最適なものを見つけるのは大変です。リーダーがプロジェクト管理ソリューションを購入したものの、数か月後には自分しか使っていなかった、ということも少なくありません。ツールを比較するときは、効果的なツールが次の2つの条件を満たすべきことを覚えておいてください。
プロジェクトマネージャーに必要な機能がすべて揃っていること。
チーム全員が進んで使えるツールであること。
この2つを同時に満たすのは簡単ではありません。そこで、ニーズに合ったWebベースのプロジェクト管理ツールを見つけるための9つの重要なステップをまとめました。さっそく整理を始めましょう。
1. プロジェクト管理のニーズを明確にする
優れたプロジェクト管理ソリューションを見つける最初のステップは、今のチームの働き方に潜む問題を洗い出すことです。課題はリストに書き出し、あとで見返せるようにしておきましょう。考えられる問題の例を挙げます。
部門間のコミュニケーション不足
プロジェクトが整理されておらず、期限に間に合わない
お客様のフィードバックを 活用できない
チームメンバー間で作業量に偏りがある
受信トレイにメールがあふれている
時間を無駄にする会議が多すぎる
ツールの候補を見るときは、これらの問題を解決できるかどうかを確認してください。解決できないなら、候補から外しましょう。派手なデモ、見栄えのよいUI、使わない高機能に気を取られずに済みます。
このリストは、プロジェクト管理ソフトに求める機能を決める出発点にもなります。各機能に高・中・低の優先度を付けておくと、候補のツールが使えるかどうかをすぐに判断できます。
2. 最適なプロジェクト管理ツールを調べる
ニーズが固まったら、どんな選択肢があるかを調べます。まずは次の方法を試してみてください。
同僚に、過去に使って良かったツールを聞く
同じ業界のプロジェクトマネージャーに話を聞く
業界サイトのおすすめを確認する
ソフトウェアのレビューサイトを読む
まずはチームの意見を優先しましょう。以前のツールで何が良かったかを知っておくと、社内への定着が楽になります。各候補の機能一覧と料金を、ニーズのリストと照らし合わせてください。ぴったりのツールを探すためなら、少し時間をかける価値があります。チームにガントチャートは必要でしょうか。かんばんボードはどうでしょうか。評価が終わったら、5つほどの最終候補に絞り、チームメンバーにも好きなものに投票してもらいましょう。
まずは、現在市場にある代表的なプロジェクト管理ツールをご紹介します。
1. Hive

上の画像はHiveのかんばんビューとメモです。
Hiveは、Google、Starbucks、Comcast、Toyotaなどのチームが使っている強力なプロジェクト管理ソフトです。スタートアップや非営利団体から従業員10万人規模の企業まで、あらゆる規模の組織が使うオールインワンの生産性プラットフォームです。6種類のプロジェクトビューや、よく使われる職場のアプリとの1,000以上の連携など、自分に合った働き方ができるため、オンラインのプロジェクト管理ソフトとして最も優れたものの1つです。成果を出しているチームがプロジェクト管理にHiveを選ぶのには、理由があります。

Hiveの主な機能
ガント、かんばん、カレンダー、テーブル、ポートフォリオなど、柔軟なプロジェクトビュー
アクションカードへのコメント、サブアクション、依存関係、添付ファイルの追加
タイムトラッキングとタイムシートの機能
リソース管理の機能
Jira、Gmail、Zoom、Salesforceなど1,000以上のツールとの連携
目標を設定 & 追跡できるHive Goalsアプリ
つながりを強めるネイティブのチャットとメール連携
共同編集できるメモツール
詳細なリアルタイム分析
Webアプリとデスクトップアプリ
Hiveでは14日間の無料トライアルをご利用いただけます。Hive Teamsプランは1ユーザーあたり月額$12からです。Hive Freeは、10人までのチーム向けにずっと無料で使えるプランです。詳しくはHiveの料金プランはこちらをご覧ください。
2. Trello
Trello は、2011年に設立されたかんばん方式のツールで、現在はJiraも所有するAtlassianが運営しています。かんばんビューが分かりやすく、あらゆるスキルレベルの人がすぐに使いこなせるため、シンプルで使いやすいプロジェクト管理ツールとして多くの人に選ばれています。
Trelloの主な機能
かんばんとカレンダー形式のプロジェクト管理ボード
アクションカードへのコメント、期限、添付ファイルの追加
ワークフローの自動化機能を標準搭載
カスタムフィールド
カスタム背景とステッカー
3. ProofHub
ProofHubは、あらゆる規模のチームが共同作業、コミュニケーション、進捗の追跡を1か所で行えるプロジェクト管理・チームコラボレーションツールです。ProofHubなら、バラバラなやり取り、期限切れ、整理されていないタスクといった混乱とは無縁です。幅広い機能が揃っているので、複数のツールに投資する必要はありません。ユーザー数無制限で、ユーザーごとの料金がなく、価格も手ごろです。
ProofHubの主な機能
タスクの割り当て、追跡、期限どおりの完了
チャット & ディスカッションですぐにやり取り
カスタムレポートでプロジェクトの進捗を俯瞰
タイマーとタイムシートによるタイムトラッキング
リアルタイムでフィードバックできるオンライン校正
4. Asana
Asana は、Facebookの創業者の1人が生み出した、見た目も美しいツールで、優れたツールの1つに数えられています。クリエイターやチームが世界中で使っており、動きのある画面とデザインがユーザーの意欲を保ちます。Asanaは、個人とチームの責任の明確化とコミュニケーションの改善を後押しします。
Asanaの主な機能
リスト、タイムライン、ボードなど柔軟なプロジェクトビュー
アクションカードへのコメント、期限、添付ファイルの追加
進捗を示すリアルタイム分析とチャート
メンバーが個人の作業量を管理できるワークロード追跡
プラットフォーム内での戦略目標の設定
比較: 市場にある Asanaの主な代替ツール もご覧ください。
5. Microsoft Teams
すでにMicrosoft製品を活用しているなら、 Microsoft Teams は有力な選択肢です。チャット、共同作業、コミュニケーション、会議をスムーズに行えます。全員がリモートで働く今、これはいっそう重要です。おまけ情報として、TeamsはHiveのような、より本格的なプロジェクト管理アプリと連携できます。
Teamsの主な機能
GIFやステッカーを使ったチャットで、気軽にオンラインでやり取り
2人から1万人までのチームでオンライン会議
Excel、Word、Powerpointなどのアプリでファイルをリアルタイムに共同編集
Hiveなど数百のアプリとの連携
6. Airtable
Airtableは、タスクやプロジェクトを一覧にしたり、ファイルを保存したりできる高機能なスプレッドシートです。シート内には、画像、他のタスクへのリンク、担当者など、さまざまな項目を添付できます。スプレッドシート(テーブル)ビューのほかに、カレンダービュー、かんばんビュー、ギャラリービューもあります。普段ExcelやGoogle スプレッドシートなど、表計算ソフトで作業している人には、最適な選択肢の1つです。
Airtableの主な機能
自分の流れに合わせてカスタマイズできるデータベースの作成
カレンダー、ギャラリー、かんばんなどのビュー
通知の送信やタスクの作成を行える自動化
50以上のビルド済みアプリ
7. Smartsheet

Smartsheetは、Excelのスプレッドシートに似たテーブルビューを中心としたツールです。プロセスやワークフローを効率化し、より効率的に共同作業したい世界中のチームが使っています。Excelでタイムライン図を 作ってきた方なら、Excelよりずっと簡単で手軽なことに気づくでしょう。ここ数年で、Smartsheetは優れたリソース管理ツールである10,000 Feetも買収し、プラットフォームの価値をさらに高めています。
Smartsheetの主な機能
管理者やチームリーダーがプロジェクト全体の進捗を把握できるダッシュボード
完了したすべての作業の監査証跡として使えるアクティビティログ
プラットフォーム内でコンテンツを計画しレビューできるコンテンツ管理
比較: 市場にある Smartsheetの主な代替ツール もご覧ください。
8. Wrike
Wrike は、チーム独自のワークフローを作るのに最適な、強力なプロジェクト管理ソフトです。タイムラインを簡単に設定し、ガントビューなどのインタラクティブなチャートを作成して、タスクと次のステップを分かりやすく可視化できます。 また、リアルタイムのレポート作成機能でパフォーマンスを分析できます。
Wrikeの主な機能
詳細な依頼受付フォーム
テーブル、ガント、リストなど、複数のプロジェクトビューとタスクビュー
繰り返しの作業を後押しする、柔軟なプロジェクト管理テンプレート
カスタムのワークフローステータス
9. Workzone
Workzoneは、関連する情報をひとまとめにして、チームが大局から細部まで共同作業できるようにするカスタマイズ可能なツールです。上の画像にある「プロジェクトダッシュボード」では、組織全体のすべてのプロジェクトの状況を大きな視点で確認できます。ユーザーごとに作成されてメールで届く「To-Doリスト」を掘り下げて見ることもできます。
Workzoneの主な機能
全体像をつかめるプロジェクトダッシュボード
長期計画に役立つガントチャートとタスクの依存関係
タイムトラッキング
リスクのある箇所を事前に知らせるステータスアラート
10. GanttPro
GanttPROは、NASA、Salesforce、Vodafone、Intel、Booking.comなどのチームが使う、世界的に評価の高いガントチャート型のプロジェクト管理ツールです。学習コストが低く、見た目も魅力的な点が特に好評です。
GanttPROの主な機能:
ガントチャート、ボード、リスト、カレンダー、ポートフォリオなど柔軟なプロジェクトビュー。
コメント、添付ファイル、メンション、通知によるチームのコラボレーション機能。
クリティカルパス、自動スケジューリング、依存関係を備えた見やすいタイムライン。
誰に作業が多すぎるか、少なすぎるかを示すリソースの作業量表示。
タイムトラッキングとレポート。
11. nTask
nTaskは、世界中の10万を超えるチームが責任の明確化に使っている、無料のオンラインツールです。タイムトラッキングと会議の機能が充実しており、時間単位で請求する組織に向いています。
nTaskの主な機能:
自動のタイムトラッキングまたは手動のタイムシート。
タスクの優先順位付けと追跡。
プロジェクト計画とタイムライン管理。
レポートと可視化のツール。
12. ProjectManager.com
ProjectManager.comは、プロジェクト管理のあらゆる分野で第一人者といえる存在です。特に強力なのがプロジェクト計画ソフトで、プロジェクトのタイムラインを計画し、タスクで共同作業しながら、進捗とリソースを追跡できます。必要な機能とチームの規模に応じた段階的な料金プランがあり、大規模チーム向けのエンタープライズ向けソリューションもあります。そのため、さまざまなタイプのチームに合うプロジェクト計画ツールです。
ProjectManager.comの主な機能:
アジャイルとウォーターフォールの計画に対応
ガントチャートとかんばんボードでタスクを表示
タスクの更新や変更をメールとアプリ内で通知
時間と経費の追跡
13. Notion
Notionは、チームが書き、計画し、割り当て、整理するための場所を1か所にまとめられるため、市場で最も優れたプロジェクト管理ツールの1つです。Notionは、チームWiki、プロジェクトとタスク、メモとドキュメントのいくつかの要素で構成されています。チームWikiはチームの中心的な知識の源で、プロジェクトとタスクはプロジェクト管理ツールの核心です。メモとドキュメントは、文書を一元的に保管する場所になります。
Notionの主な機能:
チーム全員の認識をそろえる、一元化されたOS
プロジェクトとタスク向けの柔軟なかんばんボードとリストビュー
担当者の割り当てと優先度の指定
比較: 市場にある Notionの主な代替ツール もご覧ください。
14. ClickUp
ClickUpには、リストビュー、ボードビュー(かんばんビューに似たもの)、ボックスビュー(個人の作業量を分けて表示)、カレンダービュー(アクションを期限順に並べ替え)など、カスタマイズ可能なビューがあります。ClickUpでは、ユーザーの「司令塔」となる目標に向かって取り組めます。
ClickUpの主な機能:
ノーコードで柔軟なプロジェクト管理
ドキュメントとWikiの追加
タイムトラッキング
比較: 市場にある ClickUpの主な代替ツール もご覧ください。
15. Monday.com
Monday.comは、シンプルで直感的なツールで、小規模から大規模までのチームが手軽に使えます。営業、プロジェクト管理、マーケティング、人事管理、採用など、さまざまな職種のチームを支援できるワークオペレーティングシステムです。
Monday.comの主な機能:
自動化
柔軟なプロジェクトビュー
40以上の連携
チームのために検討したい、その他のプロジェクト管理ツール:
16. Clarizen
Clarizenは、堅牢なソリューションを求める大企業や大規模チームに向いた優れたプロジェクト管理ソフトです。カスタマイズでき、ダッシュボードで組織全体のあらゆる動きを把握できます。また、余計なコミュニケーションを減らし、プロセス全体を効率化します。
17. Paymo
Paymoは、チームが協力して作業に集中できるように作られたプロジェクト管理ツールです。タスクの管理、チームのスケジュール作成、作業時間の追跡を1つのプラットフォームで行える点が大きな売りで、これが優れたプロジェクト管理ソフトの1つとされる理由です。エージェンシーやクリエイティブ組織などでプロジェクト単位の仕事をしていて、特定のタスクやプロジェクトにかかった時間を追跡したい場合に、特に役立ちます。
18. Planview
Planviewは、ポートフォリオとプロジェクト管理のためのツールで、Planview Enterprise One、Planview LeanKit、Planview Projectplaceなど5つの製品に分かれています。幅広いソリューションから、戦略計画、エンタープライズアジャイル計画、ワーク管理、アジャイルプログラム管理に最適なものを選べます。
19. Infinity
Infinityは、プロジェクトとタスクに関する情報をすっきり整理して保存できる強力なプロジェクト管理ツールです。テーブルからガントまで、多彩なプロジェクトビューがあり、チームメンバーそれぞれに合ったビューと解決策があります。さらに、このプロジェクト管理ソフトでは、データをワークフロー、アイテム、タブといった階層で構造化できます。
20. Proprofs Project
Proprofs Projectは、プロジェクトを360度見渡せる状態に保つための、シンプルなオンラインのプロジェクト管理プラットフォームです。このツールを使えば、コミュニケーションの溝を埋め、さまざまな部門とリアルタイムで共同作業して、アイデアやファイルを共有し、プロジェクトについて話し合えます。無駄な遅れを防げます。
21. Teamwork
Teamworkは、複雑なプロジェクトに取り組むチームに、柔軟性と強力な機能を提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。請求書の発行、プロジェクトの時間予算、スケジュール管理、チャット機能、バーンダウンレポートを備えています。また、導入を助けるビルド済みテンプレートや、ガントチャートビューなど、プロジェクトのさまざまな見せ方もあります。
22. Toggl
Togglは、小規模チーム向けのシンプルなプロジェクト計画・コラボレーションツールです。ドラッグアンドドロップの操作で、プロジェクトを柔軟に作成し、チームに合わせてカスタマイズできます。タスクのステータスの確認、期限の設定、サブタスクの追加、タスクの見積もりの設定が可能です。さらに、タスクのタグ機能で、プロジェクトや区分の検索、絞り込み、分類が楽になります。
23. Quip
Quipは、リアルタイムの共同作業が必要で、スプレッドシートが好きなチームに最適なプロジェクト管理ソフトです。Quipでは、特定のユーザーに@メンションで知らせたり、特定のセルにコメントを残したり、ドキュメントに加えられたすべての変更履歴を確認したりできます。カスタマイズの自由度は他のプロジェクト管理ソフトほど高くありませんが、複数のサードパーティ製アプリと連携できます。Quipには無料トライアルがあり、料金プランは1ユーザーあたり月額$10からです。
3. プロジェクト管理ソフトを試す
いよいよ、ツールを実際に試す段階です。ほとんどのツールに無料トライアルがあり、なくても頼めば用意してくれる会社が多くあります。まず、ツールを一緒に試す少人数のグループを集めましょう。職種や働き方が異なるメンバーを選んでください。多様な意見が、将来の問題を防ぐ鍵になります。
可能であれば、試用チームに実際のプロジェクトを進めてもらうのもおすすめです。機能を5分触るだけなら簡単ですが、実際に仕事を進めたときにどう動くかを見る必要があります。そうしないと、プロジェクト管理のニーズに対する長所と短所を本当には理解できません。
また、カスタマーサポートも試してみましょう。新しいツールの導入は、ぴったりのものでも手間がかかります。サポートが手厚い提供元なら、大きな違いが出ます。さらに、デモを依頼して30分から1時間ほど営業担当と話し、担当者自身がツールをどう使っているのか、どんな機能を期待できるのかを聞いてみてください。サポートチームに 質問を送り、返信までの時間を確かめることもできます。ヘルプセンターやリソースを見て、使い始めに役立つ資料があるかも確認しましょう。乗り換えた場合にどうサポートしてくれるのか、営業担当にも聞いてみてください。
無料トライアルのある主なツール:
Hive – Hiveはクレジットカード不要で14日間の無料トライアルを提供しています
Kintone – Kintoneはクレジットカード不要の無料トライアルと、非営利団体向けの特別トライアルを提供しています
Asana – Asanaはすべての新規ユーザーに30日間の無料トライアルを提供しています
Zoho Projects – このツールは、すべての有料プランを10日間無料で試せます
4. チームからフィードバックを集める
トライアルが終わったら、候補のプロジェクト管理ソフトを試したメンバー全員に、フィードバックを求めましょう。次のような点を聞いてください。
このツールで作業の流れはもっと効率的になるか
更新にどれくらいの時間がかかるか
ツールの最も良かった点と、最も良くなかった点は何か
使い始めるまでにどれくらい時間がかかったか
このツールを人にすすめたいと思うか
次に、最初のステップで作った課題のリストに戻ります。各候補が主な問題をどれだけ解決できるかを確認しましょう。さらに、社外の関係者とプロジェクト管理ツールがどう連携するかを考えることも大切です。チームが二重に作業するのを防げます。
たとえばマーケティングエージェンシーなら、プロジェクトの進捗をクライアントと簡単に共有できるツールが望ましいでしょう。そうでないと、クライアントに最新状況を伝えるために、チームが同じ作業を二重に行うことになります。
他の部門と協力しやすいかどうかも考える必要があります。たとえば、カスタマーサービスチームが導入作業を始めるために、CRMからの通知を必要としているとします。ツールがCRMと連携しなければ、すべてが遅れてしまいます。
5. コストを評価する
ユーザーあたりの価格だけでなく、プロジェクト管理ツールの導入にかかる時間も考えましょう。そして、今のやり方を続けるコストと比べてください。今の作業の流れによって、どれだけ時間が無駄になり、機会を逃し、問題が起きているでしょうか。新しいツールで、それをどう変えられるでしょうか。長期的な節約が見込めるなら、よい選択肢が見つかったといえます。
どの支払い方法が合っているかも検討しましょう。月額の契約と年額の支払いのどちらがよいでしょうか。3か月だけ契約して、見直す方法もあります。これは投資です。会社のリソースを最もよく活かせる方法を見極めてください。
主要なプラットフォームの多くは、無料のプロジェクト管理プランも提供しています。予算がかなり限られている場合は、よい選択肢になるでしょう。ただし、無料版は有料プランに比べて機能が限られることが多く、メンバーが少なく、プロジェクト管理のニーズがシンプルなチームに向いています。
6. 経営陣の賛同を得る
ツールを導入するときは、経営陣、少なくともその一部から賛同を得ることが欠かせません。何十人もの人に毎日の習慣を変えてもらうことになるので、リーダーの支持があるのが理想です。賛同を得る方法には、次のようなものがあります。
ツール選定の委員会に、経営陣のメンバーを何人か入れる
現在のツールの欠点を、経営陣にオープンに伝える
過去に導入が成功した事例の統計を、経営陣に示す
社内の適切な人から経営陣の賛同を得られたら、いよいよツールの購入です。クラウド型のプロジェクト管理ツールでも、よりシンプルなものでも、モバイルアプリでも構いません。プロジェクト管理ツールの多くは席数に応じて購入するため、2〜3チーム分を購入し、組織全体に展開する際のテストとして使うことをおすすめします。
7. プロジェクト管理プラットフォームを導入する
おめでとうございます。ツールが決まりました。クラウド型のプロジェクト管理ツールかもしれませんし、もっとシンプルなものかもしれません。調査は終わり、ぴったりの選択肢が見つかりました。ただし、導入計画を忘れないでください。多くのチームは変化に抵抗を感じるため、できるだけスムーズに展開できる計画が必要です。検討すべき主な項目は次のとおりです。
スケジュール:全員をいつ参加させますか。段階的に広げますか、一度に行いますか。別途タイムライン作成ツールが必要でしょうか。
トレーニング:それぞれの人にどんなトレーニングが必要ですか。誰が行いますか。どのように提供しますか。
推進役:このツールの中心的な推進役は誰ですか。どうすれば賛同してもらえますか。他の人に使ってもらうために、何をしてもらいますか。
連携:主要な連携をいつ設定しますか。設定は誰が担当しますか。
全員が参加したら、よい手本を示すことが重要です。自分が継続してツールを使い、質問にいつでも答えられるようにしておきましょう。
ツールを導入したら、プロセスを振り返ると役に立ちます。違うやり方にすればよかった点はあったでしょうか。導入でうまくいかなかったことはあったでしょうか。振り返りながら、営業チームやカスタマーサクセスチームに、体験したことを率直に伝えましょう。もしかすると、問題の解決に役立つツールの機能を教えてもらえるかもしれません。
チームと定期的なチェックインを行うことも大切です。プロジェクト管理ソフトの使われ方、変えられる点、ユーザーの声を知ることができます。
新しいツールにチームを巻き込むのは簡単ではありませんが、導入して使い始めれば、全員の仕事がずっと楽になります。今すぐHiveを始めて、あなたとチームがプロジェクト管理の生産性を最大限に高める方法を確かめてください。

