プロジェクト管理ダッシュボードの作り方：おすすめツールとコツ

プロジェクト管理ダッシュボードは、プロジェクトの進捗を追跡し、リスクを見つけ、チームメンバーにタスクを効率よく割り当てるための視覚的なツールです。カスタムレポートでプロジェクトのステータスをすばやく確認できるため、リソースを最適化し、時間の使い方もチェックしやすくなります。

プロジェクト管理ダッシュボードは、好きなように作れます。ただし、たいていはグラフやチャートなど、プロジェクトのデータを視覚的に表したものが入っていて、プロジェクトの追跡やレポートに使われます。 

では、そのデータはどこから来るのでしょうか。答えは簡単です。普段使っているプロジェクト管理システム（Hiveなど）から直接取得されます。タイムトラッキングツール、プロジェクト計画ソフト、その他の職場の生産性ツールを土台に、毎日使うプロジェクト管理ツールの中でダッシュボードが動きます。複数のレポートを別々に見るより、プロジェクト全体の概要をわかりやすく、読みやすくまとめられます。

プロジェクト管理ダッシュボードを使う理由

プロジェクト管理ダッシュボードは、プロジェクトを効果的に管理するうえで欠かせません。Hiveのようなツールがなければ、Excelのスプレッドシートを見比べながら、Wordの文書に手作業で文章を書いて照らし合わせることになりかねません。でも、ご安心ください。そんなに手間をかける必要はありません。

カスタムのプロジェクト管理ダッシュボードを使えば、複数のレポートを手作業で作らなくても、あらゆるプロジェクトの状況をリアルタイムで一目で把握できます。手作業だと、タスクの数によっては数時間から数日かかることもあります。

ダッシュボードは、複数のプロジェクトやタスクを読みやすくまとめて見せます。問題や目標に対する進捗をプロジェクトチームに知らせてくれます。リソースの稼働状況、予算管理、予測など、重要な指標の追跡にも役立ちます。リアルタイムのデータと総合的な分析によって、プロジェクト管理ダッシュボードは、組織の運営やプロジェクトに関する貴重なインサイトをもたらします。ボトルネックになりそうな点や、改善できる点も見つけられます。

リモートワークやハイブリッドワークへ移行した今、こうしたダッシュボードはさらに重要です。メンバーが自分の持ち場だけでなく、組織全体の動きを把握していることが欠かせません。

理想のプロジェクト管理ダッシュボードの作り方

理想のプロジェクト管理ダッシュボードを作るのは簡単ではありません。それでも、プロジェクトを効果的に管理し、納期と予算内で完了させるための大切なステップです。追跡したいプロジェクトによって変わる部分もありますが、理想のダッシュボードを作るために踏むべき主なステップがいくつかあります。

プロジェクトで測りたい指標にぴったりのダッシュボードを見つけるには、時間と練習が必要です。ここでは、始めるためのコツを紹介します。

1. プロジェクト管理ダッシュボードをプロジェクトの目的に集中させる

プロジェクトの目標をダッシュボードにはっきり示しておけば、全員が何を目指しているかを共有できます。

2. プロジェクトのニーズに合ったプロジェクト管理ツールを選ぶ

同じプラットフォームで進捗の追跡とタスクの割り当てができると、ずっと楽になります。つまり、プロジェクトの半分はHiveで、残りの半分はExcelで管理するようなことは避けましょう。すべてのプロジェクトを1つのプロジェクト管理ツールで作成すれば、複数のプラットフォームで作業する面倒がなくなります。数字やグラフを転記するときの人為的ミスも減らせます。

3. グラフやチャートなどの視覚ツールでプロジェクトのデータをリアルタイムに表示する

潜在的な問題をすばやく見つけられ、プロジェクトのライフサイクルのどの段階でもパフォーマンスを正確に評価できます。

4. プロジェクトの拡張性を重視する

プロジェクトの目標や目的が変われば、ダッシュボードの調整が必要になることがあります。プロジェクトが進むなかでスコープや要件が変わっても対応できるよう、柔軟なダッシュボードにしておきましょう。

5. セキュリティも忘れずに

プロジェクト管理ダッシュボードは、権限のあるチームメンバーだけがアクセスできるように安全に保つ必要があります。予算や顧客情報など、機密性の高い情報やプロジェクトの機密データを守るために欠かせません。

おすすめのプロジェクト管理ダッシュボードツール

1. Hive

Hiveは、あらゆる規模のプロジェクトとチームに対応する、最も包括的なプロジェクト管理ダッシュボードの1つです。Hiveのプロジェクトダッシュボードなら、プロジェクトのステータスをリアルタイムで簡単に追跡できます。チームメンバーへのタスクの割り当て、各タスク担当者からの進捗報告の確認、マイルストーンの管理もできます。プロジェクトを視覚的にわかりやすく表示するので、複数のレポートやスプレッドシートを別々に見るよりずっと読みやすくなります。

Hiveでは、Pagesがワークスペースで起きていることをまとめる、あなた専用のハブになります。数クリックで重要な情報を集められます。ページを作成したら、ウィジェットを追加して、プロジェクトのデータをテーブル、棒グラフ、完了率のグラフ、カスタム埋め込みなど、さまざまな形式で表示できます。ウィジェットの積み重ね、追加、削除もリアルタイムで行えます。プロジェクトのあらゆるニーズに合わせて、自由にカスタマイズできるダッシュボードです。

単純なプロジェクトでも、複数の承認と実行の段階が必要な大規模な取り組みでも、Hiveはチームにぴったりのプロジェクト管理ダッシュボードを作り始めるのに最適なプラットフォームです。

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Hiveの主な機能： 

• カスタマイズ可能なウィジェット：ニーズに合わせたダッシュボードを作成できます。

• データの可視化：棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、テーブルなどから選んで、わかりやすく解釈しやすい形でデータを表示できます。

• 目標の追跡機能で、個人とチームの共同の目標に対する進捗を測定できます。

• フィルターとドリルダウン：データをより細かく掘り下げられるため、傾向、ボトルネック、改善点を見つけやすくなります。

• コラボレーション：Hiveのダッシュボードは他のユーザーと共有でき、チームでプロジェクトに取り組みながら進捗を追跡できます。

2. Airtable

Airtableは、KPIダッシュボードを作成できるプロジェクト・タスク管理ソフトです。完全にカスタマイズできるInterface Designerのダッシュボードレイアウトで、情報の集約、傾向の強調、分布のチャートやグラフでの可視化ができます。KPIレポートに表示したいデータを、Airtableのベースからレポート用のダッシュボードへ直接同期できます。

Airtableでは、かんばんボード、ガントチャート、カレンダー表示など、データのさまざまなビューも使えます。ダッシュボードレイアウトでは、編集モードで他のテーブルから情報を取り込めます。Airtableのダッシュボードには、ユーザーが必要な情報をフィルターで絞り込める機能もあります。そのため、タイムライン、グリッド、チャートに大量のデータポイントを表示しなくても済みます。  

Airtableには、機能が限られた無料プランと、月額$20から始まる有料プランがあります。エンタープライズプランなら、ユーザーグループ機能を使って、インターフェースをさらに動的で安全にカスタマイズできます。 

Airtableの主な機能： 

1. カスタマイズ可能なインターフェースデザイナー

2. さまざまなビュー：かんばん、カレンダー、ガントチャート、リスト

3. 自動化と連携 

4. チームやテーブルをまたぐデータの同期

5. 包括的なレポート

Airtableがチームに最適なプロジェクト管理ダッシュボードか迷っていますか？ 同じカテゴリーの他のツールとAirtableを比べてみましょう。

3. Monday.com

Monday.comは、ワークフローの整理とプロジェクト計画のために設計されたプロジェクト管理ソフトです。視覚的なダッシュボードで、プロジェクトのステータスと進捗をひと目で把握できます。ワークフローに合わせてカスタマイズできるテンプレートも使えます。Monday.comには30種類以上のウィジェットとアプリがあり、ダッシュボードをカスタマイズして、プロジェクトの進捗、予算、期限を追跡しやすくできます。

利用できるウィジェットとカスタマイズの数は、Monday.comで契約しているプランによって変わります。たとえばEnterpriseプランなら、コンテンツディレクトリから、プライベートダッシュボードの名前、購読者、作成日などの概要を確認できます。Monday.comのベーシックプランは$8から始まり、1つのボードに基づくダッシュボードを作成できます。ダッシュボードの選択肢を増やすには、より多くの費用がかかります。スタンダードプランは1席あたり月額$10からで、最大5つのボードを組み合わせたダッシュボードを作成できます。

Monday.comの主な機能：

• カスタマイズ可能なテンプレート

• 視覚的なダッシュボード

• 繰り返しタスクの自動化

• 人気のサードパーティ製アプリやツールとの豊富な連携

• タイムラインとガントのビュー

• プラットフォーム内での共同ワークスペースとチームのコミュニケーション

自社に最適なタスク管理プラットフォームを見つけるために、Monday.comの代替ツールを確認して比べてみましょう。

4. Wrike

ダッシュボードに関して、Wrikeは視覚的なデータをわかりやすい枠組みで見せる点で、まずまずの出来です。ただし、Wrikeで作成した各ダッシュボードは1つのスペースにしか属せません。ダッシュボードには、他のフォルダー、プロジェクト、スペースのデータをいくつでも含められます。それでも、作成できるダッシュボードの数には上限があります。Professionalアカウントは最大10個、Businessアカウントは最大50個、Enterpriseアカウントは最大200個です。ダッシュボードはWrikeの有料限定の機能です。タイムトラッキング、高度なレポート、リソース管理の機能が組み込まれているため、複雑で多段階のプロジェクトを進める大規模なチームに向いています。Wrikeには、機能が限られた無料プランがあります。最も人気のプランは1ユーザーあたり月額$24.80からですが、下位の「Team」プランでも、1ユーザーあたり月額$9.80で優れた機能を利用できます。

Wrikeの主な機能： 

• Google Drive、Slack、Salesforce、Adobe Creative Cloudなど、さまざまなアプリと連携

• 重要なタスク、更新、プロジェクトの概要をまとめたパーソナライズ可能なダッシュボード

• 組み込みの校正と承認のツール

• 手作業をなくすワークフローの自動化

• ロールベースのアクセス、2要素認証、データ暗号化などのセキュリティ機能

自社に最適なタスク管理プラットフォームを見つけるために、Wrikeの代替ツールを確認して比べてみましょう。

この記事で、プロジェクト管理ダッシュボードを使うメリットと、ワークフローにぴったり合う理想のダッシュボードの作り方をご理解いただけたでしょうか。まだプロジェクト管理ダッシュボードを使っていないなら、そろそろ始めるころだと思います。