オンラインチームに必要な3つのリモートプロジェクト管理スキル

パンデミック以前から、リモートでのプロジェクト管理スキルに関心を持つ人はいました。しかし、多くの企業が恒久的なリモート勤務、少なくとも柔軟なハイブリッド勤務を選ぶ今、その能力はかつてないほど重要です。この記事では、新しい職場環境で成功するために特に重要でありながら、見落とされがちなスキルを紹介します。 すでに優れた管理能力があるので、リモートでもそのまま使えるはずだと考えるかもしれません。ある程度はそのとおりです。例えば、自動車競技に参加したいとします。運転が上手で、反射神経も良く、ハンドルを握ると車の感覚がよく分かるという自信があります。それだけでNascarやFormula 1のレーサーに必要な能力をすべて備えているでしょうか。もちろん違います。今の運転能力を出発点に、新しい目標に合う専門知識を積み重ねる必要があります。今日扱うのも同じです。プロジェクトマネージャーとしての知識に、リモート特有のどの能力を加えるべきかを考えます。オフィスにいることは行動や期待に大きく影響するため、チームがリモートになると、多くを変える必要があります。例えば、同僚間の共通知識の共有は自然に起こらなくなり、計画と仕組みが必要です。非言語的な手掛かりも使えなくなります。そのため、最良の結果を得るには、統合コミュニケーションシステムなどの技術が重要になります。こうした変化は、必ずしもリモート勤務を悪くするわけではありません。ただ、違うものにするため、管理する側も適応しなければなりません。

リモートプロジェクト管理の能力を積み重ねる

これから紹介する能力の多くは、直接または間接的に意思疎通の改善に関係します。偶然ではありません。意思疎通はリモートチームの生命線です。私たちのThink Remoteのような完全リモート企業で、繰り返し証明されています。そのため、リモートプロジェクト管理の能力は、メンバー間で情報が明確に流れるようにすることが中心です。改善の軸を1つ挙げるなら、コミュニケーションです。チームで何かがうまくいかず、原因が分からないときは、まず意思疎通の問題を疑いましょう。どこで働いていてもチームを成功に導く、3つのスキルを紹介します。

1. 分かりやすく書く力

文章が管理にどう関係するのかと考えているなら、見直してみてください。リモートチームでは、書くことが仕事になります。理由は簡単で、意思疎通の80%超が文章で行われるからです。しかし、非常に優秀な人でも、文章では情報を省きがちです。ほかの人も同じ情報を持っていると思い込み、説明が足りず、空白を残すことはよくあります。背景を省くと、読む人に心の中まで読み取るよう求めることになります。だからこそ、文章に力を入れることが重要です。次に管理ソフトウェアへ入力したり、チームチャットで送信したりするときは、声に出して読み返しましょう。関連する情報はすべて含まれていますか。背景が足りませんか。受け手は背景を知っていますか。例えば、私は1日おきのように「欧州イベントの対応について、至急意見が必要です」といった連絡を受けます。情報がそれだけなら、「どの欧州イベントですか？そんなイベントがあったのですか？！欧州に行くのですか？！」と反応しても不思議ではありません。しかし背景があれば、前回のマーケティング会議で話したオンラインイベントだとすぐ分かります。説明不足が混乱、ときにはパニックを招く例です。文章を書くときは詳細に十分注意し、チームにも同じ姿勢を育てましょう。

2. 威圧しないコミュニケーション

まず誤解を解きましょう。これは、単に悪い言葉を使わないという話ではありません。実際、冗談として使い、人を傷つけず、職場のルール内であれば、強い言葉が必ずしも不適切とは限りません。重要なのは、言葉そのものと、それを使う状況の両方です。部下に「前に書いたコメントを読んでいないと思います」と言う場面を想像してください。一見問題なさそうですが、分解してみましょう。「思います」は、すでに判断を固めたことを示唆します。「分かっています」ほど断定的ではなくても、それに近く、余地はあまりありません。「読んでいない」は、本人が意識的にそうしたという前提を置きます。相手を追い詰め、問題の責任を負わせているのです。これでは相手が身構えやすい理由も分かります。では、どう言い換えればよいでしょうか。「前のコメントを見落としたようです」と考えてみてください。こちらの方が威圧感は少ないでしょう。強調する言葉が違うからです。「ようです」は「思います」より柔らかい状況の描写です。見たところと実際は違うこともあります。一方、「見落とす」は受動的な行為です。誰にでも起こります。見落とした責任はあっても、故意の落ち度とは限りません。言葉に気を配ることを、本来もっと「打たれ強く」あるべき人への迎合だと片付けないでください。リモートチームでは、さまざまな文化の人と働く可能性が高いからです。同じ言葉、たとえ英語でも、文化によって受け取り方は大きく異なります。東欧の人には気軽なひと言でも、インド北部の人には侮辱に見えるかもしれません。だからこそ、文化の違いを認識し、その知識に合わせて伝える能力が必要です。

3. 時差を踏まえた調整力

オフィスで分かりやすい点の1つは、全員、少なくともほぼ全員が同じ時刻に仕事を始め、終えることです。リモートチームでは、複数のタイムゾーンに人が分かれている可能性が高まります。この分散は、大きなリスクと大きな利点の両方を生みます。時差が都合よくなければ、タスクを引き継いでから次の人が着手するまで丸1日かかることがあります。逆に、1人が終業すると別の人が始業することで、同じタスクを24時間進められる場合もあります。この2つの違いを生むのが、リモートプロジェクト管理の能力です。時差をまたいで働くには、次の3種類の情報を把握する意識が必要です。

1. 各自が何をしているか

2. 各タスクが全体の中でどうつながるか

3. 各自がいつ働けるか

全員が情報を共有し、自分のタスクの位置付けを理解していれば、引き継ぎの調整は容易になります。1人が眠っている間に別の人が働けたら、リモートチームの生産性がどれほど高まるか想像してください。これこそ、プロジェクト管理の特別な力と言えるでしょう。 

プロジェクト管理の未来

2020年以降、世界のほぼすべての人にとって、仕事の現実が変わりました。リモートプロジェクト管理を学ぶことは、興味の対象から必須事項になりました。考えてみてください。リモート勤務をしない企業だけに、キャリアを限定したいでしょうか。もちろん違いますし、ほかの人も同じです。 幸い、これらは誰でも伸ばせる能力で、身に付ける価値も十分にあります。意思疎通を改善し、言葉の使い方や時間の配分を深く意識することは、仕事でも私生活でもあらゆる面に役立ちます。 チームを率いる際に一貫して実践できれば、成果物の質は大きく向上します。

この記事は、Thinkremoteの創業者兼編集長Luis Magalhãesによる寄稿です。Louisは、リモートチームの構築・管理方法や、リモート勤務者を採用する利点について執筆しています。