在宅勤務で生産性を高める6つの方法

リモートワークが今後も続くことは間違いありません。COVID-19のパンデミックで世界中の社員が在宅勤務を余儀なくされて以来、多くの企業がそれを恒久的なものにすることを決めました。パンデミックで生活が一変する前から、米国ではすでに470万人がリモートで働いていました。今では、オフィスに戻らない企業もあれば、オフィスとリモートを組み合わせる企業もあります。後者はハイブリッド勤務モデルと呼ばれます。週に2日でも5日でも、在宅勤務なら、リモートワークに慣れるまで時間がかかることはご存じでしょう。それでも、在宅勤務で生産性を高める方法を見つけている人は大勢います。Hive独自のリモートワーク調査では、2020年に働き手の86%が、在宅での生産性はオフィスと同じか、それ以上だと答えました。 パンデミックをきっかけに 在宅勤務を始めた人の72%が、今後も続けるつもりなのも当然です。この数字は、在宅勤務の環境を最適化できることを示しています。ただ、初めてリモートワークに挑戦する人が増えているため、基本をおさらいしておくと役立ちます。ここでは、自宅でも、リモートで働くどこでも生産性を高められる、簡単な6つの方法を紹介します。 

1. 勤務時間を決める 

柔軟性が高まることは、間違いなくリモートワークの大きなメリットです。従来の1日8時間勤務は多くの批判を受けてきました。しかし、その反対に振れすぎるのも、同じようにストレスになりかねません。一日中自宅で働くリモート社員は、夕食後にメールに返信したり、朝一番でPowerpointを仕上げるために数時間早く起きたりしがちです。このようなワークライフバランスの欠如は、燃え尽きや全般的な不満につながります。  だからこそ、リモート社員の33%が、決まった勤務時間が在宅で生産性を保つ最も効果的な方法だと答えたのです。柔軟性を完全に手放す必要はありません。自分にとって最も都合の良い時間帯を考えましょう。いつが最も生産的ですか。チームの大半はいつオンラインですか。それが分かったら、同僚にスケジュールを伝えてください。勤務時間に一定の枠組みを持たせると、たとえ標準の9:00〜17:00から外れていても、仕事と家庭の生活を切り分けやすくなります。実際に働く時間も最適化できます。 

2. 休憩を取る 

意外に思えるかもしれませんが、休憩は生産性を高めることが実証されています。休憩を取ると、脳の集中力が高まり、決断疲れを防ぎ、やる気が回復し、創造力も高まります。いわば脳に短い仮眠の機会を与えるようなもので、そのお返しに、脳はこれまで以上に元気になって戻ってきます。  在宅勤務では、休憩がずるずると延びがちです。特に、気が散りやすい人や、ついほかのことをしてしまう人は注意が必要です。そんな人は、ポモドーロ・テクニックで枠組みを足すと、自分を律しやすくなります。このタイムマネジメント手法では、タイマーで25分の作業時間を区切り、その間に2〜3分の休憩を挟みます。タイマーなら何でも使えます。iPhoneのタイマーでも構いません。誰でも、どんな環境でも取り入れやすい方法です。

3. 気が散るものから離れる 

自由と柔軟性は在宅勤務の大きな魅力です。しかし、隣の部屋のテレビでThe Officeの再放送が流れていては、誰でも全力を出すのは難しいでしょう。リモートワークを、一度にたくさんのことを片付けるチャンスと考えたくなります。しかし、マルチタスクは実際には生産性を下げ、さらにストレスを生みます。マルチタスクは、やりたくない作業から気をそらす手段になっていることがほとんどです。  気が散る原因はさまざまです。最初のステップは、自分の弱点に気づくことです。仕事の代わりに、InstagramやTikTokをスクロールしたり、同居人とおしゃべりしたり、家事をしたりしていませんか。何であれ、自分の集中を妨げるものを見つけ、それを防ぐ工夫をしましょう。たとえば、スマートフォンのアプリを並べ替えて、最も気が散るアプリがホーム画面の目立つ場所に来ないようにします。日中に自宅にいる同居人や家族とは、境界線を決めることもできます。要点は、自分の弱点を理解し、誘惑される前に先手を打つことです。

4. 環境を変える 

COVID-19のパンデミックで多くの人が自宅にとどまっている今、気分を一新して場所を変えることは、これまで以上に大切です。在宅勤務の利点のひとつは、必要なリソースを使えて、社会的距離のルールを守れる限り、原則どこでも仕事の場所をつくれることです。 自宅で閉じ込められたような息苦しさを避けるには、ノートパソコンをカフェに持っていく、WiFiのある公園で座る（ホットスポットも便利です）、友人や同僚の家で「作業デート」の約束をする、などを試してみましょう。「歩きながら話す」電話もおすすめです。外の空気を吸いながら、画面から離れて休めます。  自宅の外で働ける余裕がない人も、気分転換の方法はあります。ふだん書斎で働いているなら、デスクから少し離れてみましょう。ソファに座る、キッチンカウンターで立って作業する、椅子を外に出して空気を吸うなどです。もちろん、この柔軟性は仕事の内容によります。どうしても自宅のデスクで働く必要があるなら、休憩時間を決めて立ち上がり、仕事の場から離れましょう。 

5. つながりを保つ

普段は意識しませんが、似た目標や関心を持つ人たちと一緒に働くと、やる気が高まり、仕事への姿勢も良くなります。チームミーティングや交流イベントの後に感じる、あのやる気を思い出してください。そうした瞬間は、なぜこの仕事をしているのかを思い出させ、翌日も頑張ろうという気持ちにさせてくれます。だからこそ、在宅勤務のときでも、同僚や業界の仲間と過ごす時間をつくることが大切です。こうした交流に、大きな労力は要りません。同僚にメッセージを送って、オンラインでコーヒーを飲みながら話そうと誘ってみましょう。オンラインの業界イベントに参加登録するのも手です。30分しか時間がなくても、仕事への姿勢を刺激してくれる人たちとのつながりを保ってください。

6. 適切なリモートワークツールを使う 

チームがまだリモートワークツールを使っていないなら、今こそ取り入れるときです。  リモートワークはなくなりません。こうしたツールは、今チームがより効果的に働くのに役立つだけでなく、将来の成功の土台にもなります。リモートワークツールは、チームのコラボレーション、ビデオ会議、リモートデスクトップ接続、VOIP通話、インスタントメッセージなど、重要なニーズに応えます。それぞれのニーズにおすすめのツールを紹介します。

Hive：チームのコラボレーション 

Hiveは、リモートで協力して働くために必要なものがすべてそろった、チームの生産性向上ソリューションです。プロジェクト、アクションカード、メール連携、ファイル共有、会議メモが使えます。Hiveなら、朝アプリを開けば、ツールを離れずにすべてを片付けられます。Hiveを14日間無料でお試しいただき、数千のチームがリモートやハイブリッドの職場にHiveを選ぶ理由を、ご自身で確かめてください。 

Zoom：ビデオ会議

Zoomは、この1年で誰もが知るサービスになりました。その理由は簡単に分かります。Zoomなら、定期的に使えるオンライン会議室をつくり、最大100人の参加者を無料でホストできます。画面共有、ホワイトボード、電話での参加といった共同作業の機能もあります。さらに、プライベートメッセージの送信や、チームメンバーが個別に共同作業する時間のためのブレイクアウトルームの作成もできます。ZoomはHiveと簡単に連携できるため、Hiveアプリを離れずにビデオ会議を開始できます。 

TeamViewer：リモートデスクトップ接続  

TeamViewerは、社員がどこからでも会社のデスクトップにアクセスできるリモートデスクトップソフトです。つまり、バックアップ機器やクラウドストレージにあらかじめファイルを保存しなくても、職場のパソコンにあるファイルや情報にどこからでもアクセスできます。TeamViewerは、アプリ内でのリモートの共同作業も支援します。安全なオンラインビデオ会議、VoIP通話、インスタントメッセージ、画面共有の機能があります。

Slack： インスタントメッセージ 

Slackは、75万社以上が使っているインスタントメッセージのプラットフォームです。まだ使っていなくても、名前は聞いたことがあるでしょう。Slackは全社員を1つの場所に集められるため、特にリモートチームに便利です。職場でのコミュニケーションを整理するために、Slackは「チャンネル」に分かれています。社員は、特定のプロジェクトごとにチームメイトと共同作業できます。個人チャットやグループチャットもあるため、同僚とその場で共同作業できます。 Slack自体が音声・ビデオ通話アプリと連携するので、顔を合わせての共同作業も簡単です。SlackはHiveとも連携します。Hiveのユーザーは、Hiveアプリを離れずにチャットを確認できます。  適切な工夫と行動があれば、リモートワークで活躍することは十分に可能です。自宅で生産性を最大限に高めるほかのヒントはありますか。ぜひ、下のコメント欄で教えてください。