新しいハイブリッド勤務スケジュールの整え方

全国でオフィスの再開が進み、多くの人が新しい働き方を考えられるようになりました。フルタイムでオフィス勤務に戻る人もいれば、完全リモートで働く人もいます。ただ、多くの人にとっては、その両方を組み合わせる形が未来の姿になりそうです。実際、このハイブリッドワークのモデルは、今後、従業員と企業の双方にとって最良の妥協点になるかもしれません。   Pew Research Centerの2020年12月の調査結果によると、働く人の50%以上が、パンデミック後もテレワークを続けたいと答えています。さらに、2020年11月にオフィスが再開した場合、約64%の人が出社に不安を感じると答えました。また、職場が利用できる場合でも、60%の人が在宅勤務を希望しています。その後の数か月で状況は大きく変わりました。ワクチン接種が進み（6月24日時点で米国人口の46.2%が接種完了）、多くの州が新型コロナウイルスの規制を緩和して経済活動を再開しています。企業も再開を始め、経営トップがリモートワークを嘆き、オフィスでのチームワークを求める例も出ています。  多くの企業が出社への復帰を進めていますが、最終的な決定権を持つのは従業員のようです。2021年5月のBloombergの調査では、米国の労働者1,000人のうち39%が、リモートワークや少なくともハイブリッドワークが認められないなら退職を考えると答えました。ミレニアル世代とZ世代では、この割合が49%に上ります。では、今後の勤務スケジュールはどうなるのでしょうか。多くの人にとっては、オフィスで過ごす日と自宅で過ごす日を分けるハイブリッド型になりそうです。この柔軟性を得られる方に向けて、職場に戻る際の時間配分と、新しいハイブリッド勤務スケジュールを作るためのポイントをご紹介します。

それぞれの場所で最も力を発揮できる仕事を見極める

2020年3月からずっと在宅勤務だった方も多いでしょう。これからは、新しいハイブリッド勤務で何が必要になるかを考える必要があります。仕事を自宅とオフィスにどう振り分けるか。オフィスに戻ると最初は違和感があるかもしれません。ただ、オフィスと在宅勤務の環境で、それぞれ何ができるかが見えてくる良い機会でもあります。特定のプレゼンは対面で行う必要がありますか。チームとの共同プロジェクトはオフィスで進めたほうがよいでしょうか。自宅の仕事スペースでは、タイムレポートの提出や財務スプレッドシートの作成、他のメンバーとの1対1のミーティングなど、定型的な作業に集中できるでしょうか。自宅で行うこととオフィスで行うことを整理できれば、ハイブリッド勤務スケジュールを立てやすくなります。スケジュールは週ごと、月ごとに変わるかもしれません。それでも、すべての仕事を効率よく期限内に終わらせる方法を考えるうえで、大いに役立ちます。

計画をチームと共有する

ハイブリッドワークの意味は、人によって異なります。オフィスに行くのは週2回だけにしますか。それとももっと頻繁にしますか。毎週決まった曜日を在宅勤務にしたい、あるいは家族と過ごす時間を増やすために勤務時間を調整したい、という方もいるでしょう。大切なのは、チームの規模にかかわらず、あなたの計画をメンバーに知ってもらうことです。特定の会議には出社してほしいと思われているかもしれません。毎朝オンラインで打ち合わせをしたいと思われている場合もあります。プロジェクトのキックオフや、上層部とのブレインストーミングなど、集中して取り組む必要がありオフィスで行う活動については、チームと調整しておきたいところです。Digital Lean & Data Advantageのシニアアドバイザー、Bernard Borowski氏は、2021年1月にLinkedInで、リーダーは「通常のオフィスと同じように従業員同士がコミュニケーションを取れる方法を整える」べきだと語りました。  ですから、オフィスに戻る前に、何が期待されているのか、どのスケジュールがチーム全体のためになるのかを伝えておきましょう。ハイブリッドチームの姿を詳しく知りたい方は、新しいハイブリッドモデルの課題とメリットをまとめたポイント一覧をご覧ください。 

柔軟に対応する

自分にとって理想のハイブリッドスケジュールがあっても、チーム全員に合うとは限りません。ここでも、自分が望むスケジュールと、メンバーそれぞれの希望について、率直に話し合うことが大切です。今後の数週間、数か月の予定には、ある程度の柔軟さを持たせたほうがよいでしょう。たとえば、チームが全国や世界各地に分かれている場合、月曜の午前9時の会議が全員に合うとは限りません。異なるタイムゾーンをまたぐ会議を調整するには、Every Time Zoneのようなツールが便利です。スケジュールは時間とともに変わります。今の職務にいる間ずっと、この予定に縛られる必要はありません。定例会議でチームや上司、経営層と状況を確認し、うまくいっていることやいないことを話し合いましょう。そして、成果と生産性を高める別の選択肢にも目を向けてください。成功例として、ジグソーパズルのオンライン販売会社I'm A Puzzleが、柔軟な勤務時間で生産性を高めた事例をご覧ください。   

自分と仕事環境に投資する

全国でオフィスが再開し、当面は2つの場所で働くことになりそうなら、それぞれの場所で成果を出すために何が必要かを考えておくことが大切です。在宅勤務中、オフィスのデュアルモニターが恋しかったかもしれません。以前使っていたスタンディングデスクではなく、座って作業することに抵抗があるかもしれません。まだ準備していないなら、今が自宅の仕事スペースを計画するタイミングです。オフィスで力を発揮できた環境に、できるだけ近づけましょう。上司に相談して、自宅用の備品を購入する際にどんな支援があるかを確認してください。週に2、3回以上在宅勤務をする予定でしょうか。その場合は、より手厚い補助を受けられる可能性があります。在宅勤務が週1回程度、あるいはまれな場合は、予算が小さいかもしれません。それでも、費用に限りがあっても、できるだけ使いやすいスペースにしましょう。  スペースと予算に合わせて、優先度の高い在宅勤務の必需品（スタンディングデスクやノイズキャンセリングヘッドホンなど）と、費用を抑えられるプラスアルファのアイテム（ホワイトボードカレンダーなど）を洗い出しましょう。ヒントが欲しい方は、2021年以降も活躍できる在宅勤務向けガジェットのおすすめ一覧をご覧ください。

在宅勤務とオフィス勤務の両方に使える新しいツールを探す

パンデミックの初めに在宅勤務を始めたときに実感したとおり、リモートワークとオフィス勤務では必要なツールが異なります。今はハイブリッドモデルなので、どちらか一方の場所でツールやプログラムが不足しないようにしたいところです。自宅とオフィスで、別々のビデオ会議ソフトが必要でしょうか。ハイブリッド会議はどのように進めますか。離れた場所で働くチームがつながり続けるには、どんなコラボレーションツールが役立つでしょうか。こうした疑問の答えは、どちらの場所でも目標を達成できるリモートワークツールの厳選ガイドで見つかります。  おまけのヒント：Hiveは、タスク管理、オンラインでの共同作業、すべての仕事の一元管理が必要なハイブリッドチームに最適なツールの1つです。14日間の無料トライアルはこちらから始められます。 

最適なハイブリッドスケジュールを作るには時間がかかります。すぐに完璧を目指して、自分を追い込みすぎないでください。ハイブリッド勤務スケジュールを使いこなすためのコツやツールはたくさんあります。まずはよく調べ、何を最優先で実現したいかを同僚と話し合ってみましょう。