リモートワークの進め方を効率化する5つの方法

以下は、Kayleigh Alexandraによる寄稿です。所属はMicroStartups.orgです。

今では、多くの人が在宅勤務に慣れてきました。環境を整え、家で最も座り心地のよい椅子を見つけ、毎朝リモートでログインしています。

オフィスに戻るのを楽しみにする人が多い一方、リモート勤務を長期的な解決策と考える企業もあります。世界でコロナウイルスのパンデミックが続く中、在宅勤務は標準となり、収束後も無期限にリモート勤務を認める予定の企業が数多くあります。

その場合、オフィスで保っていた高い水準をどう維持すればよいでしょうか？従業員が都市や国の各地に分散していても、どう円滑に運営できるでしょうか？個人と企業がリモートの仕事の進め方を効率化する、5つの方法をご紹介します。

毎日の目標を設定する

仕事の日は、事前に計画すると、より円滑に、速く進むことが多くあります。

何が突然起こり、作業の流れを乱すかはわかりません。決まった日程と具体的な日々の目標は、在宅の状況にいつもの感覚を取り戻し、環境が能力の発揮を妨げないようにする優れた方法です。

毎朝、タスクと予想所要時間を書き出しましょう。1日の空白を減らすだけでなく、完了した内容と費やした時間を追跡できます。そのデータで、自分とチームのワークフローを改善できます。

プロジェクト管理とタイムトラッキングのツールであるHiveなどは、この困難な時期に企業が行うべき、特に重要な投資です。日程をデジタルで計画し、チームのやるべきことを追跡できます。成果物に関する混乱を減らし、効率を高めます。

在宅勤務は気が散りやすいものです。1日の中で休憩は必要ですが、リモートでも前進するには、重要なタスクに集中することが大切です。

無料の資料やツールを使って試す

パンデミック初期の数週間には、多くの企業がツールを無料化したり、期間限定で利用できるようにしたりしました。制作ソフトから連絡ツールまで、企業は突然、かつてないほど多くの新しい道具を試せるようになりました。

ほとんど準備なしで対面の手順をオンラインへ移す、この不確かな時期には、使える無料の資源をすべて活用することが重要です。タスクにかかる時間を大きく減らし、オフィスでの手順の改善点を見つけるよい機会にもなります。

こうした資源は、リモート化によって難しくなった部分を補う助けにもなります。

たとえば、創造的な計画会議は、ビデオ通話では難しくなります。会議室と同じように何時間も発想しようとする代わりに、無料の資料や手引きを制作戦略の指針にしてみましょう。不便な手順をなくせば、会社のワークフローが大幅に効率化し、仕事が速くなります。利用できる無料トライアルを積極的に活用してください。3、4種類の代替アプリが無料で使えるなら、1つのビデオ会議アプリに決める必要はありません。小規模チームに向くものもあれば、大人数を支える画面構成がないものもあります。最初に見つけたものに決めなくてもよいのです。さまざまな仕事向けに何百もの無料ツールがあります。ぜひ活用しましょう。

同僚と継続して連絡する

連絡を取り合えるチームは、よりよく協力できます。

自分のオフィスと、その環境が好きな人も多いでしょう。仕切りのない空間で、チーム同士が自然にアイデアを出し合えるかもしれません。毎日集まり、目の前の問題への対処を話し合う会議があるかもしれません。これらは組織の重要な要素です。リモートでも、できる限り再現することが不可欠です。

会社全体が難しくても、各チームが毎日1回集まり、全員の作業内容を理解することが大切です。タスクや取り組みの優先順位付けに役立ちます。連絡を促す優れた方法が、HiveとZoomの連携です。HiveのチャットからZoom会議を始められます。 イントラネットのソフトウェアや社内コミュニケーションツールを使い、同僚間の継続的な対話を作りましょう。タスクごとにメールを待つ時間はありません。リモート勤務を取り入れる企業には、円滑に割り当て、進捗も確認できる仕組みが必要です。

連絡は士気にもよい影響を与えます。リモート勤務は、特に今の状況では孤独になりがちです。正式な会議でも気軽なチャットでも、1日を通じて話し、様子を確かめ合うよう促しましょう。リモートで成果を上げ続けるために不可欠です。

常に健康を最優先にする

リモート勤務を、従業員の健康への配慮を怠る理由にしてはいけません。幸せで健康な従業員こそ、生産的に働けるからです。

リモートで業務を効率化するには、適切に仕事をするための資源と環境を確保します。通常オフィスで使う機器をすべて届ける方法を考えましょう。

従業員も、在宅勤務が有害な習慣につながらないよう、自分に責任を持つ必要があります。明るい場所で働き、定期的に休憩して水を飲み、画面から離れ、体を伸ばしましょう。

リモートの仕事全体で透明性を保つ

うまく機能するワークフローの鍵は、何が順調かを知ることです。

連絡やタスクの追跡が改善に役立つのと同じく、チームに透明性を保ち、共通の目標を作ることで、全員の認識をそろえられます。

何が順調で何がそうでないかをチームの一部が知らなければ、リモートの手順を効率化できるでしょうか？

経営層から最も新しい従業員まで、全員がリモートで成功するには透明性が欠かせません。周囲の人が手順の実行を直接見られなければ、うまく機能しているかどうかを知る手段がないからです。

リモート勤務は、今のビジネス界の注目の話題です。多くの職場でこの状況がいつまで続くか、この経験が今後の取り組みをどう変えるかは、誰にもわかりません。それでも、当面ワークフローを効率的に保ち、成果を上げるために、これらのヒントは重要です。