目標達成に役立つ最適なチーム憲章の書き方

チーム憲章は、チームの目標、強み、リソースを定義し、活動の枠組みを示す道しるべです。ここでは、最適な憲章の作り方を解説します。

チーム憲章とは

チーム憲章は地図のような文書で、プロジェクトを段階ごとに示します。チーム全体の関係やワークフローを定めるために作る場合もあれば、特定のプロジェクトやマイルストーンの達成に向けて作る場合もあります。どちらでも、良い憲章はチームの集中を促し、目的を明確にし、目標を実現する実践的なヒントを与えます。要点集、チェックリスト、手引きを1つにまとめたものです。

チームだけでなく、活動の仕組みを確認したいマネージャー、上司、組織の責任者にも読みやすくしましょう。優れた憲章でほかのチームの手本を示せるうえ、すべてが手順化されるのでリスク管理にも役立ちます。すべての項目に全員が納得することが必要です。また、憲章を固定してはいけません。活動中に障害が生じれば、変化に対応しなければなりません。

憲章の構成

憲章はそれぞれ異なりますが、特定のプロジェクトについて作るなら、できるだけ効果的に働くため、必ず含めたい要素があります。

チーム

最初の部分は、もちろんチームについてです。誰と働き、各自が何をするかを正確に把握するため、役割を明確に記すことが欠かせません。

• チームの目的：毎日目指す、明確な使命が必要です。憲章で扱う個別プロジェクトの目的とチームの目的が違っても、仕事の励みになるよう、常に使命を心に留めましょう。

• メンバー：リーダーと全メンバーを記載し、交代要員がいれば含めます。一般的なチーム憲章で、案件ごとにリーダーが異なるなら明記してください。

• 連携相手：活動中に協力が必要になる人を記載します。他部署のチーム、分野の専門家（SME）などの重要な人材、顧客、そのほかプロジェクトに関わる人を含めます。

全体の道筋

次に、プロジェクトやチームの全体の道筋を定めます。どれほど時間がかかり、何を得たいのか、どう到達するのかを説明する部分です。

• 期間：プロジェクトにかかる時間です。特定の案件を想定しない憲章なら、種類ごとの所要期間を書き、各タスクの想定日程がわかるようにできます。

• 目標：行き先がわかれば到達しやすくなります。出発前に目的地を決めましょう。最後に成果物がなくても、マーケティング施策で届ける顧客数や資金調達額など、具体的な数値や目的を考えます。

• 範囲：準備ができる前に拡大しないよう、プロジェクトの境界を定めます。到達したい顧客数や理想の売上高など、数値を記載します。

• 投入する時間：取り組みを本当に理解するには、全体の期間だけでなく、すべてのメンバーの時間を配分する必要があります。誰がどの部分を担当し、いつ行い、毎週どれほどの時間や余力を投入するかを示します。

プロセス

最後は、プロジェクトを動かす仕組みです。具体的に何に取り組み、どう完了するかを記します。

• 指揮系統：優れたプロジェクトには、確かな連絡計画が必要です。この部分では、連絡方法を定めます。担当部分の進捗を、どれくらいの頻度で誰に伝えますか？同僚の休暇や長期休業など、連絡上の障害はありますか？どう対処しますか？

• リソース：必要なものをすべて記載し、報告が必要なら各項目の費用も書きます。会議スペース、出張予算、参考文書、そのほかの必要品を含めます。

• 成果物：提出するもの、つまりチームの出力を定義します。主要業績評価指標（KPI）、長期的な監査の手順、成功を確かめるその他の測定可能な項目も必ず含めてください。

作成のコツ

基本が整っていても、細かな点に気を配れば、優れた憲章をさらに最適なものへと高められます。

最悪の場合を計画する

すべてのチーム憲章にリスク管理を組み込む必要があります。実際の準備までしなくても、最悪の場合の計画は立てましょう。憲章があっても、どのプロジェクトにも変更管理は欠かせません。障害に対応する仕組みと、憲章がニーズを反映しているかをある程度定期的に見直す会議を組み込んでください。

過去のプロジェクトを振り返る

最も効果的で生産的な職場を作る憲章を計画するには、過去のプロジェクトを見て、何が不足していたかを埋める方法を考えましょう。

• 過去の案件はチームの使命に沿っていましたか？逸れた場合、成果の品質は大きく下がりましたか？

• やりがいがあり考えを深められる仕事を求めるメンバーのニーズに応えていますか？それとも負担をかけすぎていますか？全員が強みを生かせていますか？

• 意思疎通はどうでしたか？何が不足していましたか？

• 特に順調だった段階はありますか？問題はなぜ起きたのでしょうか？

最適なチーム憲章は、チームごとに異なります。自分たちに合う規範を定め、体系的な計画を一貫して作ることで、想像以上に円滑な協働を実現できます。

Hiveは、ユーザーの意見で作られる世界初の生産性プラットフォームです。どのように役立つか、 こちらをご覧ください。