パレートの法則で時間管理を最大限に高める方法

パレートの法則（80/20の法則）とは、結果の80%が行動の20%から生まれるという考え方です。多くのオピニオンリーダーが、タスクの優先順位づけや生産性向上の方法として取り入れています。自分の仕事に生かす方法を見ていきましょう。

パレートの法則とは

パレートの法則は、経済学者Vilfredo Paretoにちなんで名づけられた、観察にもとづく理論です。Paretoは、母国イタリアの財産の80%が、人口のわずか20%に所有されていることに気づきました。この考えを他の国でも検証したところ、同じ結果が得られました。つまり、分配は常に均等とは限りません。

1800年代のParetoの発見は、その後、経営コンサルタントのJoseph M. Juranによって、マネジメントの現場である現代のビジネスに応用されました。Juranは、品質管理にパレートの法則を活用しました。製品の問題の80%は、繰り返し起きる問題のうちの20%が原因だと唱えたのです。たとえば、車の故障の80%は、車やトラックの部品の20%が原因であり、プログラムのクラッシュの80%は、バグの20%が原因です。

こうした比較は、マネジメントの他の分野にも広がります。パレートの法則は、マーケティング、製品、広報などに応用されてきました。Webページのアクセスの80%がソーシャルメディア投稿の20%によるものだったり、会社の利益の80%が顧客の20%によるものだったりすることもあるでしょう。

自分にどう関係するのか

パレートの法則は、観察にもとづく仮説にすぎないため、あらゆる状況に当てはまるわけではありません。それでも、その基本的なメッセージを受け取り、生活の中で実りある形で使うことはできます。Forbes CouncilメンバーのAnthony Bahrは、パレートの法則を「容赦ない」ものであり「欠かせない」ものだと評しています。パレートの法則は、事業運営だけのものではありません。80/20の法則は、オピニオンリーダーの間で、人生を変えるツールとして、特に生産性や時間管理の面でスキルを高めるために広く紹介されています。

パレートの法則で覚えておきたい大切な点があります。重要な20%に入らないからといって、重要ではないとは限りません。残り80%のインプットも、アクションアイテムに取り組むうえで価値があります。ただ、優先順位が低かったり、完了までに手間がかからなかったりするだけです。

この考え方では、すべての顧客、アクションアイテム、同僚、人脈づくりの機会を同じように扱う平等主義的なやり方は、結局あなたの足かせになりかねません。人生では、他より重要なことがあります。たとえ何かを手放すことになっても、自分をより遠くへ導くものを見極めるのはあなた自身です。

パレートの法則を使う

イノベーションの鍵は、身の回りの扱いやすい部分から変え始めることです。だからこそ、パレートの法則は毎日取り入れることが重要です。仕事の80%は、1日の20%で。

パレートの法則のよくある使い方は、1日の時間配分です。この法則によれば、1日の仕事の80%は、1日の20%の時間で達成されます。ただし、それは優先順位づけが上手だという意味ではありません。最も生産的な時間帯に、ひらめきが湧いて取り組んだことが、結局は業務量や会社全体にほとんど影響しないこともあります。

1日のうち、最もひらめきが湧くその20%の時間に、自分が成し遂げていることをすべてメモしましょう。それらは重要なタスクでしょうか。それとも、手軽にこなせる雑務でしょうか。残りの時間も効果的に使えているでしょうか。それとも、忙しそうに見せているだけでしょうか。

自分のスケジュールにパレートの法則を使うときは、庭の剪定をするように、思い切って切り捨てましょう。毎日同じ時間帯に生産性が高いなら、その数時間に最も難しい仕事を予定として入れておきます。

タスクの80%は、リソースの20%で

パレートの法則によると、もう一つの問題は、タスクの80%に必要なリソースが20%にすぎないと気づいていないことです。この例では、会議、メール、ソフトウェアへのデータ入力など、仕事の大半に取り組むとき、頭の力は20%しか使っていません。残り20%のタスクには、かなりの頭の体操が必要かもしれません。そのため、後回しにしてしまうことがあります。仕事の大部分に、それほど頭を使わなくてもよいと気づき始めたら、ためらわずに任せたり、効率化したりしましょう。より重要なことに集中しながらタスクを終わらせる方法はたくさんあります。仕事を分け合えば、あなたにとって最も生産性の低い時間帯が、他の人にとっては最も生産的な時間帯になるかもしれません。

コミュニケーションの80%は、同僚の20%と

パレートの法則のもう一つの使い道は、1日のコミュニケーションの80%が、同じ20%の人とのものである可能性に気づくことです。日常的に話す同僚、顧客、チームメイトがいる一方で、上司や部下など、ほかの相手に割く時間は少ないかもしれません。では、人間関係を犠牲にせずに、つながりを最適化するにはどうすればよいでしょうか。身近な人間関係に投資し、毎日一緒に働く人が、あなたとの関係に満足しているようにしましょう。ベーグルを差し入れる、誕生日に花を贈る、大変な一日を過ごしている様子なら、メールに絵文字を一つ添えるなどの方法があります。それほど関わりの深くない相手を完全に切り捨てる必要はありません。ただ、そうした関係が、チームのように職場であなたを支えてくれると期待するべきではありません。

まとめ

パレートの法則は、楽しい思考の遊びではありません。1日の姿を変え、最終的にはタスクの進め方まで変えられる生き方です。本当に大切なことに集中し、足かせになっている仕事の余分な部分を手放せるようになります。絞り込むのは、ときに強引に感じられるかもしれません。役割を任せたり、人間関係に使う時間に気を配ったりすることも、少し冷たく思えるかもしれません。それでも、仕事の流れが整理されて改善し、より良い従業員、より良い同僚になれます。

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