プロジェクトの成果物を活用してチームの目標を達成する方法

プロジェクト管理とは、成果物を含めてプロジェクトを成功させるために、リソースを計画・整理・管理するプロセスです。途中ですべてのプロジェクト目標を達成することも含まれます。その一環として、そのプロジェクト固有の成果物を理解することが重要です。

成果物は、あらゆるプロジェクトの重要な到達点です。取り組みの開始時に定める必要があります。メンバーごとに成果物が異なる場合もあるため、プロジェクト全体を通じて意識しておきましょう。

当たり前のことに思えるかもしれませんが、実際には、標準作業手順もプロジェクト管理の指標も定めずに運営している企業がまだあります。プロジェクトを管理できない企業は、常に「火消し」に追われ、管理がうまく機能していません。これは全員の時間を無駄にします。効率とコミュニケーションが特に重要なリモートワークやハイブリッドワークでは、なおさらです。

いつも遅れを取り戻そうとしたり、仕事で次々に問題が起きると感じたりする状況を避けるには、チームがプロジェクトを管理できる必要があります。そこで役立つのがプロジェクト管理です。管理の方法を定めれば、管理不足によるさまざまな問題を回避できます。

プロジェクト管理とプロジェクト管理ソフトウェアは、チームが従う構造と枠組みを提供します。この枠組みには、期限の設定、タスクの割り当て、進捗の追跡が含まれます。適切なプロジェクト管理はチームの指針となり、成功の可能性を高めます。

プロジェクトの成果物とは

プロジェクトの成果物とは、達成可能な目標や最終的な結果です。プロジェクトの完了に必要な製品、サービス、結果を指します。建物や製品などの有形物、文書、プロセス、研修資料、調査研究のほか、組織の変革や従業員満足度など無形のものも含まれます。

成果物は通常、プロジェクトのスコープや計画で検討し、プロジェクトの成功を評価する際の比較基準にします。

社内向けの成果物

この種類の成果物は、プロジェクトの途中で作成し、プロジェクトチームが使用します。組織内のチームが足並みをそろえて特定の目標に取り組むために使います。通常は顧客や関係者には共有せず、担当チームが状況を把握するために社内で使用します。例として、次のものがあります。

• スコープ定義書

• 報告

• 状況確認

• プレゼンテーション

社外向けの成果物

社外向けの成果物は、顧客に提供する製品やサービスです。プロジェクトの結果として引き渡します。顧客や関係者の要件を満たすものであり、その実現のためにプロジェクト管理が生まれました。例として、次のものがあります。

• ソフトウェアアプリケーション

• 構築したウェブサイト

• 製品の試作品

• コンテンツ

成功につながる成果物の設定

成果物の種類がわかったところで、適切な設定方法を見ていきましょう。最初の手順は、初期のプロジェクト要件を定めることです。最終地点を知ることで、そこに至る道筋を作れます。優れた成果物を作るには、次の3つの重要な手順に従います。

• プロジェクトで達成することを定義します

• 各成果物の責任者を決めます

• 各成果物の完成時期を示すスケジュールを作ります

プロジェクトには1種類以上の成果物があります。種類にかかわらず、成功といえるためには各成果物が特定の基準を満たす必要があります。この成功基準は、プロジェクト管理の「鉄の三角形」と呼ばれ、次の要素を含みます。

• スコープ：成果物は、プロジェクトのスコープで定めた要件と仕様を満たす必要があります。

• スケジュール：成果物は、期限と予算の範囲内で納品する必要があります。

• 品質：成果物は、プロジェクトで定めた品質基準を満たすか、上回る必要があります。

これらの基準を満たさない成果物は、失敗とみなされます。成功か失敗かを判断するには、各成果物を明確に理解することが不可欠です。成果物を作成し、その進捗を監視することで、費用のかかるミスを避け、すべての成果物が成功に必要な基準を満たすようにできます。

成果物を適切に管理し、よくあるミスを防ぐ方法

ここまで、成功につながる成果物の作り方を紹介しました。ただし、この計画段階で起きやすいミスと、その防ぎ方を知ることも重要です。この節で詳しく見ていきます。 

成果物を設定する際によくあるミスと、その防ぎ方をご紹介します。

1. 成果物を明確に定義しない：各メンバーは、期限までに何を提出する必要があるかを理解しなければなりません。実行するタスクではなく、一定期間の最後に実際に提供するものを指します。成果物がわからなければ、混乱や誤解が生じます。 

2. 現実的なスケジュールを設定しない：成果物を割り当てる際は、期限についてメンバーの意見を聞きましょう。非現実的なスケジュールは、期限超過、拙速な作業、成果物の品質低下を招きがちです。

3. 責任者を決めない：主なリスクは、責任の所在が不明になることです。プロジェクトマネージャーは、確実に納品できるよう、誰が何を担当するかを常に把握する必要があります。混乱なく進めるには、各メンバーとプロジェクト内の責任範囲を確認することが重要です。 

4. 効果的に連絡しない：連絡のしすぎを心配する必要はありません。手遅れになってから驚くより、常に連絡を取り合うほうがずっとよいのです。不十分なコミュニケーションは、ミス、期限超過、成果物の品質低下につながります。 

5. 進捗を測定・追跡しない：測定できないものは管理できません。成果物のスケジュール上の問題を早期に見つけることで、期限内の完了を確実にできます。

6. 関係者の賛同を得ない：プロジェクトを形作るのは人です。関係者の賛同を得ることを怠ると、後で抵抗や問題が生じる可能性があります。 

7. 柔軟に対応しない：プロジェクト管理の第一の原則は、計画を立てつつ変更の余地を残すことです。必要に応じてスケジュール、成果物、リソースを調整する姿勢が求められます。水のように柔軟に対応しましょう！

よくあるミスを防ぐ方法 

• 次のようなプロジェクト管理ツールを使って進捗を追跡し、リソースを管理し、メンバーと連絡を取り合いましょう。各成果物について、スコープ、目標、提出する内容を明確に定義してください。

• 成果物の複雑さと利用可能なリソースを考慮し、現実的なスケジュールを設定します。

• 各成果物に明確な責任者を置き、期限と予算の範囲内で完成させる責任を持ってもらいます。

• 成果物に関する連絡を明確かつ一貫して行います。生産的な会議の進め方を身に付けることや、定期的な情報更新、状況報告、問題の追跡も含まれます。 

• 大きな成果物を小さなタスクに分けます。負担感が軽くなり、進捗も追跡しやすくなります。

• チェックリストを使い、成果物の完成に必要な手順をすべて終えたか確認します。

• 成果物について、関係者から早い段階で頻繁にフィードバックをもらいます。関係者にも 成果物の定義、計画、実行のプロセスに参加してもらいます。

• 途中の成功を祝いましょう。チームメンバーの意欲を保つ助けになります。

成果物と他の概念との違い

プロジェクト管理用語は、別の用語と混同されたり、誤った名称で呼ばれたりすることがあります。混乱を減らすため、プロジェクトのライフサイクルで使われる用語や活動のうち、成果物と混同されやすいものを紹介します。

成果物とマイルストーンの違い

マイルストーンは、プロジェクトの重要な段階の完了を示す目印です。その段階で実際に生み出す成果物とは異なります。

成果物と目標の違い

プロジェクト目標は、プロジェクト全体で達成しようとする目的です。社外向け、社内向けを問わず、実際に生み出す成果物とは異なります。

成果物とタスクの違い

タスクは、マイルストーンや目標を達成するためにプロジェクト内で完了すべき行動です。成果物を完成させる過程で実行しますが、タスク自体は成果物ではありません。

成果物の例

種類、成功基準、設定手順を確認したので、特定の業界に関連する例を見てみましょう。すべての種類を網羅するものではありませんが、業界でよく見られる成果物です。

ソフトウェア開発の成果物

• 技術仕様書

• テスト計画書

• ソフトウェアの試作品

建設プロジェクトの成果物

• 工事日程表

• 資材一覧

• 敷地図

マーケティング施策の成果物

• 施策の計画書

• 制作概要書

• 予算の内訳

成果物を管理するソフトウェア

成果物の管理に使えるソフトウェアは、市場に数多くあります。業界に特化した種類もあり、行政機関向け車両管理ソフトウェアから、製造管理ソフトウェア、さらにはバイオテクノロジーのプラットフォームまでさまざまです。より包括的で、多彩な機能やメリットを備えるものもあります。成果物を作るソフトウェアを選ぶ際は、柔軟で使いやすいプラットフォームを探しましょう。

Hive は、成果物を簡単に追跡・管理できる優れたプロジェクト管理ソフトウェアです。

成果物の作成を支援するプロジェクト管理ソフトウェアを探しているなら、Hiveが最適です。Hiveでは、次のことができます。

• 成果物のテンプレートを作成します

• 成果物をチームメンバーに割り当てます

• 成果物の期限を設定します

• 成果物の進捗を追跡します

• 成果物の実績を監視します

成果物の作成は、難しい作業である必要はありません。適切なツールと手順を整えれば、各成果物を成功に導けます。Hiveの14日間無料トライアルを始めて、今日からプロジェクトを実行しましょう。