ビデオでチームの共同作業を改善する方法

この記事は、CloudAppによる寄稿です。CloudAppは、画面録画、スクリーンショット、GIF作成に対応する企業向けアプリです。現代の職場は急速に変化しています。主なオフィスから離れて働く機会が増え、チームが協力し、一緒の時間を楽しむ機会は減っています。クラウド技術、柔軟な働き方の制度、続く健康上の懸念により、どの業界も大きな変化に直面しています。チームが共通認識を持って協力する状態を保つことは、多くのマネージャーにとって課題になります。幸い、集中とコミュニケーションを促す効果がすでに確認されたツールがあります。ビデオを使った共同作業です。納期を守り、協力を促し、満足度を高めるには、1人の話し手による90分のウェビナーを超えて活用方法を考える必要があります。そこで、ビデオの役割、利点、始め方をまとめました。

共同作業の方法を明確にする

質の低い会議はつらく、チームワークを損ないかねません。退屈で関心を失うだけでなく、問題解決より責任追及を優先した運営は敵対心も生みます。ビデオは、この問題への有効な対策です。現在の米国の働き手の半数以上が、視覚的なツールがあれば、もっと協力でき、チームの生産性も上がると答えています。つまり、ビデオは協力への意欲を高めます。協力や意思疎通の方法を明確にする役割もあります。ビデオ会議なら誰が話しているかが分かり、会話を中断せずに文書を共有し、ほかの情報も使えます。そのため、議題やタスク・目標リストを簡単に共有し、それらに関する話し合いや資料共有を促せます。Hive Notesも便利な選択肢です。Hiveのメモからアクション項目や次の手順を割り当てられます。ビデオは注意を向けて協力することを促します。単なる責任の明確化にとどまりません。

全員がビデオでの共同作業に参加できるようにする

電話会議をビデオ通話に変える大きな利点は、誰が参加できたかを思い出そうとする代わりに、参加者を目で確認できることです。参加を確認するためのツールに見えるかもしれませんが、実際にはもっと賢く参加を促すツールです。誰がその課題について発言したかを記録し、チームを把握し、活発な議論の機会を作れます。発言をためらうメンバーがいれば、その人のための時間を設けることをリーダーに思い出させます。また、表情から「案があります……こちらの方がうまくいくかもしれません……質問してもいいですか？」 という気持ちに気付くこともあります。さらに、Vocal Videoのようなツールを使えば、説得力のある体験談動画を作れます。チームの誰かが問題を解決したり、重要な節目を達成したりしたときに特に役立ちます。その成功を動画で共有すると、協力を促すだけでなく、意欲を高め、問題解決の方法をほかの人に伝えられます。コミュニケーションの少なくとも70%は非言語的です。つまり、映像のない通話では多くの情報を逃します。リーダーに適切なツールを用意し、内気な人、ためらう人、参加していない人を巻き込んで、協力しやすい環境を作りましょう。

ビデオチャットで協力の機会を教える

チームワークで目標を達成することは、どのリーダーも知っています。従業員にそう伝えることもできますが、違いを生むのは、協力する方法を教えることです。共同作業には導き手が必要です。初めてリモートチームや在宅勤務を取り入れる企業が多い今、その重要性はさらに高まっています。まず、どのように協力してほしいかを具体的に示しましょう。Zoomの開き方、Slackのダイレクトメッセージ、Hiveのコメント機能などの操作を教えるだけでなく、なぜ重要かも伝えます。チームワークと協力は企業文化の一部でなければなりません。まだそうでなければ、今日から始めましょう。会社の目標や理念、実現に協力が必要な理由を話し合います。協力は仕事を進める力を高めるだけでなく、負担を分かち合い、必要なときに誰かが助けられる状態を作ります。ここでのビデオによる共同作業の役割は、意思疎通やチームワークに人と人とのつながりを保つことです。助けを求めるときに互いの顔が見えると、共感が生まれ、支援しやすくなります。動画、GIFなどの視覚資料は、必要なことを理解しやすくする効果もあります。 ITの場面を考えてみましょう。問題を説明するメールに実際の画面録画を添えると、言葉の壁をすぐに越えられます。IT担当者と他部署では、作業や技術について異なる用語を使うことがあるためです。共通する技術やニーズがあれば、動画が共通言語になります。そのため、優れたSaaS導入案内メールのテンプレートを使って文章で詳しく説明している場合を除けば、ビデオチャットが最善の解決策になることがあります。画面の取り込みやGIFの作成、会議中の画面共有によって説明を明確にする方法を、チームに教えましょう。ワークフローを見直すと、ほかにも機会が見つかります。その一部ではビデオが役立ちます。

• ブログやマーケティング資料を作る際、デザイナーと執筆者が早くから協力すると、制作を速められます。制作に進める段階で営業担当者をビデオ通話に招くと、作成中の資料を見せ、その資料や関連資料でキャンペーンを強化する方法を見つけられます。

• 映像のある会議は関心を保ち、注意を向けてもらう助けになります。重要なことを再確認する方法にもなります。全員が退屈そうだったり、カメラを切りたがったりするなら、メールで済んだ話だったのかもしれません。

• 集団研修のビデオ通話や会議で画面を共有すれば、問題を明確にし、手順について全員が質問できます。便利な方法やこつを共有する機会にもなり、技術をよりうまく使えるようになります。

• チームに感謝して、協力と仕事の質を高めましょう。特別な形で伝えたいなら、時間を取ってメッセージを録画し、Hiveのチャンネルで共有しましょう。公の感謝でありながら個人的な思いも伝わり、その人たちのために時間をかけたことも示せます。

共同作業＝楽しさ 

ここからは楽しい話です。ビデオは人を強く引きつけ、大きな楽しみを生みます。ライブ配信や録画だけでなく、アニメーション画像やGIFも同様です。チームが一緒に遊び、共有する助けになります。一緒に楽しむことは、協力を深め、創造力を高め、前向きな交流を促し、従業員全体の生産性を高めます。では、ビデオで何ができるでしょうか。魅力的な選択肢はたくさんあります。

• ビデオ通話や会議で、ゲームやチームづくりの活動を行いましょう。一緒にふざけたり、画面を使った宝探しや「I Spy」の物当てゲームをしたりできます。

• 気に入った（職場にふさわしい）YouTube動画を共有しましょう。社内のHiveやSlackにある、仕事以外の交流用チャンネルを使えます。

• 動画を作成して製品を説明しましょう。好きなものを取り入れる方法を出し合い、After Effectsのテンプレートを使って動画の印象を強めましょう。例えば、ある発送代行会社はGame of Thronesを使ってサービスを説明しています。

• コーヒーを入れる、コピーを取る、猫にTPSレポートの進捗を尋ねる役をしてもらうなど、在宅勤務ならではのやり方を楽しいGIFにしましょう。

• 全員に仕事場の写真や窓からの眺めを送ってもらい、動きのあるコラージュを作りましょう。

職場に遊びを取り入れましょう。仕事や取り組んでいることに全員がわくわくすると、成果が良くなり、期限どおりの提出も増える傾向があります。また、全員を参加させやすいため、共有や協力も促せます。

新しい共同作業は追加するもの

リモートワークが広がる中で覚えておきたいのは、特にライブのビデオチャットを交えた共同作業は、新しいつながり方だという点です。チームにビデオを使って協力してもらう取り組みは、既存の連絡を置き換えるのではなく、新しいものとして扱うべきです。会議では特にそうです。新しい共同作業は、今の仕事に付け加えるものです。例えば、毎週の短い進捗会議にビデオの要素を追加し、参加を促してプロジェクトの状態を分かりやすく示せます。ただし、定例会議以外でも協力し、動画を作り、コンテンツを共有し、交流を増やすよう促す必要があります。働き方は変化しており、多くの場面でビデオが誰かの机に立ち寄ることの代わりになります。自分たちの会社やチームにも当てはまるなら、そうした交流を既存の会議に無理に詰め込まず、代わりとなる新たな活動を促しましょう。

適切なツールを用意する

これらを実現するには、適切なビデオツールが必要です。リーダーとメンバーがビデオ会議ツールを利用できるようにしましょう。Zoomで会議する場合でも、GoToMeetingなどを使う場合でも同じです。さらに、全員が画面を取り込み、録画できるようにします。多くのシステムには、MacのQuickTimeなどの標準ツールがあります。 Windowsのツールは少し見つけにくく、画面録画機能はXbox Game Barにあります。Windowsキー+Alt+Rで録画を開始でき、終了後にポップアップをクリックすると保存場所に移動できます。画面録画やチュートリアルをYoutubeで共有する予定なら、Youtube動画作成ツールで既存の動画ファイルを編集・調整することもできます。また、Youtubeサムネイルダウンロードツールがあれば、グラフやタイトルページなど、会議の重要な情報を含むサムネイル画像を保存できます。 CloudAppのように、チーム全員が専用の共同作業ツール、GIF・動画作成機能、コラージュ作成機能を利用でき、CRMと連携するツールもあります。ほかのソフトウェアとも連携し、チーム間や顧客との共有に使えます。動画や画像を簡単に取り込み、作成し、安全に共有できるソリューションを選べば、新しく覚えるツールは1つで済みます。ビデオによる共同作業は、チームの交流を促し、少し楽しみながら協力する素晴らしい機会になります。交流を促すことは、成果を支えるだけでなく、その会社で働く楽しさにもつながります。それは、優れたマネージャーなら誰もが望むことです。