職場のチームのサイロ化を解消する方法

組織が大きくなるにつれて、部門も、物理的にも組織構造の面でも分かれてきました。特定の機能は分散され、委任されるようになりました。その結果、組織を構成する各部分は、チームのサイロという形で、ますます専門化し、独立していきました。良さそうに聞こえますよね。ですが、そうとも限りません。組織にとって専門性よりも大切なものがあります。それが、協力とチームビルディングです。成功している組織に共通するのは、効果的なコミュニケーションと協力的な雰囲気です。ところが、グループが一緒にではなく単独で動くと、チームのサイロ、つまり孤立したチームができてしまいます。生産性と効率が下がり、進捗も遅くなります。 チームビルディングは、業務効率の向上に欠かせません。個々のサイロを解消しなければ、一体感があり、生産的で、コミュニケーションの活発なチームはつくれません。組織全体でチームをまとめ、サイロを解消するのは難しいものです。そこで、役立つヒントを紹介します。 

職場でチームのサイロが生まれる原因

サイロには本来の居場所と役割があり、それはチームの一部としてではありません。サイロは、似た目標や専門性を持つ人たちが集まって、閉じたグループをつくるときに生まれます。こうしたグループの人たちは、ビジョンやリソースを共有し、単独で協力し合う部門をつくることがよくあります。特に、生産性を最大限に高めるためにチームビルディング に力を入れたい企業にとって、これは運営上の悩みの種になり得ます。専門的な部門に頼る組織では、サイロの発生を止めるのは難しいものです。それでも、マネージャーが警戒すべきなのは「サイロ・メンタリティ」です。「サイロ・メンタリティ」とは、独立した部門が、他の部門や組織全体を犠牲にして、情報やリソースを抱え込むことです。この「自分たち対相手」という考え方は、不要な競争を生みます。チームのサイロ化は、効率的な組織の弱点です。

[caption id="attachment_7985" align="aligncenter" width="900"] 写真：MIT Sloan Management Review[/caption]

サイロ・メンタリティとは

現代の組織には、縦のサイロと横のサイロができやすい傾向があります。横のサイロは、階層の中で同じレベルにある部門どうしの間に存在するものです。縦のサイロは、同じチームの上位のマネージャーと下位の従業員の間にも存在します。こうした状況では、サイロの間でコミュニケーションが限られたり、うまく伝わらなかったりします。 サイロが非効率になりやすいことは、容易に想像できます。ところが、ほとんどの企業は、サイロができていることにさえ気づいていません。サイロは目に見えないからです。サイロは会社の文化の一部になります。その存在は、業務の非効率によってのみ確かめられます。 この非効率は、次のような症状に表れます。

• 成果の遅れ — 組織が期限を守れないことがあります。商品やサービスを引き渡す段階で目に見えてきます。引き渡し先は、別の部門の場合も、エンドユーザーの場合もあります。

• 部門間の対立 — うまくいかなかったときに、責任を分け合おうとしないことがあります。チームが責任のなすり合いを始め、自分たちと他のチームを区別します。

• リソースの非効率な活用 — 投入に見合う成果が出ない状態です。リソースが効率的に使われておらず、チームが現状に満足しきっていることを意味します。進捗はほとんど、あるいはまったくなく、遅れの責任を取る人もいません。

• 混乱 — 各チームが全体の目標を知らないことがあります。他の部門やその役割を知らないことも多くあります。チームがプロジェクトで協力する段階になっても、誰に、どう声をかければよいか分かりません。

職場のサイロを防ぐ方法

ある調査では、オフィスワーカーの94%が、チームの協力を職場の優先事項に挙げています。ここから分かることが一つあります。協力が組織の成功に欠かせないことを、人々は理解しているということです。では、なぜ職場にはそれが欠けていることが多いのでしょうか。答えは、チームビルディングの不足にあります。サイロがあっても部門間の協力は保たれますが、部門内の協力が欠けていることがよくあります。 組織が目指すべきなのは、リモートのサイロを解消し、チーム間のつながりを増やすことです。専門的な部門があっても構いませんが、「サイロ・メンタリティ」に陥って情報を制限し始めてはいけません。部門の間でも、部門の中でも、協力の機会をつくりましょう。 そこで、Hiveのようなコラボレーションツールが役に立ちます。Hiveなら、チームが常に協力し、必要な情報を共有できるので、長い目で見てチームの成功を後押しできます。サブアクションやアクションを含む公開プロジェクトは、共通の目標達成に向けた情報の共有を促します。信頼を築き、効率を最適化するうえで、これは欠かせません。プロジェクト管理ツールを使うことに加えて、チームビルディングに重点を置いた 取り組みも、組織のサイロの克服に役立ちます。チームビルディングでサイロを解消するための取り組みの例を紹介します。

一人はみんなのために、みんなは一人のために

チームのサイロに対処するとき、マネージャーが犯す最大の間違いは、根本的な原因を無視することです。組織にサイロがあるのは、全員をまとめる共通の要素がないからです。チームは、組織よりも、それぞれのチームや部門の目標に強く入れ込んでいます。この場合、明らかな解決策は、組織のビジョンへの思い入れを育てることです。組織のミッションとビジョンは、企業文化に欠かせない一部であるべきです。ビジョンは、あいまいな言葉であってはいけません。誰もが自分ごととして捉えられる、行動につながる達成可能な目標であるべきです。Hiveでは、チームごとに部門別のOKR目標を設けています。それらはすべて、複数のチームに共通するいくつかのカテゴリにまとまります。たとえば、組織の全員が月次のARR目標を把握しており、みんなで一緒にその達成を目指しています。エンジニアリングチームが新機能のリリースで大型の追加契約を獲得する場合も、マーケティングチームがリードのパイプラインを満たしておく場合も同じです。 共通の目標を達成したいという思いで人々が結ばれていれば、より早くそこにたどり着くために協力します。個人やチームが自ら集まって望む成果を目指すので、この協力は自然発生的なチームビルディングの一種です。

IKEA効果 

IKEA効果は、自分が作るのに関わった製品に、人がより強く思い入れを持つ理由を説明する興味深い現象です。この効果は認知バイアスの一種で、自分が意見を出した製品やアイデアを、人はより好む傾向があります。貢献の大きさは関係ありません。IKEA効果は、 従業員エンゲージメントを高めるために使えます。Hiveには、社内のイノベーションに専念するチーム「Innovation Pod」があります。誰でもこのチームにアイデアを提出でき、その中の最良のものは、Hiveの実際の機能として実現されます。これには利点があります。チーム は、制作に関わったアイデアや商品、サービスの成功に、より強く思い入れを持つからです。 そのため、成功を確実にする行動を取るようになります。たとえば、他の部門との協力や連携です。この協力は、部門間に長続きするつながりを生み、サイロの壁を乗り越えます。最終的には、生産性、信頼、士気、効率、イノベーションが高まります。

部門を越えた交流

部門を越えた研修や会議は、組織のサイロを解消するのに欠かせないツールです。部門横断の研修に参加すれば、他の部門との協力的な環境を育てられます。組織とその構成要素への理解を広げるために必要なだけでなく、他のチームの役割を知り、より大きな組織の中での位置づけを理解するのにも役立ちます。理解はチームビルディングの中核です。部門横断の研修は、協力の道筋をつくり、普段は接点のないチームとつながりを築く貴重な機会になります。そのほかにも、部門を越えた交流の機会として、ランチのようなチーム外の活動があります。たとえば、Hiveでは新しいメンバーが入社すると、そのチーム以外の社員2～3人がランチに連れて行きます。 Hiveはリモートワークになってから、バーチャルハッピーアワーなどのオンラインイベントも加えました。身近なチーム以外の人と知り合う機会を定期的に設けるためです。こうした仕事と関係のない活動は、士気を高め、人間関係を築きます。それが最終的には、勤務時間中のより良いチームワークにもつながります。さらに、異なる部門のマネージャーどうしが開く部門横断の会議も有益です。マネージャーが自分の部門の目標を、他の部門や組織全体の目標と合わせられるからです。この協力は部門の他のメンバーにも「波及」し、マネージャー層だけでなく、あらゆるレベルで連携が良くなります。

チームビルディングのためのバーチャルな協力 

ご存じのとおり、今は職場がバーチャルになり、多くの従業員がリモートで働く時代です。そのため、意味のあるつながりをつくる機会も変わりました。個人として一緒に働く人たちは、グループの場でもチームワークの意識を築き、協力しやすくなります。協力を保ち、生産的な職場環境を維持する現実的な方法が、チームチャットアプリの活用です。SlackやHiveのようなアプリでは、チームごとのチャンネルも、組織全体のチャンネルも用意できます。これにより、専門化されたサイロの利点を残しながら、コミュニケーションが限られるという側面をなくせます。他のチームや個人と交流することで、従来の職場とは違う環境でチームビルディング に取り組めます。 部門が協力しないのは、適切な手段がないからという場合もあります。複数の部門に定期的に情報を共有するのは、手間のかかる作業です。バーチャルな協力とプロジェクト管理ツールを使えば、組織はその作業を楽にできます。さらに、リモートワーク向けソフトが進化したおかげで、どこで働いていても、情報をすばやく共有してつながり続けられます。

まとめ

サイロが果たす役割は、ごく短期的なものです。チームや部門の目先の目標を達成する助けにはなりますが、長い目で見ると、組織全体の生産性と効率が落ちます。特に、事業を拡大したいときはなおさらです。情報が途切れず自由に流れることで、イノベーション、ワクワク感、共感が生まれます。そのため、 創造性や情報の流れが一つの部門だけに限られると、イノベーションと成長が遅れるので、何としても避けるべきです。業務効率は、「サイロ・メンタリティ」が終わるところから始まります。部門のサイロを乗り越え、チームビルディングを大切にすれば、組織は目標をより早く効率的に達成できます。 

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