生産的なビデオ通話のためのZoom会議のコツ11選

Zoomは世界中でさまざまな目的に使われていますが、最も多い用途の一つがオンライン会議です。Hiveが最近実施したリモートワーク調査では、回答者の91%が現在、仕事でビデオ会議ツールを使っていると答えました。Zoomのようなビデオ会議ツールは、リモートワークという新しい環境で、同僚とつながり、関わりを保つために欠かせない存在です。そこで、おすすめのZoom会議のコツをまとめました。Zoomがここ1年でどれほど広まったかは、毎日会議に参加する人数を見ればよく分かります。2019年末、Zoomの1日あたりの会議参加者数は約1,000万人と報告されていました。この数は、パンデミックが始まった2020年3月に驚異の2億人へ増え、2020年4月には3億人に達しました。つまり、Zoomはこれからも使われ続けます。そこで、どこから参加していても、時間を有効に使い、Zoom会議で効果的にコミュニケーションを取るための簡単な方法を調べました。次の会議で使える、9つの簡単なZoomのコツと裏ワザを紹介します。

1. Zoomを普段使っているツールと連携する

チームがすでにリモートワーク用ツールでオンライン上の共同作業を行っているなら、普段使っているツールの中でZoomを使う方法がきっと見つかります。Zoom Marketplaceでは1000以上のZoom連携が公開されており、Zoomを業務フローのさまざまな部分につなげられます。 普段使っているツールで会議をスムーズに進められる、おすすめのZoom連携を紹介します。

• ZoomとHive：プロジェクト管理ツールのHive内でZoom会議を作成できます。ダッシュボードから離れたり、別のウィンドウを開いたりせずに、プロジェクトやチャットからすぐに会議を始められます

• ZoomとGoogle Suite：Googleカレンダー上にZoom会議を表示したり、既存の会議にZoomのリンクを追加したり、Googleカレンダーの画面からZoom会議を予約したりできます。 

• ZoomとSalesforce：Salesforceのダッシュボード上で、見込み客との会議をそのまま予約・開始できます。

• ZoomとZapier：Zoom会議やウェビナーに合わせて、イベントやアクションを自動で実行できます。 

• ZoomとSlack：Slackのメッセージから、簡単なショートカットでZoom会議を開始できます。参加者の入退出を確認したり、会議の録画をSlackで共有したりすることもできます。

2. 自動ミュート設定を使う

Zoom会議に参加したのに、ミュートにし忘れるほど恥ずかしいことはありません。Zoom会議のコツの中で、これが最も大切かもしれません。奇妙な呼吸音からトイレの水を流す音、気まずい会話まで、小さなミュートボタンがどれほど重要かを物語るミームは数え切れません。幸い、Zoomには通話に参加したときに自動でマイクをミュートにする設定があります。ワンクリックで恥ずかしい思いを防げて、参加のたびにミュートボタンを探して慌てることもなくなります。 この機能をオンにするには、Zoomで［設定］>［オーディオ］を開き、「会議に参加するときにマイクをミュートにする」にチェックを入れます。

3. 会議を録画する

会議中に「巻き戻したい」と思った経験は、誰にでもあるでしょう。相手の話を聞き違えたとき、メモが追いつかなかったとき、ほんの数秒ぼんやりしてしまったとき。会議中にすべての情報を理解するのは難しいものです。だからこそ、Zoom会議を録画すると役に立ちます。 Zoomの録画機能では、映像、音声、チャットのテキストを記録できます。あとから見返したり、参加できなかった人に会議を共有したりできます。契約しているプランによって、ローカル録画とクラウド録画の一方または両方を利用できます。ローカル録画は、会議の映像と音声をパソコンに保存する機能で、無料ユーザーも有料ユーザーも使えます。クラウド録画は、録画した会議をオンラインのZoomクラウドに自動でアップロードする機能で、どこからでも共有・視聴できて便利です。クラウド録画は有料ユーザーのみ利用できます。ヒント：無料版のZoomを使っていて、それでも録画をオンラインで見たり共有したりしたい場合は、ローカル録画をDropboxなどのファイル共有プラットフォームにアップロードしましょう。全員の認識をそろえ、物事を前に進めるのに役立つ、Zoom会議のおすすめのコツです。

4. バーチャル背景を使う

今は多くの人が間に合わせの「ホームオフィス」で働いており、毎回のZoom通話にぴったりの環境を整えている人は、おそらく多くありません。リビングや寝室を同僚に見せたくないときは、Zoomのバーチャル背景が役立ちます。創造力を発揮できるので、特に気に入っているZoom会議のコツの一つです。Zoomの背景を変えるには、デスクトップアプリを開き、［設定］>［環境設定］>［背景とフィルター］>［バーチャル背景］に進みます。ここで、あらかじめ用意された画像を選ぶか、「+」を選んで自分の画像をアップロードできます。では、Zoom用のバーチャル背景はどこでダウンロードできるのでしょうか。基本的なものなら、Zoomのバーチャル背景ライブラリを見て、そこからダウンロードできます。オンラインで探せば、West Elmのおしゃれな部屋の背景や、美しい旅行をテーマにした背景など、楽しい選択肢も見つかります。 もっと創造性を発揮したいなら、Hiveのように自分たちで背景をつくることもできます。オリジナルのZoom背景は、会社のカルチャーを高めるだけでなく、顧客との通話をプロらしく保つのにも役立ちます。

5. カメラをオンにする

一部のメンバーがオフィスにいて、他のメンバーが別々の場所にいる場合、ハイブリッド会議をうまく進める のは簡単ではありません。対面で参加する社員のほうがリモートのメンバーより熱心だと見られないよう、会社としてバーチャル会議のエチケット集を用意し、リモートで働く人にカメラをオンにするよう勧める方法があります。会議の間ずっとカメラをオンにするのが難しい場合は、チャットでのリアクションやコメントで参加するよう促しましょう。

6. ブレイクアウトルームを使う

大人数の会議は、全員に一度に情報を伝えるのに向いています。ただ、参加者を小さなグループに分けて、お互いを知ったりアイデアを出し合ったりしたいときもあります。Zoomの「ブレイクアウトルーム」は、その課題をオンラインで解決する機能です。共同作業を促し、大人数の会議でも全員が発言できるようにします。大きな組織やチームにおすすめの、Zoom会議のコツです。この機能を使うには、組織の管理者またはオーナーが、先にブレイクアウトルームの権限を有効にする必要があります。ユーザー自身の設定が有効になっているかも確認しましょう。Zoomポータルのナビゲーションメニューから、［設定］>［会議］>［ブレイクアウトルーム］をクリックします。機能のスイッチがオンになっていることを確認してください。スイッチがグレーアウトしている場合は、組織でその設定が有効になっていません。有効にすると、会議のホストは参加者を小さなグループに分けられます。ホストは最大50のセッションを作成でき、参加者を特定のグループに割り当てることも、ランダムに振り分けることもできます。ホストは各ブレイクアウトルームに入ったり、複数のグループを行き来したり、いつでもセッションを終了したりできます。ブレイクアウトルームが終了すると、全員がメインの会議ルームに戻ります。 

7. ノイズキャンセリングソフトを使う

ほぼすべての「Zoomエチケット一覧」の上位に挙がる話題が、背景ノイズです。リモートワークで自宅、カフェ、コワーキングスペースのどこから参加していても、通話の最中に思いがけない雑音が入る可能性があります。自分をミュートにしておくこともできますが、自分が話す番になったとき、自宅の外でうるさい工事が始まっていたらどうでしょう。 解決策は、ノイズキャンセリングソフトです。Krisp のようなアプリを使えば、会議中の背景ノイズをこれまでになく簡単に消せます。だからこそ、ノイズキャンセリングソフトは大切なZoom会議のコツです。このAI搭載アプリは、Zoomを含む800以上のツールと連携し、ビデオ会議の双方から不要なノイズやエコーを取り除きます。ヘッドホンやヘッドセットでも使えるので、会議のやり方は何も変えなくて大丈夫です。ダウンロードして、すぐに使えます。 

8. 待機室を設定する

機密性の高い会議を行う予定なら、待機室を設定し、確認が取れた参加者を一人ずつ入室させるのが安心です。これにより、「Zoombombing」を防げます。Zoombombingとは、参加するはずのない招かれざる人が、Zoom会議に紛れ込むことです。待機室を設定するには、「アカウント管理」から「アカウント設定」に進みます。そこで「会議」をクリックし、待機室の設定を有効にします。

9. 会議にパスワードを設定する

セキュリティをさらに強化したいときは、Zoom会議にパスワードの要件を追加できます。Zoomのパスワード機能では、個々の会議単位、グループ単位、さらには会社で開催するすべての会議とウェビナーを対象としたアカウント全体の単位でパスワードを設定できます。アカウントのオーナーまたは管理者なら、パスワードの要件を設定したり、他のユーザーの設定をロックしたりできます。会議のプライバシーとセキュリティを守る ための追加の保護やツールも活用できます。

10. 他の通知をオフにする

Zoom会議の最中に、誰かのノートパソコンからチャットツールの通知音やメール通知、テキストメッセージの着信音が鳴って、中断された経験は誰にでもあるでしょう。そして、あなたも一度はその本人になったことがあるはずです。では、Zoom会議中にこうした中断や、ちょっと恥ずかしい思いを防ぐにはどうすればよいでしょうか。 会議が始まる前に、意識して通知をミュートにしておきましょう。

各アプリやツールの設定で通知を切るか、念のためアプリを完全に閉じてしまいましょう。ほとんどのOSには、パソコン全体の通知をミュートにする機能もあります。Macなら「おやすみモード」をオンにします。Windowsでは、同じ設定が「集中モード」と呼ばれています。パソコンの対策ができたら、スマートフォンもミュートにするのを忘れずに。最近は、迷惑電話がいつかかってくるか分かりません。

こうしたZoom会議のコツと裏ワザが、オンライン会議をより効果的に進める助けになり、あなた自身とチーム全体のためになればうれしいです。他に追加したほうがよいことはありますか。あなたのZoom会議のコツを、下のコメントで教えてください。記事に追加するかもしれません。

11. 分かりやすい会議アジェンダを用意する

会議は、始まる前から雰囲気づくりが始まっています。主な目的と話題をまとめた、よく練られたアジェンダを作成し、参加者に共有しましょう。会議の冒頭でアジェンダを読み上げ、全員の認識をそろえます。会議の間は、Hive Notes App For Zoomを使って、参加者の関心を保ちましょう。この機能を使えば、話題をその場で具体的なステップに変えられます。ヒント：スレッド形式のメモで進捗を追い、次の会議に備えましょう。いつでも無料で、Hiveアカウントも不要です。