現代の職場でボイスチャットを使うための完全ガイド

働き方の未来を語るとき、経営層が最も気にかけるのは、生産性とコラボレーションを両立できるハイブリッド環境・リモート環境をどう作るかです。VRヘッドセットによる没入型の体験から高性能な音声アシスタント技術まで、こうした課題の解決をめざすソリューションは数多くあります。

ボイスチャットは、時間の節約と意思決定の円滑化に役立ち、コミュニティづくりも後押しする、特に有望な手段の一つです。Gartnerの調査では、2023年までに従業員がさまざまなアプリケーションを操作する際の25%が音声経由になると予測されています。2019年時点では3%未満でした。この記事では、音声ベースのソリューションが広がっている理由、職場での音声コミュニケーションの重要性、使うべき場面、そして市場で人気のボイスチャットソフトを紹介します。

その前に、基本から確認しましょう。ボイスチャットとは何でしょうか。

簡単に言えば、ボイスチャットとは、パソコンやインターネットにつながる端末で通話できる仕組みです。技術的に言うと、ボイスチャットは1930年代に生まれた音声通信の方式で、Voice-over Internet Protocol、つまりVoIPを使います。1990年代には、ゲームを中断してメッセージを入力しなくても他のプレイヤーとやり取りできることから、ゲーマーの間で特に人気になりました。1995年ごろには、ビジネスのリーダーたちもすぐに仕事での活用の可能性に気づきました。パンデミック以降は、その利用が急速に広がっています。ボイスチャットなら、マルチタスクも在宅勤務もしやすくなるからです。さらに、Google Voiceの無料の代替サービスをはじめ、音声ベースのサービスが数多くあり、ニーズに合うソリューションを探しやすくなっています。

職場での音声コミュニケーションの重要性

ボイスチャットは時間の節約になる

競争の激しい今、1分1分が大切です。だからこそボイスチャットは便利です。音声ソリューションなら、コミュニケーションのためにマウスやキーボードを使う必要がありません。ボイスチャットを使えば、自分のタスクを進めながら、問題を解決したり同僚とつながったりできます。音声コミュニケーションのソリューションは、不要な会議を減らし、周囲とやり取りしながらも仕事に集中する時間を増やしてくれます。

問題解決を支援し、円滑にする

前述のとおり、ボイスチャットには、技術的な問題をより早く解決し、原因を調べられるという利点もあります。ボイスチャットなら、テキストメッセージの往復やZoom疲れを減らせます。また、音声インターフェースには、ビデオ会議のような堅苦しさがありません。日程調整も、招待リンクの送付も、アジェンダの準備も不要です。さらに、チームメイトと音声でチャットしながら画面を共有すれば、技術的な問題でもスライドの発表でも、話題をイメージしやすくなります。

より深い相互理解を促す

ボイスチャットは、一緒に働くときの自然なやり取りを取り戻し、孤立感をやわらげ、絆を育てる助けになります。特に新しいチームで効果的です。スピーチの専門家やプロの講演者は、声の変化（またはその乏しさ）が話し手について多くの手がかりを与えると口をそろえます。ボイスチャットでは、注意深い聞き手は言語の3つの基本要素に気づきます。強勢（音量）、イントネーション（声の上がり下がり）、リズム（話す速さ）です。さらに、通話相手について、性別、年齢、出身地（訛りやスラング）、健康状態、感情、活力といった有力な情報も読み取れます。

意思決定を後押しする

声には、人のやる気を引き出す力も、そぐ力もあります。ボイスチャットを使うときは、どんな影響や印象を与えたいのかを意識することが大切です。音声でアイデアを伝えるとき、私たちは自分の個性やカリスマ性も一緒に伝えています。だからこそボイスチャットは、AI音声ジェネレーターの活用も含め、プロジェクトへの参加を呼びかけたり、契約をまとめたり、交渉して仕事の機会をつかんだりするための強力なツールになります。

ハイブリッド環境やリモート環境では、声は指紋のようなものです。声は一人ひとり違うからです。自分の声を戦略的に使って、会話の流れを導いたり、交渉の方向を変えたりしましょう。音量、声域、抑揚、イントネーションを意識して使い分けます。決定を促すためにボイスチャットを使うときは、キーワードを強調して、明確さ、自信、影響力を伝えましょう。

ボイスチャットとインスタントメッセージの使い分け

ここまで、ボイスチャットの基本と、ハイブリッド環境・リモート環境での利点を見てきました。次は、ボイスチャットを使わないほうがよい場面を考えましょう。テキストでのコミュニケーションが必要で、ボイスチャットより効果的な場合があります。

たとえば、記録を残したいときや、近況の共有、お知らせ、添付ファイルの提出といった簡単な用件のときです。急ぎではない内容なら、相手が都合のよいときに返信できるようにしましょう。不要な音声通話で相手の作業の流れを妨げるのは避けたいものです。そんな人にはなりたくありませんよね。「この会議はメールで済んだのに」というミームに共感できるなら、ボイスチャットとテキストのどちらを使うべきか、きっと見極められます。

テキストでのコミュニケーションが役立つ場面は、ほかにもあります。書面で記録を残す必要がある機密情報を扱う場合です。誤解が生じる可能性を最小限にできます。そのような場合は、ボイスリムーバーを使って、ビデオや音声の録音から機密情報を編集で取り除き、プライバシーを守ることもできます。

一般的なテキストベースのアプリを使う場合は、既存の職場のツールと連携させて、コミュニケーション全体を効率化することも検討しましょう。たとえば、SlackやHiveのネイティブチャットに加えて、WhatsApp APIを使えば、他の仕事用ツールとのカスタム連携を作れます。この種の連携により、自動メッセージ、チャットボット、拡張性の高いコミュニケーションが可能になり、やり取りがより効率的で効果的になります。

ワークスペースにおすすめのボイスチャットプラットフォーム3選

1. Hive

Hiveは、素早く物事を進めることに重点を置いた、シンプルなプロジェクト管理ソフトです。強力なネイティブのボイスチャット機能で、ブレインストーミングや問題解決がはかどり、チームメンバーのつながりも深まります。柔軟でカスタマイズしやすく、6種類のレイアウトビューで、チームのニーズに合わせて調整できます。

Hiveの主な機能：

• ネイティブのボイスチャットとテキストチャット（ダイレクトメッセージとグループメッセージの両方に対応）

• リソース管理とタイムシート

• 校正と承認

• Zoomミーティング内でのメモ作成

• ネイティブのメール

• 機能はユーザーがHiveフォーラムを通じて作り上げています

また、Hiveは最近、Capterraの世界のプロジェクト管理プラットフォーム上位9選に選ばれ、お客様の人気度で100点満点中100点を獲得しました。これは市場にあるツールの中でも屈指の高スコアです。今すぐ無料で始めましょう。

2. Presence

Presenceは、リモートワークとハイブリッドワーク向けに設計された、プッシュトゥトーク対応のチャットソフトです。ライブの無音キャプションが非同期のボイスメモに変わるため、邪魔されることなくすぐに話せます。Presenceは、Slackなどのサードパーティ製アプリとの連携に対応し、iOSとAndroidで利用できます。無料プランがあり、画面もシンプルです。

Presenceの主な機能：

• 気軽に入れるボイスルームでのチャット

• ライブと非同期のボイスメモの送信

• ボイスメモの無音文字起こし

• プッシュトゥトークのショートカットで、アプリを隠したままコラボレーション

• Slack、Notion、Google Docsなどとの連携

3. Tandem

Tandemは、分散したチームが音声とビデオでつながるためのコラボレーションツールです。会議への自動参加に対応し、カーソルを共有して、チームメイトの画面を指し示したり操作したりできます。ワンクリックでのリモート画面操作も可能で、誰がチャットできる状態かもわかります。Tandemには無料プランと有料版があり、有料版はチーム向け（最大10ユーザー）で月額$49からです。

Tandemの主な機能：

• ミーティングのリマインダーと自動参加

• Wave & Talk

• 即時の画面共有

• 共有カーソル

• リモートコントロール