ワークパッケージの定義とプロジェクト管理で重要な理由

ワークパッケージは、仕事中に届くうれしい贈り物ではありません。そうだったらいいのですが！実際には、プロジェクトを予定どおり期限内に進めるための、業務管理の重要な要素です。作業分解構成図(WBS)と組み合わせ、プロジェクトのスコープを整理し、すべての手順に漏れがないようにします。

ワークパッケージは、主要なプロジェクトを構成する各部分の、一連の活動または「小規模プロジェクト」です。大きなレースに向けた練習のランニングと考えてください。練習を1回ずつ無事に終えるほど、本番に近づき、準備が整います。ワークパッケージがなくてもプロジェクトの完了は可能ですが、時間をかけて活用した場合ほど、効率的な結果にはならないかもしれません。

ワークパッケージの主な特徴

ワークパッケージは、無作為に割り当てるものではありません。特定の目的があり、中の各タスクにも明確な達成目標があります。通常、各項目は次の特徴を持ちます。

• WBS内の成果物です

• 完了に責任を持つ担当者がいます

• 開始日と終了日があります

• 関連するリソースと費用があります

• 利害を持つ関係者がいます

項目を複雑にしすぎないことが重要です。ワークパッケージは、効率を妨げるのではなく高めるためにあります。各項目は、問題なく期限内に完了できるよう、小さく扱いやすいものにしましょう。

ワークパッケージの作り方

多くの企業が、この手順を見落とします。必要な詳細をすべて埋める前に、主要なスコープへ飛び込んでしまうのです。ワークパッケージを作らないと、先々苦労することになります。途中で個々のタスクを完了すれば、具体的なマイルストーンを達成し、目標に一歩近づけます。

成功するワークパッケージを作るには、次の4つの手順に力を注ぎましょう。

1. 何を納品する必要があるか決める

この手順では、WBS内で納品すべきものを特定します。たとえば住宅建築なら「基礎を完成させる」です。ウェブサイト制作なら「ランディングページを構築する」「コンテンツを執筆する」などです。これらの成果物は、複雑すぎず大きすぎない個別の手順で、最終目標の達成を助けます。そもそも、先にランディングページを作らなければ、ウェブサイトは作れません。

2. 責任者を割り当てる

すべてのワークパッケージに、完了の責任者が必要です。先ほどの住宅の例では、「基礎を完成させる」の責任者は建設会社かもしれません。「ランディングページを構築する」は、ウェブ開発会社かもしれません。責任者は、各タスクを期限と予算の範囲内で完了させる責任を負います。

責任者を置くことで、完了に対する説明責任と担当が明確になります。特に大きく複雑なタスクでは、複数の責任者を置ける点も重要です。たとえば、ウェブサイトの「コンテンツを執筆する」には、コピーライター、グラフィックデザイナー、編集者など複数の責任者がいるかもしれません。ランディングページを構築する作業が基本的な書式設定を超え、複数の人の協力を必要とする場合も同様です。

3. 開始日と終了日を決める

開始日と終了日は必須です。作業の日程ができ、全員が計画どおりに進められるからです。責任者が、現実的な日付を決めます。たとえば住宅建築なら、基礎の完成に2週間を見込むかもしれません。ウェブサイトのコンテンツなら、執筆に1週間、編集にもう1週間を取る場合があります。

特にスコープが変われば、開始日や終了日も変わることがあります。ただし、どの変更も、プロジェクトに関わるすべての関係者の承認を得る必要があります。

4. 関連するリソースと費用を決める

ワークパッケージには、関連するリソースと費用が必要です。 費用を追跡すると、進捗と予算内に収まっているかを確認できます。リソースは人材から資材まで、さまざまです。住宅建築なら、れんが、モルタル、作業員などです。ウェブサイトの執筆なら、パソコン、インターネット接続、コピーライターなどです。

ワークパッケージは、すべてのプロジェクトの重要な要素です。この4つの手順で効果的なものを作り、期限と予算の範囲内で完了する助けにできます。

ワークパッケージを追跡するプロジェクト管理

ワークパッケージ自体が、小さなプロジェクトのようなものです。先ほどの住宅建築やウェブサイト制作という最終的なプロジェクトを完了するには、それに先立つ各タスクを具体化し、担当を割り当て、予算を決めて完了する必要があります。

これを効率よく行うには、プロジェクト管理ソフトウェアが役立ちます。

プロジェクト管理プラットフォームのHiveは、あらゆるワークパッケージの進捗追跡に最適です。使いやすい画面からガントチャートまで、チーム全員が各タスクの進捗を確認し、必要な調整を行えます。繰り返すタスクの割り当てを自動化する機能もあります。担当者にタスクを設定したり、関係者を進捗の閲覧者にしたりできます。ワークパッケージはすぐに手に余ることもありますが、Hiveがあれば簡単に管理できます。

Hiveでワークパッケージを使いこなす方法

必要な仕事を決め、責任者を割り当て、期限を設定し、リソースと費用を確認したら、Hiveなどのプロジェクト管理ツールを使いましょう。透明性と柔軟性を保ちながらチームの進捗を追跡できます。役立つHiveの機能をご紹介します。 

• Hiveでワークパッケージを作成します。便利なヒント：Hiveのテンプレートを使うと簡単です。

• ワークパッケージをタスクに分けます。

• 各タスクを特定のメンバーやチームに割り当てます。 

• 各タスクに明確な期限を設定します。

• 次のHiveのタスク依存関係機能で、下位のワークパッケージ間の依存関係を特定し、追跡します。 

• 追加情報は、Hiveのカスタムフィールドで登録します。優先度やステータスなどです。

• 次のHiveのチャット、グループ、音声機能で連絡し、進捗や潜在的な問題を確認します。

• レポートは、Hive Analyticsで作成します。 

• Hiveのダッシュボードで進捗を可視化します。

• 他のツールとのHiveの連携を使い、ワークフローを効率化します。

ワークパッケージを使っていますか？使っているなら、どのように活用していますか？ぜひ下のコメント欄で詳しく教えてください！