WBS（作業分解構成図）とは

大規模で複雑なプロジェクトを前に、完了できる気がしないことはありませんか。作業が半分まで進んだまま、誰かが引き継ぐのを待っているのに、方向性がはっきりしないことはありませんか。思い当たるなら、WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）の作成を検討するタイミングかもしれません。   多くのチームや企業は、プロジェクト管理ソフトや業務ツールを使ってWBSを管理し、詳細を記録しています。私たちのおすすめはHiveです。ただ、私たちの言葉だけを信じる必要はありません。Hiveのようなプロジェクト管理ソフトを使えば、WBS、プロジェクト、成果物を含むチームの共同作業を一か所にまとめられます。WBSを作ると、プロジェクトの構造が管理しやすい成果物に分解されます。分解した成果物は、特定の担当者やチームに割り当てられます。これにより、プロジェクトのあらゆる側面を漏れなく把握でき、抜け落ちる作業や中途半端な作業もなくなります。 WBSは、最初に正しく設定するまで時間がかかることもあります。しかし完成すれば、あなたとチームの仕事が格段に楽になります。お使いのプロジェクト管理ツールにある既存のテンプレートやプロジェクトを参考にすれば、新しく作るたびにゼロから考える必要もありません。

WBSの「作業」とは

効果的なWBSを作るには、プロジェクトの目的と、成功のために何を納品すべきかを理解する必要があります。それがわかったら、WBSの作成に取りかかれます。目的と次のステップを明確にするには、まずプロジェクト固有のワークパッケージ（WP）を定義し、グループ化します。ワークパッケージとは、一つの成果物、または複数の成果物をまとめたものです。その下に多くの成果物を持つプロジェクト、子プロジェクト、子タスクを思い浮かべてください。ワークパッケージ内の各項目は、たいてい、より大きなもの（つまりプロジェクト）の一要素にすぎません。個別に完了したこれらの要素とその成果が、プロジェクト全体の目標を前進させ、すべてを順調に保ちます。  ワークパッケージの例は次のとおりです。

• ランディングページを作成する

• コンテンツを書く

• フロントエンドのコードを開発する

• クライアントに電話する 

ご覧のとおり、ワークパッケージは具体的で、すぐに行動できる内容です。一方で、プロジェクト全体に比べると範囲は比較的小さくなっています。これは意図的なものです。ワークパッケージは、他の人の作業完了に頼らず、一人またはひとつのチームが妥当な期間内に完了できる必要があるからです。

ワークパッケージとWBSの関係

WBSは階層構造で作ります。最上位のタスクを上に、最下位のタスクを下に置きます。この構造なら、全体像を見ながら、必要に応じて細部にも焦点を当てられます。最初のステップは、WBSの最上位にすべてのワークパッケージを書き出すことです。ワークパッケージをすべて洗い出したら、それをより小さなタスクに分解していきます。こうした小さなタスクが、WBSの下位レベルになります。たとえば、新しいウェブサイトを作るとします。ワークパッケージは次のようになります。ホームページを作成する

1. コピーを書く

2. 画像を選ぶ

3. レイアウトをデザインする

4. コードを開発する

5. 機能をテストする

ワークパッケージの各ステップが、より小さく扱いやすいタスクに分解されているのがわかりますか。この構造なら、プロジェクトを完了するために何をすべきかが正確にわかります。「ホームページを作成する」の下にある各タスクは、各ステップを担当するチームメンバーに割り当てます。タスクは上から順に進み、通常は一つが完了してから次に進みます。

WBSがプロジェクト管理に役立つ理由

WBSの利点の一つは、プロジェクトの範囲をより深く理解できることです。プロジェクトを小さなタスクに分解すると、やるべきことが見えやすくなり、潜在的なリスクにも気づけます。もう一つの利点は、タスクをより効果的に委任できることです。すべてのタスクが明確に定義されていれば、チームメンバーへの割り当てと進捗の追跡が楽になります。全員が、何をいつまでにすべきかを把握できます。WBSは、チームメンバー間のコミュニケーションと透明性の向上にも役立ちます。すべてのタスクが明確かつ簡潔にまとまっていれば、誤解や混乱の余地は小さくなります。（Hiveのような）プロジェクト管理プラットフォームでタスクを追跡すれば、誰がどのタスクを担当しているかがわかります。ボトルネックや問題の可能性にも気づけます。

効果的なWBSの作り方

WBSについて話すことと、実際に作ることはまったく別の話です。プロジェクト管理では重要でありながら見落とされがちなステップですが、時間をかけて作れば、チームはプロセスと時間管理を把握しやすくなります。さっそく始めましょう。WBSの作成には、基本となる4つのステップがあります。

ステップ1：プロジェクトの目的を定義する

最初のステップは、プロジェクトの目的を定義することです。プロジェクトの最終的なゴールは何でしょうか。何を達成したいのでしょうか。目的を明確に理解できたら、個々のタスクで何を成し遂げる必要があるのかを掘り下げていきます。

Hiveなら、右上の青い「+」ボタンからワークスペースに新しいプロジェクトを追加するだけです。まだHiveのアカウントをお持ちでない場合は、こちらから登録できます（無料です）。

ステップ2：プロジェクトを小さなタスクに分解する

次のステップは、プロジェクトを小さなタスクに分解することです。タスクは、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限が定められている（SMART）必要があります。各タスクは、一人またはひとつのチームが妥当な期間内に完了できるものにします。複雑すぎず、小さくて達成しやすいことが大切です。ここでワークパッケージが登場します。覚えておきたいコツ：プロジェクトを小さなタスクに分解するときも、最終ゴールを見失わないでください。すべてのタスクが連動してプロジェクトの目的の達成に貢献し、無関係なものがあってはいけません。

ステップ3：タスクをチームメンバーに割り当てる

すべてのタスクを洗い出したら、チームメンバーに割り当てます。割り当てるときは、各メンバーのスキルと経験を考慮してください。各メンバーの作業量にも気を配り、誰かに仕事が集中しすぎないようにします。

Hiveのプロジェクト内では、タスクやサブタスクを追加し、組織内のチームメンバーに割り当てられます。プレースホルダーや社外ユーザーに割り当てることもできます。そのため、自分のチームが直接責任を負わない成果物も追跡できます。

ステップ4：タイムラインを作成する

最後のステップは、プロジェクトのタイムラインを作成することです。タイムラインには、各タスクの開始日と終了日、中間マイルストーンの期限を入れます。明確なタイムラインがあれば、全員が軌道に乗り、プロジェクトを期限内に完了できます。

全体のタイムラインと依存関係をしっかり把握するために、HiveのガントビューでWBSを表示することをおすすめします。依存関係を使うと、チームが作業に集中できます。どの項目と期限が、プロジェクトの他の要素に左右されるのかもわかります。

WBS作成に最適なツール

WBSの構造は紙とペンで書き出すこともできます。ただ、いまはよりスムーズに進められるデジタルツールが数多くあります。Hiveは、タスクの割り当て、タイムラインの作成、進捗の追跡を一か所で行えるプロジェクト管理ツールです。Hiveを使えば、WBSをより小さく扱いやすいタスクに分解できます。チームメンバー間のコミュニケーションと透明性が高まり、全員が軌道に乗り、プロジェクトを期限内に完了できます。Lucid ChartやMiroのようなツールも、WBSの土台となる図を作るのにとても便利です。これらのツールで、プロジェクトのワークフローを組み立てるマップを作れます。共同作業の機能や、チームに共有できるシンプルなチャートも使えます。ただし、WBSの視覚的なワークフローを作るのは、プロセスの半分にすぎません。図を作ったあとは、プロジェクトのライフサイクルの各ステップをタスクに落とし込むツールが必要です。そのためには、優れたプロジェクト管理ツールを選ぶ必要があります。独自のWBSの進め方をお持ちですか。ぜひ下のコメントで教えてください。