Kamera an oder aus? Meeting-Etikette erklärt

Neben den beispiellosen politischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Folgen der Pandemie beschäftigen uns inzwischen auch viele Themen, die vor ein paar Jahren noch als Nische gegolten hätten. Eines davon ist die sogenannte „Zoom-Etikette“: neue soziale Regeln und Normen für Videocalls. Vor der Pandemie machten sich nur wenige Führungskräfte darüber Gedanken. Wenn es darum ging, die Kommunikation im Remote-Team zu verbessern, sorgten sie sich meist mehr darum, die richtigen Tools für die Remote-Arbeit einzuführen, als ihr Team zum Verhalten in Videocalls zu beraten. Heute können es sich Führungskräfte nicht mehr leisten, die Bedeutung von Videomeetings und des Verhaltens der Teammitglieder darin zu übersehen. Eine der wichtigsten, umstrittensten und heikelsten Fragen der Zoom-Etikette ist, wann Sie Ihre Kamera nutzen. Manche Führungskräfte verlangen, dass ihr Team in Videocalls immer die Kamera einschaltet. Andere sehen das lockerer und lassen ihr Team entscheiden, wann und wo es die Videofunktion nutzt.  Keiner der beiden Ansätze ist falsch. Unternehmen sollten aber genau überlegen, wo und wann sie ihr Team bitten, das Video einzuschalten. In diesem Artikel helfen wir Ihnen bei dieser Entscheidung.

Verbindung herstellen

Um eine wirksame Strategie zu entwickeln, wie Ihre Remote-Teams die Videofunktion nutzen, hilft es sich vorzustellen, wie ein „perfektes“ Kommunikationssystem aussähe.  Für die meisten Teams hieße das: eng zusammenarbeiten, idealerweise im selben Gebäude, und jederzeit einfach persönlich miteinander sprechen können. Für die meisten klingt das sehr vertraut. So haben wir vor hundert Jahren gearbeitet, vor der Zeit von COVID. Leider müssen wir uns alle an ein neues Umfeld gewöhnen. Dennoch ist es wichtig zu erkennen, dass die alten Wege große Vorteile haben. Zoom-Meetings sind im Kern eine Möglichkeit, die persönliche Interaktion nachzubilden, auf der das Geschäftsleben beruht. Tatsächlich orientiert sich die meiste Software für Remote-Arbeit am klassischen Büro. Viele Tools für die Zusammenarbeit im Remote-Team bilden zentrale Funktionen des modernen Büros nach, etwa „Räume“ für den sozialen Austausch und die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Das alles heißt: Idealerweise hätten alle in Zoom-Calls immer ihr Video eingeschaltet. Das sorgt laut der Arbeitspsychologin Lou Banks für stärkere Teams, denn „als Menschen sind wir darauf ausgelegt, uns zu verbinden, und jede Form von Trennung bereitet uns sozialen Schmerz“, sagte sie. „Eine ausgeschaltete Kamera ist ein klares Zeichen für Trennung. Oft kommt die Sorge dazu, nicht sehen zu können, ob die anderen interessiert und engagiert bei der Sache sind.“

Videomüdigkeit

Trotzdem sollten Führungskräfte von Remote-Teams wissen, dass es viele Gründe gibt, warum Mitarbeitende zögern, ihre Webcam einzuschalten. Der naheliegendste ist einfache Schüchternheit. Viele Menschen fühlen sich in persönlichen Meetings generell unwohl. Das Gefühl, dass ihr Bild in die ganze Welt zu allen Kolleginnen und Kollegen übertragen wird, kann dies noch verstärken. Daneben gibt es weitere Faktoren, die Mitarbeitende davon abhalten, die verfügbare Videofunktion zu nutzen. Einer davon ist die Angst vor Peinlichkeiten.  Besonders Berufseinsteigende wollen vielleicht ungern ihren Vorgesetzten zeigen, wie ihre Wohnung aussieht, vor allem in einer WG. Wer Familie hat, empfindet es ebenso als peinlich, wenn die Kinder ins Bild laufen oder wenn mitten im Meeting ein Notfall bei der Kinderbetreuung eintritt. Die Frage ist, wie Sie das erreichen und dabei die Ängste und Sorgen Ihrer Teammitglieder respektieren.

Vertrauen aufbauen

Aufgrund dieser Faktoren werden Sie als Führungskraft wahrscheinlich versuchen, Remote-Mitarbeitende zu ermutigen, ihre Kamera einzuschalten. Wir haben von Unternehmen gehört, die wir hier nicht nennen, dass sie dabei streng formal vorgehen und das Einschalten der Kamera vorschreiben. Das ist selbstverständlich ein sehr problematischer Ansatz. Teammitglieder zu etwas gegen ihren Willen zu zwingen, erzeugt eher Groll, als dass es respektvolle Kommunikation fördert. Stattdessen sollten Führungskräfte den Nutzen von Tools für die Remote-Arbeit, die Ihrem Team helfen, in den Mittelpunkt stellen, den Mitarbeitenden den Wert von Meetings mit Video zeigen und ihrer Angst vor Peinlichkeiten entgegenwirken. Dafür gibt es mehrere Wege. 1. Erwartungen klar benennen. Der erste und naheliegendste Weg ist, Ihre Erwartungen klar zu benennen: Mitarbeitende sollten wenn möglich ihr Video nutzen. Erkennen Sie zugleich an, wie unangenehm das sein kann. Sie können Teammitglieder zum Beispiel freundlich bitten, ihr Video einzuschalten, wenn sie sich damit wohlfühlen. Mutigere Teammitglieder können weniger extrovertierte Kolleginnen und Kollegen ermutigen, ebenfalls ihr Videobild zu teilen. 2. Auf peinliche Momente richtig reagieren.  Passiert doch etwas Peinliches, etwa wenn ein Kind ins Bild läuft, ist die richtige Reaktion wichtig. Sie bauen Vertrauen auf, indem Sie verhindern, dass sich jemand entschuldigt, wenn der Hund oder das Kind im Bild auftaucht. 3. Erklären, warum Sie Video nutzen.  Nehmen Sie sich Zeit, Ihrem Team zu erklären, warum Sie Video für wichtig halten. Manche Teammitglieder glauben vielleicht, dass Sie Video wollen, um sie zu „kontrollieren“. Das ist jedoch unwahrscheinlich. In Remote-Umgebungen schätzen Führungskräfte Videocalls, weil sie die Kommunikation erleichtern und eine echtere Verbindung zwischen Teammitgliedern schaffen. Wenn Sie das erklären, räumen Sie viele Missverständnisse aus. Viele Teammitglieder sorgen sich außerdem um ernstere Folgen, wenn sie ihr Videobild einschalten. Im letzten Jahr gab es viele Berichte darüber, wie viele persönliche Informationen sich aus einem Videobild gewinnen lassen. Mitarbeitende, die zu Recht ihre Privatsphäre im Netz schützen wollen, meiden Videocalls möglichst. Alle diese Ängste und Sorgen sind natürlich berechtigt. Es ist aber auch wichtig zu erkennen: Wenn Sie ihnen in Ihrer Organisation zu viel Gewicht geben und sie bestimmen lassen, wie Sie virtuelle Meetings durchführen, geht das womöglich etwas zu weit. Zoom-Calls ohne Video ermöglichen Verhaltensweisen, die in einem persönlichen Meeting völlig inakzeptabel wären, etwa auf das Handy zu schauen oder heimlich auf die Toilette zu gehen. Deshalb sollten sie wenn möglich vermieden werden.

Wann Sie zum Telefon greifen sollten

Schließlich sollten Sie prüfen, wie Sie Videomeetings an sich einsetzen. Es ist wichtig, dass Ihr Team sich ab und zu von Angesicht zu Angesicht austauscht (oder so nah daran wie möglich). Für den Großteil der täglichen Kommunikation in Ihrem Team brauchen Sie Zoom aber nicht. Tatsächlich hat die Allgegenwart von Video -Software seltsame Folgen für die Geschäftskommunikation: Sie hat die Rolle des einst nützlichsten Geräts verdeckt, des einfachen Telefons.  Mehrere führende Unternehmenslenker haben uns kürzlich darauf hingewiesen, dass viele Organisationen den Wert eines einfachen Telefonats heute übersehen. Eine klassische Telefonanlage hat gegenüber Videomeetings mehrere wichtige Vorteile: Ein Anruf ist schneller eingerichtet, weniger förmlich und lässt sich auch im Garten oder in der U-Bahn führen. Und wenn Sie für jedes Gespräch den passenden Kommunikationskanal wählen, können Sie die „Zoom-Müdigkeit“ lindern, unter der viele Teammitglieder derzeit leiden.

Also: Kamera an oder aus?

Letztlich ist ein Team stark, das Videomeetings wirksam nutzen kann. Videochats fördern nicht nur die Beziehungen zwischen Teammitgliedern, sondern machen auch Ihre Kommunikation wirksamer. Deshalb haben in unserer Umfrage zur Remote-Arbeit 2020 so viele Führungskräfte die Bedeutung von Videocalls für die Zukunft der Arbeit betont. Und deshalb können Sie es sich nicht leisten, Teammitglieder in den wirklich wichtigen Meetings ihr Video ausschalten zu lassen. Dieser Beitrag stammt von Nahla Davies. Nahla ist Autorin aus Brooklyn, New York, und arbeitet seit 2015 mit Unternehmenskunden weltweit an RegTech-Protokollen und Best Practices. Ihre Erkenntnisse teilt sie auf nahlawrites.com. Folgen Sie Nahla auf LinkedIn.