7 wirksame Onboarding-Tipps, um neue Mitarbeitende im Team willkommen zu heißen

Eine Einstellung kann sich wie das Ziel einer langen Reise anfühlen. Nach Wochen oder Monaten der Personalsuche haben Sie endlich die passende Person gefunden. Doch das Ziel ist es nicht: Es ist der Beginn einer entscheidenden Phase Ihres Einstellungsprozesses, des Onboardings. „Diese Phase ist enorm wichtig, denn beim Onboarding lernen Mitarbeitende ihre Position, die Philosophie des Unternehmens und das Angebot der Organisation kennen“, sagt Jamie Olson, Head of People & Culture bei Continu, einer Lernplattform für Teams. „Es steigert außerdem die Motivation, sodass sich Mitarbeitende für den Erfolg des Unternehmens einsetzen, und fördert die Bindung neuer Mitarbeitender, weil sie sich als Teil des Teams fühlen.“

Ihr Onboarding-Prozess ist der erste Eindruck. Er kann über die langfristigen Erfolgschancen Ihres neuen Teammitglieds entscheiden, denn hier werden Erwartungen gesetzt und wichtige Informationen weitergegeben. Olson hat zusammengefasst, was Sie wissen müssen, um neue Mitarbeitende wirksam im Team willkommen zu heißen. Mehr dazu finden Sie in der Checkliste und den Onboarding-Tipps unten.

Die ultimative Onboarding-Checkliste

Zuallererst ist es wichtig, nicht zu improvisieren. Onboarding heißt nicht, die neue Person zu begrüßen, ein paar Leute vorzustellen und sie dann allein zu lassen. Sie sollten einen schlanken Prozess entwickeln, der jedes Mal gleich abläuft, wenn Sie eine Bewerberin oder einen Bewerber einstellen. Hier ist eine Checkliste.

1. Reichen Sie bei den Abteilungsleitungen eine Stellenanforderung ein. Erfolgreiches Onboarding beginnt in vielerlei Hinsicht damit, Rolle und Aufgaben in Ihrer Stellenbeschreibung klar darzustellen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. „Das ist eine formelle Anfrage, für eine bestimmte Position in einer Abteilung einzustellen. Sie enthält Aufgaben, Beschreibung und Budget“, sagt Olson. Mit Recruiting-Management-Systemen lässt sich dieser Schritt vereinfachen. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Fachbereichen und HR und sichern korrekte Dokumentation und Compliance.

2. Als Nächstes empfiehlt sie, die Unterlagen für neue Mitarbeitende zusammenzustellen, etwa Steuerdokumente, Verträge oder Vereinbarungen, Unterlagen zur Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnungen und weitere unternehmensspezifische Formulare: „Wenn Sie alle Formulare bereit haben, die neue Mitarbeitende ausfüllen müssen, damit sie schnell loslegen können, zeigt das, dass Ihre HR-Abteilung organisiert, kompetent und professionell ist.“

3. Richten Sie Geräte und Ausstattung für die neue Person ein. Ja, auch wenn sie remote arbeitet. „Stellen Sie sicher, dass sie die nötigen Tools hat, um sofort loszulegen. Das hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck vom Unternehmen, sondern zeigt auch, dass Ihre Organisation in den Erfolg der Person investiert“, ergänzt Olson.

4. Richten Sie dazu Konten und Zugänge ein: für Firmen-E-Mail, Business-Tools, Produktivitätssoftware oder digitale Visitenkarten, die Sie mit der passenden Software für digitale Karten nach Ihrem Bedarf erstellen. „Neue Mitarbeitende sollten auf alles zugreifen können, was sie für ihre Arbeit brauchen, und effizient mit der übrigen Organisation kommunizieren können.“

5. Danach können Sie eine Willkommens-E-Mail senden, um die Person offiziell in Organisation und Team zu begrüßen. Hilfreich ist es, Starttermin, Zeitplan, Dresscode und weitere unternehmensspezifische Details zu nennen, die sie vor dem ersten Tag wissen sollte.

6. „Planen Sie für den ersten Tag eine Orientierungsveranstaltung für neue Mitarbeitende. Dort gehen Sie die Unterlagen durch, vermitteln die Unternehmenskultur, erklären die Organisationsstruktur und beantworten wichtige Fragen“, empfiehlt Olson. Ihrer Ansicht nach ist das in einem Hybrid-Team noch wichtiger, denn die Person sollte von Teammitgliedern begrüßt werden und Kontakte knüpfen, auch wenn sie nicht physisch im Büro arbeitet.

7. Veröffentlichen Sie eine Ankündigung zur neuen Mitarbeiterin oder zum neuen Mitarbeiter auf Team-Messaging-Plattformen und per E-Mail. „Einige Icebreaker-Fragen oder ein Abschnitt zum Kennenlernen mit den Antworten der Person sind eine tolle Möglichkeit, sie dem Team vorzustellen“, sagt sie.

8. Erstellen Sie schließlich einen Check-in-Plan für 30, 60 und 90 Tage, um sicherzustellen, dass das gesamte Onboarding reibungslos verlaufen ist. „Regelmäßige Check-ins zeigen neuen Mitarbeitenden, dass sie dem Unternehmen wichtig sind und dass es den Onboarding-Prozess verbessern möchte.“ Außerdem können sie so Bedenken oder Feedback äußern.

Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Über die praktischen Schritte oben hinaus helfen diese weiteren Tipps, neue Mitarbeitende im Team willkommen zu heißen und ein positives Erlebnis für sie zu schaffen, und auch für Ihr Team.

1. Starten Sie mit dem Preboarding

„Bereiten Sie sich vor, bevor die Person anfängt, und warten Sie nicht bis zum ersten Tag, um mit dem Onboarding zu beginnen“, sagt Olson.

2. Kontakt durch die Führungskraft

Auch die Führungskraft der neuen Person sollte sich vor dem ersten Tag melden, um sie zu begrüßen und Fragen zu beantworten, die direkt ihre Rolle und Abteilung betreffen.

3. Benennen Sie eine Mentorin oder einen Buddy

Eine Mentorin oder ein Onboarding-Buddy hilft Ihren neuen Mitarbeitenden, Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen aufzubauen, und fördert die Teamarbeit. Diese Person kann helfen, Fragen beantworten und auf die richtigen Ressourcen hinweisen.

4. Planen Sie ein Meeting zum Kennenlernen des Teams

„Ob vor Ort oder über Zoom: Ein interaktives, lockeres und herzliches Meeting, in dem sich Teammitglieder der neuen Person vorstellen, ein paar Fun Facts erzählen oder virtuelle Icebreaker-Fragen beantworten, sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende sofort wohler fühlen“, so Olson.

5. Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen

„Um Top-Talente zu halten und neue Mitarbeitende auf Erfolgskurs zu bringen, sind klare Ziele, Erwartungen und Zielsetzungen wichtig“, ergänzt sie. „Allzu oft verlassen neue Mitarbeitende ihren Job innerhalb von sechs Monaten, weil die Erwartungen unklar waren oder sie die vorgeschlagenen Ziele nicht erreichen konnten.“ Diese wichtige Aufgabe sollte die Führungskraft der neuen Person übernehmen. Sie sollte als Gespräch ablaufen, in dem die beruflichen Ziele der Person festgelegt werden, und Nachfassen sowie Check-in-Meetings für Feedback und Unterstützung umfassen.

6. Gestalten Sie den Prozess persönlich

„Unternehmen mit einem Standard-Onboarding, bei dem nur Papiere unterschrieben, Zugangsdaten per E-Mail verschickt und ein Firmenhandbuch zum Lesen ausgehändigt wird, haben tendenziell eine höhere Fluktuation“, sagt Olson.

Dieser kühle Ansatz kann dazu führen, dass sich Ihre neue Kollegin oder Ihr neuer Kollege isoliert fühlt. Ihr Onboarding-Prozess braucht Etappen, die sich persönlich anfühlen. Erwägen Sie eine Onboarding-Software für Mitarbeitende , um den Prozess persönlicher zu gestalten.

7. Planen Sie ausreichend Zeit für Schulungen ein

Vermeiden Sie außerdem, Ihre neue Person sofort „ins kalte Wasser zu werfen“. „Je nach Job brauchen neue Mitarbeitende möglicherweise zusätzliche Schulungen, um gute Leistungen zu bringen“, ergänzt Olson. „Wenn Sie ihnen nicht genug Zeit geben, sich einzuarbeiten und ihre Fähigkeiten zu entwickeln (besonders in einer Rolle mit unternehmensspezifischer Terminologie und Prozessen), können Sie damit rechnen, dass sie scheitern. Das demotiviert die Person und bringt sie dem Abschied vom Unternehmen näher.“

Achten Sie darauf, dass Ihr Onboarding-Prozess eine langsame Einarbeitung und gute Schulungen enthält, damit Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter erfolgreich startet.