Cómo crear una semana laboral comprimida para tu equipo

Las semanas laborales comprimidas pueden estar de moda, pero también se malinterpretan. La coach de productividad Donna McGeorge, autora de The 1-Day Refund: Take Back Time, Spend it Wisely, está aquí para explicar el concepto de semana laboral comprimida, y Hive está aquí para ayudarte a implementarla con tu equipo.

¿Qué es una semana laboral comprimida?

Una semana laboral comprimida es un horario de trabajo que toma tu larga semana de cinco días y la condensa en una semana de cuatro días. El número de horas que trabajas puede variar y tus horarios pueden cambiar de forma notable, pero quienes han implementado una semana laboral comprimida insisten en que cambia las reglas del juego. "Perpetual Guardian, una empresa de servicios financieros de Nueva Zelanda, descubrió que las personas no tenían problema para cumplir con una carga de trabajo de tiempo completo en 4 días", dice McGeorge. "Esto resultó en menos estrés, empleados más felices y un aumento del 20 por ciento en la productividad".

McGeorge dice que hay tres tipos de semanas laborales comprimidas: las que reducen los días trabajados, las que reducen ligeramente las horas y las que condensan 40 horas de trabajo en cuatro días completos.

Los empleadores que pagan por día o por hora suelen adoptar una semana laboral en la que solo se pagan los días trabajados.

"Este es el más común", dice McGeorge. "Las personas trabajan menos días y reciben un pago proporcional".

Para quienes tienen un salario fijo, McGeorge dice que las semanas de cuatro días y 40 horas son uno de los horarios comprimidos más comunes. Pero este programa parte del supuesto de que necesitas 40 horas para lograr los resultados deseados, una creencia que quizás no sea la más acertada.

El mejor modelo, según McGeorge, es por desgracia uno de los menos comunes: semanas laborales de cuatro días y 32 horas, con el mismo pago que las semanas de cinco días.

"Este modelo reconoce que podemos lograr los mismos resultados con menos horas. La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande hasta llenar las horas disponibles. Por eso, al reducir el tiempo, las personas pueden sentirse más concentradas y productivas".

¿Por qué comprimir tu semana laboral?

Comprimir tu semana laboral tiene numerosos beneficios, pero el principal es que tu calidad de vida mejorará. Los datos sobre las semanas laborales comprimidas indican sin lugar a dudas que tu equilibrio entre trabajo y vida personal mejorará si tienes un día libre adicional, y te concentrarás más en las tareas esenciales cuando estés trabajando, en lugar de intentar llenar tus horas con tareas más triviales.

"En Australia era común tener una quincena de nueve días o un RDO (Rostered Day Off, día libre programado) mensual, que añadía 45 o 25 minutos a cada jornada", dice McGeorge. "Esto permitía a las personas hacer sus trámites personales, que antes quizás hacían en horario de trabajo, y dio como resultado una reducción drástica de las licencias por enfermedad o por asuntos personales". Esto incluye citas con el médico o el dentista, el cuidado de los niños, o incluso actividades que suelen apretujarse en las escasas horas del fin de semana, como hacer las compras del supermercado o ir a clases de ejercicio.

"En general, las semanas laborales comprimidas reducen los tiempos de traslado, sobre todo si la persona trabaja desde casa", añade McGeorge. "Si consideramos que la mayoría de los trayectos duraban aproximadamente una hora por trayecto, muchas personas que trabajaban desde casa ya estaban haciendo esas horas extra, así que esto equilibra más las cosas".

Además, una semana laboral comprimida te permite recuperar un espacio mental más intencional. Con menos tiempo en la oficina, no solo descartarás las notificaciones pensando que las atenderás más tarde; sentirás la presión de completar las tareas más rápido, hablar con tus colegas de inmediato, resolver los problemas sin dudar y dar seguimiento a las acciones sin demora.

"La mayoría de las organizaciones que han probado una semana laboral comprimida han encontrado aumentos de productividad de entre el 20 y el 25 por ciento", dice McGeorge.

Cómo implementar una semana laboral comprimida

McGeorge tiene una guía paso a paso para ayudar a tu pequeña empresa a probar una semana laboral comprimida, y Hive tiene herramientas para respaldar la transición.

"Identifica la necesidad del negocio", empieza McGeorge. Piensa por qué estás implementando una semana laboral comprimida: ya sea para afinar la productividad, fomentar un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal o aumentar la retención de empleados.

Al hacer una lluvia de ideas, quizás descubras que tus problemas tienen soluciones distintas a comprimir tu semana laboral, y que una semana laboral comprimida no es lo más adecuado para tu organización o equipo.

"No se adapta a todos los entornos, así que debe ser una decisión estratégica", dice McGeorge.

El siguiente paso es asegurarte de que todo tu equipo esté en la misma sintonía de aquí en adelante.

"Consulta con los miembros del equipo para saber qué quieren y cómo quieren trabajar", dice McGeorge. Cada miembro del equipo tiene necesidades distintas, y algunos podrían preferir más supervisión o menos reuniones. Tal vez incluso quieran que su semana laboral comprimida se divida con un día libre en medio, o tomarse el lunes en lugar del viernes. Encuentra una forma de atender todas las solicitudes sobre tu tiempo, sin cerrar oportunidades de trabajar con quienes no tienen una semana laboral comprimida.

El agotamiento también es un problema cuando los empleados trabajan ocho o diez horas al día, y puede que al principio no tengan la resistencia para mantenerse concentrados durante tanto tiempo. No se sobrecarguen y verifica que todos se sientan bien con el cambio antes de que ocurra.

"También puedes ajustar al alza o a la baja según la demanda o los picos de carga de trabajo", añade McGeorge. Con Hive es fácil vigilar tu capacidad: puedes revisar tus proyectos actuales y próximos con herramientas de resumen que se ajusten mejor a tu forma de visualizar, usando vistas como Gantt o Kanban.

Luego, lanza tu semana laboral comprimida, pero no la hagas permanente. Aprovecha la oportunidad para recopilar datos sobre cómo se sienten tus compañeros, cómo va su trabajo y si sienten que su calidad de vida ha mejorado.

"Haz un piloto o una prueba", explica McGeorge. "Por ejemplo, Microsoft Japón empezó dando a toda la organización los viernes libres durante cinco semanas. Descubrieron que la productividad aumentó un 40 por ciento, que las reuniones eran más eficientes y que los trabajadores se sentían más felices".

"Identifica los beneficios que buscas y mídelos", continúa McGeorge. "MRL Recruitment, en el Reino Unido, la usó como estrategia de bienestar, energía, felicidad, reducción del estrés y retención del personal. La retención fue del 95 por ciento, la productividad aumentó un 25 por ciento y las ausencias de corta duración se redujeron un 40 por ciento".

Una vez que termine tu piloto, puedes reunir datos sobre la gestión del tiempo y detectar brechas en el proceso. Hive es la herramienta perfecta para esto: el control de tiempo es simple y sin esfuerzo, y dar seguimiento al avance de las acciones nunca ha sido tan sencillo.

Por último, si una semana laboral comprimida es adecuada para ti y tu equipo, llévala al siguiente nivel y conviértela en algo permanente.

"Extiende el piloto o la prueba hasta que estés listo", dice McGeorge. Concluye que muchas empresas, como Buffer o Shake Shack, han probado una semana laboral comprimida y no han vuelto atrás.

"Shake Shack, en EE. UU., experimentó con una semana laboral comprimida para mejorar la productividad y el equilibrio entre trabajo y vida personal", dice McGeorge, "y [ahora] está ampliando el programa".

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