5 consejos para gestionar equipos y empleados remotos de forma eficaz

Cómo gestionar equipos remotos: la pregunta del millón. Llevamos un año completo trabajando de forma remota y todo indica que el trabajo remoto seguirá siendo una forma principal de trabajar durante mucho tiempo. Empresas de todo el mundo, como Slack, Dropbox, Skillshare y Twitter, han encabezado el impulso del trabajo remoto permanente para sus empleados. Trabajar a distancia tiene muchísimos beneficios, entre ellos más tiempo con la familia, menos emisiones de gases de efecto invernadero por los traslados, mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral. Pero también tiene desventajas claras, y debemos estar atentos a cómo trabajamos con nuestros colegas o gestionamos a nuestro equipo.

Cómo gestionar equipos remotos

Como el trabajo remoto se volvió tan importante en nuestro día a día, reunimos cinco consejos que nos enseñan un poco más sobre cómo gestionar equipos remotos. Si lideras un equipo, sigue estos consejos y verás cómo se dispara su productividad.

1. Lidera con empatía

Cuando piensas en cómo gestionar equipos remotos, la empatía es, quizás, la parte más importante. Cada persona tiene sus propios desafíos y un entorno único en el que trabaja, así que aprender a ser sensible a su situación laboral es fundamental. Por ejemplo, alguien podría estar trabajando y cuidando a tres niños al mismo tiempo. Su posibilidad de asistir a reuniones de Zoom esporádicas durante el día puede ser distinta a la de otros miembros de tu equipo.

Cuando lideras con empatía, sobre todo en estos tiempos difíciles, les haces saber a tus empleados que son importantes y valiosos, y que estás comprometido a trabajar de forma colaborativa con ellos. Cuando una persona se siente valorada, la calidad de su trabajo aumenta, al igual que su dedicación a su equipo y a la organización. Liderar con empatía es quizás el consejo más importante que podemos darte sobre cómo gestionar equipos remotos.

2. No des por hecho que todos tienen el mismo horario

Si hay algo que hemos aprendido del trabajo remoto, es que de verdad cada persona trabaja de una manera muy distinta. Al pensar en cómo gestionar equipos remotos, es importante recordar que a una persona de tu equipo quizás le guste levantarse a las 7 a. m. para empezar el día, mientras que otra prefiere levantarse a las 9 a. m. Cada quien trabaja a su manera, y es importante darse cuenta de que las formas de trabajar y los horarios que te funcionan a ti pueden no funcionarle a nadie más.

Esto también es importante al programar reuniones. Anima a tu equipo a definir su horario laboral en el calendario, lo que puedes hacer fácilmente en Gmail, para indicar los momentos en que están disponibles para reunirse. También es muy útil animar a los miembros del equipo a bloquear su calendario si se acerca una fecha límite y necesitan tiempo de concentración para terminar un proyecto, si tienen una cita médica o si necesitan alejarse de la computadora por cualquier otro motivo. Ser flexible con los horarios es un consejo clave cuando se trata de gestionar equipos remotos.

3. Escucha, escucha, escucha

Como ya no trabajamos uno al lado del otro en la oficina, es cada vez más importante que, como gerente, escuches a tu equipo. ¿Sabías que el 73 % de las señales de comunicación que captamos como seres humanos se observan visualmente? Eso significa que la comunicación que tenemos por Slack, Hive o Zoom dice mucho menos de lo que sentimos, de nuestro estado de ánimo o de nuestras necesidades en realidad.

¿Qué significa esto? Significa que es más importante que nunca escuchar a tu equipo cuando te expresa inquietudes, sentimientos o ideas. Esto puede verse distinto para cada persona: quizás para alguien de tu equipo implique preguntarle cómo está con un poco más de frecuencia. Para otra persona, podría significar darle espacio si te ha dicho que se siente abrumada.

En general, una buena regla es planear una reunión individual semanal con todas las personas que te reportan directamente, por Zoom y con la cámara encendida. Estas reuniones virtuales ayudarán a crear una base de comunicación en todo el equipo.

4. Implementa una herramienta de gestión de proyectos o de colaboración

Cuando trabajas con tu equipo y lo gestionas, es importante tener una idea general de en qué está trabajando casi todo el tiempo. En lugar de preguntarle constantemente a tu equipo cómo van ciertos proyectos, ¿no sería mejor poder consultar una lista de verificación o una línea de tiempo en una herramienta de gestión de proyectos? Ahí es donde entra una herramienta como Hive. Con Hive y otras herramientas de gestión de proyectos, puedes gestionar equipos remotos con facilidad, porque puedes dar seguimiento activo a su progreso, sus tareas y cualquier posible obstáculo a medida que se acerca. También es excelente que la herramienta tenga chat integrado, como Hive, para que puedas ponerte en contacto rápidamente con tu equipo de forma regular. Te recomendamos hablar con las personas que te reportan por chat al menos dos veces al día.

¿Te interesan más recomendaciones de gestión de proyectos? Estas son algunas otras herramientas que recomendamos:

• Trello

• Basecamp

• Notion

5. Establece metas y expectativas claras

Establecer metas y expectativas claras siempre es importante cuando piensas en cómo gestionar cualquier equipo, remoto o presencial. Comunicarse bien y fijar metas claras es especialmente importante cuando trabajas a distancia, ya que la comunicación no fluye con tanta libertad ni constancia. Por el simple hecho de no estar en la misma sala u oficina todos los días, algunas tareas e información se comunicarán inevitablemente menos.

Para compensarlo, asegúrate de haber establecido metas y expectativas claras para tu equipo y para cada persona desde el principio. Esto ayuda de varias maneras. Primero, si tienes estas metas claras, quien te reporta no tendrá que preguntar constantemente por novedades o por nuevas metas que debe alcanzar. Simplemente podrá consultar cualquier documento o tablero de metas para saber cómo va su ritmo. Además, fijar metas claras con tu equipo lo ayuda a sentirse valorado y apreciado, porque trabaja hacia algo tangible.

Una frase útil para recordar al fijar metas es SMART. Asegúrate de que las metas sean:

• Específicas

• Medibles

• Aceptables

• Realistas

• Con plazo definido

Asegurarte de que cualquier meta que fijes para tu equipo esté alineada en estas cinco áreas es fundamental y ayudará a agilizar todo el proceso. Fijar metas es importante, pero a veces también conviene considerar las desventajas del trabajo remoto. Si te preocupan la procrastinación de los empleados, que eviten tareas o la filtración de datos corporativos, puede ser útil considerar un software para monitorear la actividad de los usuarios. No siempre es necesario, pero existen estas herramientas si necesitas más visibilidad.

Con estos cinco consejos, esperamos que hayas aprendido lecciones valiosas sobre cómo gestionar equipos remotos. Si tienes otros consejos que creas que debamos considerar o agregar, cuéntanos en los comentarios de abajo.