Los 6 mejores consejos para gestionar varios proyectos a la vez con éxito

Tu jefe te asigna un proyecto. Tu compañera se enfermó y necesita que la apoyes mientras no está. Ah, espera: tú eres la jefa o el jefe y tienes que delegar recursos y tareas, ¡y todo se está acumulando en tu escritorio! ¿Alguna de estas situaciones te suena familiar?

Si te sientes abrumado o crees que no puedes con más trabajo, ¡apóyate en la gestión de proyectos!

La gestión de proyectos es el proceso de organizar y administrar recursos para lograr un objetivo específico. En esta publicación te explicaré distintas formas de gestionar varios proyectos a la vez sin sentirte abrumado. También te daré algunos consejos para administrar bien tu tiempo y tus recursos, mantener el rumbo y cumplir con los plazos. ¿Más fácil de decir que de hacer? Para nada: tú puedes.

Nuestros mejores consejos para manejar varios proyectos a la vez

Quizás no necesites seguir todos estos consejos para gestionar varios proyectos con éxito, pero ojalá al menos uno te sea útil en tu situación. La gestión de proyectos puede ser un desafío, y manejar varios a la vez lo es todavía más. Por eso, la meta es que te lleves una herramienta más para tu caja de herramientas de gestión de proyectos, que te ayude en un momento clave en el que de verdad la necesites.

Veamos estos consejos de gestión de proyectos para manejar varios proyectos a la vez:

• Mantén la atención plena

• Mantén abiertos los canales de comunicación

• Conoce tus fortalezas y debilidades

• Mira hacia adelante

1. Mantén la atención plena

A menudo se pasa algo por alto; intenta comenzar tus proyectos con atención plena. Con tantas tareas y proyectos en tu plato, antes de lanzarte a organizarlo y gestionarlo todo, tómate un tiempo para relajarte. Empezar varios proyectos con ansiedad o estrés te llevará a tomar malas decisiones o a gestionar mal. Aunque suene contraproducente, baja el ritmo, respira y evalúa lo que tienes enfrente antes de comenzar. No te estoy diciendo que enciendas una vela y empieces cada mañana con meditación; solo te digo que respires y te relajes. Tus proyectos no se van a incendiar si te tomas 10 minutos para reiniciar tu reloj.

2. Mantén abiertos los canales de comunicación

Si algo te preocupa o te sientes abrumado con un proyecto, comunícalo a las personas involucradas. Mantener abierta la comunicación ayudará a evitar posibles problemas y malentendidos que pueden surgir al trabajar con otras personas en los proyectos.

Los canales de comunicación abiertos también permiten transparencia y claridad, lo que ayuda a que todo avance sin contratiempos. Si tienes alguna duda o necesitas una aclaración, pregunta siempre. Piensa en las veces que has necesitado más información en el pasado. Es mejor hacer preguntas que dejar las cosas sin resolver, porque no hacerlas suele traer más problemas o malentendidos.

3. Conoce tus fortalezas y debilidades

Más fácil de decir que de hacer, ¿verdad? Pero en serio: si no conoces tus fortalezas y debilidades, saca una hoja y un bolígrafo, traza una línea en el centro y escríbelas. ¿En qué eres bueno? ¿Qué tareas te hacen feliz y disfrutas hacer? Y al revés, ¿qué tareas o trabajos no disfrutas o te toman mucho tiempo?

Nadie es perfecto en todo, y saber en qué eres bueno y en qué no te dará una pista a la hora de delegar varias tareas. Delegar tareas en otras personas que tienen fortalezas en áreas específicas puede aligerar la carga y, al final, terminar el proyecto más rápido. ¡No tienes que hacerlo todo tú solo! ¡Confía en tu equipo y delega!

4. Mira hacia adelante

Aunque este consejo está relacionado con conocer tus fortalezas y debilidades, también es esencial mirar hacia adelante y ver lo que puede venir. Si tienes una semana muy ocupada o mucho trabajo que entregar al mismo tiempo, intenta planificarlo. Si tienes una fecha límite ajustada para un proyecto en particular, puedes saberlo con anticipación y planificar tus recursos en consecuencia. Piensa a futuro y ten siempre un plan. Trabajar en los proyectos «sobre la marcha» no es sostenible y, tarde o temprano, algo se te pasará por alto.

5. Sé flexible

Este consejo es clave cuando trabajas con otras personas en proyectos: estar dispuesto a cambiar las cosas según se necesite. Las fechas límite cambian con frecuencia, las tareas se reasignan y la disponibilidad de las personas varía. Si no puedes adaptarte, gestionar varios proyectos será muy difícil. Considera ajustar la forma en que gestionas tus proyectos y adoptar un software de gestión de proyectos como Hive, que te da la capacidad de mover tareas, recursos y fechas límite.

6. Prepárate para negociar

A veces hay que ceder para cumplir con los plazos y mantener contentos a todos (incluido tú). Esto puede significar que alguien asuma más trabajo o que una tarea se posponga uno o dos días. Puede significar pasarse del presupuesto o incluso descartar trabajo que queda fuera del alcance. Pero, como me gusta decir, elige tus batallas. Algunas no valen la pena, y ceder en ciertas tareas y plazos ayudará a calmar los ánimos y a tranquilizar a las partes interesadas. Recuerda que nadie está feliz todo el tiempo, ¡y está bien!

Ser un gerente de proyectos eficaz requiere trabajo

No todo es color de rosa cuando eres gerente de proyectos. Es un trabajo duro y a menudo se siente como si estuvieras arreando gatos con los ojos vendados. Sin embargo, para tener éxito en el rol de gestión de proyectos, ya sea al manejar varios proyectos o solo uno, siempre debes administrar tu tiempo y tus recursos con eficacia.

Mantenerte al día con los proyectos y los plazos, comunicarte con todas las partes interesadas y saber adaptarte cuando haga falta son las habilidades en las que debes apoyarte para sacar adelante cada día. Aprovecha las herramientas disponibles, ya sea un gran software de gestión de proyectos o simplemente el buen y viejo lápiz y papel, para mantenerte organizado y concentrado en tus tareas. Y, lo más importante, ¡no tengas miedo de pedir ayuda cuando la necesites! No hay nada de qué avergonzarse al admitir que no puedes hacerlo todo tú solo; después de todo, solo somos humanos.

Cómo usar Hive para gestionar varios proyectos

Hive es una herramienta líder de gestión de proyectos que reúne todas tus herramientas de trabajo en un solo panel, para que puedas gestionar proyectos, chatear con tus compañeros, enviar correos e incluso iniciar llamadas de Zoom sin salir de la ventana.  Hive ofrece seis vistas flexibles, entre ellas las vistas de Gantt, Kanban, calendario y tabla, para que veas y entiendas mejor tus proyectos. La vista de portafolio de Hive Al gestionar varios proyectos, la vista de portafolio de Hive es todo lo que necesitas para ver todos tus proyectos en un solo lugar. Combina el detalle del Project Navigator con la flexibilidad de una vista de tabla. 

Imagina la vista de portafolio como una tabla con los proyectos listados verticalmente a la izquierda, y los campos y las tareas individuales en el eje horizontal. Así funcionan: 

• Los campos son la información básica de un proyecto, como su descripción, fecha de vencimiento, estado y descripción del estado.

• Los campos personalizados se pueden agregar a nivel de proyecto para dar seguimiento a información adicional, como el presupuesto del proyecto o los miembros del equipo asignados.

La vista de portafolio de Hive facilita ver qué tareas se han completado, cuáles son consistentes entre proyectos y cuáles están vencidas. También puedes entrar a cada proyecto para verlo con más detalle en vista Kanban, Gantt, de tabla o de calendario. Con los campos personalizados, el cielo es el límite: puedes agregar toda la información que quieras a tu vista de portafolio. Consejo: consulta cómo personalizar la vista de portafolio de Hive. Cómo simplificar la gestión de tareas en varios proyectos con las etiquetas de Hive Cuando haces varias cosas a la vez y tienes una fecha límite, priorizar es clave. El sistema de etiquetas de Hive puede ayudarte a hacerlo con facilidad.

• Identifica las tareas urgentes con una etiqueta de «Prioridad alta».

• Asigna una etiqueta de «Crítica» a las tareas que requieren atención inmediata.

• Usa una etiqueta de «Prioridad baja» para las tareas menos urgentes.

• Aplica las etiquetas de forma consistente para mantener la claridad y la organización.

• Revisa y actualiza las etiquetas con regularidad para reflejar los cambios de prioridad.

Además de estos consejos para gestionar varios proyectos a la vez con éxito, considera delegar tareas siempre que sea posible para aligerar tu carga de trabajo. Usa los chats de Hive y el correo nativo para colaborar con tus compañeros. Puedes cambiar fácilmente las vistas de proyecto de los miembros del equipo para ver quién tiene más tiempo libre y podría asumir parte de tu carga.