7 consejos para tomar mejores notas de reuniones en el trabajo en 2026

Todos hemos pasado por esto: terminas una reunión de una hora, pasas a la siguiente tarea y, unas horas después, olvidas cuáles son tus próximos pasos y tus acciones pendientes. Como pasamos gran parte del día en reuniones una tras otra, es fundamental que el tiempo que dedicamos a las reuniones nos haga avanzar de verdad y no frene el crecimiento. Por eso es tan importante tomar notas detalladas de las reuniones.

En Hive creemos que no hay nada más impresionante que una reunión excelente, y eso incluye tomar buenas notas. En este artículo te explicamos qué son las notas de reunión, cómo pueden beneficiar a tu equipo y cómo puedes tomar las mejores notas posibles. Empecemos.

¿Qué son las notas de reunión?

Las notas de reunión son justo lo que suena: notas sobre las acciones pendientes que se discutieron y las decisiones que se tomaron en una reunión. Lo ideal es que una sola persona se encargue de tomar notas y de registrar el avance durante la reunión, ya sea en su computadora, en un programa como Hive, OneNote, Evernote, o a mano.

Tomar notas de forma digital es sin duda más fácil (todos estamos acostumbrados a usar la computadora portátil para registrar acciones pendientes), pero algunas personas prefieren escribir a mano. Entre las ventajas de tomar notas a mano están menos distracciones por las notificaciones del dispositivo, mayor comprensión y mejor memoria, ya que escribir algo a mano te obliga a dedicar unos segundos extra a procesar las palabras antes de plasmarlas en el papel. 

Sin embargo, cuando tomas notas a mano, te creas una capa extra de trabajo: muchas veces, después tienes que pasarlas a formato digital para enviar un correo de actualización o de seguimiento, lo que implica más trabajo. En última instancia, depende de tus preferencias personales y de si crees que las ventajas compensan el esfuerzo adicional.

Beneficios de tomar buenas notas de reunión

Tomar buenas notas en las reuniones de trabajo tiene muchísimos beneficios, sobre todo ahora, cuando más personas trabajan de forma remota y siguen distintos modelos de trabajo distribuido. Tanto si tu equipo se conecta a reuniones virtuales, se reúne en persona o combina ambas opciones, las notas de reunión son esenciales para mantener a todos informados. Estas son 3 de las principales formas en que las notas pueden ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar mejor.

Las notas evitan que la información se pierda.

Es imposible que cada persona recuerde con exactitud lo que se habló y cuáles son sus próximos pasos. Las notas de reunión no solo ayudan a cada persona a entender las acciones que debe realizar, sino también a recordar qué acciones están realizando los demás para sacar adelante el proyecto. Esto te ahorrará tiempo en el futuro, ya que no tendrás que refrescar la memoria ni pedirles a tus compañeros que te aclaren los próximos pasos.

Las notas ayudan a detectar necesidades futuras y a definir los próximos pasos.

Si tienes las notas de una reunión anterior, te servirán para definir las acciones pendientes y los puntos de discusión de la reunión actual. Por eso conviene usar una herramienta digital para tomar notas que agrupe las notas por reuniones recurrentes o por campañas. Cuando trabajas solo o en un grupo pequeño, es fácil olvidar el objetivo general del proyecto o de la campaña. Las notas de reunión son una forma de seguir cómo evolucionan los objetivos con el tiempo, y de distribuir toda la información sobre los pasos pasados, presentes y futuros.

Las notas informan a quienes no pudieron asistir.

Surgen imprevistos y las personas relevantes no siempre pueden asistir. Con notas completas, puedes poner al día a quienes faltaron sin tener que mantener una conversación larga sobre el contenido de la reunión. Una vez más, esto es más útil cuando las notas están disponibles en formato digital y se pueden compartir con las personas que recibieron la invitación. Con Hive Notes, todas las notas se pueden compartir con tus colegas con un solo clic.

Cómo tomar notas de reunión

Existen muchas estrategias para tomar notas de reunión útiles y productivas. Aquí tienes algunos de los mejores consejos que hemos reunido para tomar excelentes notas.

1. Define los objetivos de resultado antes de que empiece la reunión.

Definir objetivos de resultado claros para la reunión, es decir, los problemas que quieres resolver, es importante para el éxito de la reunión y para el proceso de toma de notas. Si tienes objetivos de alto nivel, podrás identificar qué es lo bastante importante como para anotarlo. Esto te ahorrará tiempo y energía a corto y largo plazo.

2. Crea y comparte una agenda de la reunión. 

Las agendas son una forma de asegurar que todos lleguen a la reunión preparados. Una buena agenda describe los puntos clave o los temas que se tratarán a lo largo de la reunión. Crear una agenda y compartirla con los participantes antes de la reunión requiere tiempo, pero sin duda vale la pena. Cuando creas y compartes una agenda con Hive Notes para reuniones, también puede funcionar como un documento vivo en el que todos colaboran y aportan sus ideas durante la reunión.

3. Designa a una persona para tomar notas.

Decide quién tomará las notas antes de que empiece la reunión. Puede ser tan sencillo como escribir «Notas: Bob» en la descripción de la reunión. En la práctica, solo necesitas a una persona que tome notas detalladas, pero si usas una herramienta colaborativa como Hive Notes, todos pueden aportar ideas en tiempo real.

4. No escribas todo.

Parece contradictorio, pero va de la mano con el punto de los objetivos de resultado que mencionamos antes. Si escribes todo lo que se dice en la reunión palabra por palabra, estás perdiendo el tiempo. Si ya tienes definidos los resultados ideales, puedes tomar notas solo de lo que se relaciona con esos objetivos. Si estás muy apurado de tiempo o necesitas dedicar toda tu atención a la reunión, también puedes considerar un conversor de audio a texto, que transcribe toda la reunión y te evita tomar notas a toda prisa durante la sesión. 

5. Asigna los próximos pasos el mismo día.

Nunca envíes el seguimiento de una reunión al día siguiente. Si lo haces al siguiente día hábil, es mucho más probable que olvides algo o que malinterpretes un punto de tus notas. Dedica 15 minutos más a escribir el seguimiento el mismo día, aunque tu reunión termine a las 9 p. m. Tu yo del futuro te lo agradecerá.

6. Guarda las notas en un lugar organizado. 

Claro, tomar notas de reunión en distintos Google Drive está bien, pero las cosas se pierden y puede ser difícil encontrar notas antiguas. Mejor usa una herramienta que te permita guardar tus notas de reunión en un solo lugar. Usar una herramienta como Hive Notes o OneNote ayuda a centralizar la información y reduce el tiempo que pasas buscando o reuniendo notas antiguas.

7. Considera usar una herramienta para tomar notas.

Hazte la vida más fácil: elige una herramienta para tomar notas. Hemos avanzado mucho desde aquellos primeros días en que «tomar notas digitales» significaba abrir un documento de Microsoft Word y escribir a toda velocidad la mayor cantidad de contenido posible. Con tantos avances tecnológicos y herramientas de colaboración, hoy existe una gran variedad de software para tomar notas que te ayuda a capturar información y organizar tus ideas, a la vez que te mantiene atento y te permite salir con próximos pasos claros.

Errores comunes que debes evitar al tomar notas de reunión

Tomar notas no es tan intuitivo como parece. Lo que buscas es crear un documento que cualquiera pueda entender, incluidas (y a veces sobre todo) las personas que no estuvieron en la reunión. Si quieres saber cómo dirigir una reunión productiva, estos son algunos errores comunes que debes evitar al tomar notas de reunión: 

1. Escribir todo.

Ahorra tiempo a tu equipo centrándote en las conclusiones clave. Por ejemplo: las decisiones que se tomaron, las acciones que se asignaron y los próximos pasos que hay que dar.

2. No estar organizado.

Estandariza tu forma de tomar notas creando un documento que siga un formato. Puedes incluir: fecha y hora, agenda, nombres de los participantes, notas de la reunión y acciones pendientes. Consejo: Hive Notes ofrece plantillas con toda esta información, lo que facilita empezar.

3. No compartir tus notas.

La reunión terminó, ya tienes tus notas, ¿y ahora qué? Es clave compartirlas con el equipo para que todos estén en sintonía. Consejo: si organizas una reunión que está en tu calendario de Hive, una vez que crees una nota sobre esa reunión, puedes compartirla con todas las personas invitadas. Hive también ofrece la opción de notas privadas, por si hay algo específico que quieras guardar solo para ti.

Hive Notes para reuniones

Hive Notes para reuniones es una extensión del software de gestión de proyectos de Hive que está disponible para todos, tengas o no una suscripción a Hive. Con Hive Notes para reuniones, puedes cumplir todos los pasos que describimos arriba, a la vez que aumentas la productividad y la colaboración. Es una aplicación para tomar notas como nunca has visto. 

Una de las mejores cosas de Hive Notes para reuniones es que no es solo para clientes de Hive. Esta herramienta puede ayudar a todos a tener sus reuniones más productivas, incluso si no usan Hive. Cuando una nota se comparte con participantes externos de la reunión, se les redirige a una pantalla de inicio de sesión sencilla que les da acceso completo a la nota con solo unos clics. Una vez dentro de la nota, todos los participantes pueden editarla, colaborar en tiempo real y dar seguimiento a las tareas incluso después de que termine la reunión.

Entonces, ¿qué puedes hacer con Hive Notes para reuniones?

• Crear y compartir una agenda antes de que empiece la reunión, y luego usarla como guía para tomar notas y colaborar en tiempo real. 

• Convertir cualquier punto de conversación en un próximo paso, que además puedes asignar a miembros del equipo y con fecha de vencimiento. 

• Vincular las notas de reunión a proyectos existentes en tu espacio de trabajo de Hive.  

• Recibir notificaciones en Hive que te inviten a tomar notas o a unirte a la reunión 5 minutos antes de que empiece.

• Vincular una sola nota a reuniones recurrentes, para que puedas revisar fácilmente las notas anteriores y dar seguimiento al progreso desde tu última reunión.

Y si tu equipo sí usa Hive, puedes aprovechar tener una herramienta para reuniones integrada en tu software de gestión de proyectos. Solo asegúrate de tener activado «Hive Mail» en tus aplicaciones y podrás vincular cualquier nota a cualquier reunión de tu calendario. Consulta el artículo de ayuda aquí para conocer más detalles sobre cómo acceder a esta herramienta dentro de Hive.

Hive Notes para Zoom

Si alguna vez has intentado tomar notas durante una reunión de Zoom, seguramente conoces la frustración de cambiar una y otra vez de pestaña entre el video de Zoom y tu herramienta para tomar notas. Escribir en un documento de Google no es fácil cuando intentas estar presente en la reunión, y «cámaras encendidas» (cameras on) no tiene tanto impacto cuando todos hacen malabares con varias ventanas y no prestan atención a la reunión en curso.

Ahí es donde Hive cambia por completo la experiencia de tomar notas en reuniones virtuales. Con la aplicación Hive Notes para Zoom, cualquier persona que use Zoom puede disfrutar de todo el poder de Hive Notes sin salir de su ventana de Zoom. Cuando descargas la aplicación Hive Notes en el marketplace de Zoom, puedes crear una nota, compartirla con los participantes de la reunión y escribir de forma colaborativa en tiempo real. También puedes asignar acciones a los participantes y compartir la nota por correo electrónico cuando termine la reunión, para que todos se vayan con próximos pasos claros.

Hive Notes es una forma totalmente nueva de vivir las reuniones, sobre todo en esta nueva era del trabajo remoto y las reuniones por Zoom. Y lo mejor es que es totalmente gratis, para siempre, seas o no usuario de Hive Teams. Con Hive Notes, estarás en camino de tener tus reuniones más productivas hasta ahora. 

Conclusión

Al final del día, las reuniones son una parte de la vida (a veces poco bienvenida). Aprovechémoslas al máximo: organizándonos, haciendo un buen seguimiento y ahorrándole a nuestro yo del futuro todo el tiempo posible. Si quieres saber más sobre Hive y Hive Notes, prueba Hive gratis durante dos semanas aquí.