7 consejos para reuniones semanales de equipo productivas

Las reuniones semanales de equipo son puntos de control importantes para compartir novedades, seguir el progreso y fortalecer los lazos del grupo. Pero según una encuesta a ejecutivos, más del 67 % de las reuniones no son productivas. Decir que esta cifra preocupa es quedarse corto. Si no se controlan, las reuniones improductivas pueden terminar en objetivos trimestrales sin cumplir, equipos desmotivados y un rendimiento mediocre de la empresa en general.  Como líder de un equipo presencial o remoto, es importante identificar qué causa tus reuniones improductivas y actuar de inmediato. Por desgracia, rara vez hay una sola causa y una solución sencilla. Por muy bueno que sea tu equipo, la máxima productividad las 24 horas del día simplemente no es posible. La eficiencia tiene altibajos naturales y todos necesitan tiempo para reorganizarse y recargar energías, pero eso no significa que no puedas encontrar áreas de mejora. Cuando notes caídas en la productividad de las reuniones, es importante abordar el problema de frente y empezar a buscar la causa junto con tu equipo. En esta publicación compartimos nuestros consejos para programar y dirigir reuniones semanales de equipo que sean productivas de forma sostenible.  

1. Haz una auditoría de tus reuniones semanales

Las auditorías periódicas son la base de cualquier empresa B2B o B2C exitosa. Y es que los procesos que funcionaban en el pasado pueden no funcionar hoy. Ya sea que tu equipo se especialice en marketing, ventas, servicio al cliente u otra área, es importante auditar tu calendario de reuniones de la misma forma en que lo harías con tu sitio web o tus redes sociales.  Sin embargo, a diferencia de esas auditorías, esta requiere un enfoque más manual que automatizado. El objetivo es identificar qué funciona y qué no en la forma actual en que tu equipo organiza sus reuniones. Una buena manera de arrancar es empezar a hacerte estas preguntas: 

• ¿Es sostenible que los miembros de mi equipo tengan x reuniones semanales?

• ¿Cuánto duran estas reuniones semanales? ¿Deberían ser más cortas o más largas?

• ¿Alguna reunión semanal es excesiva o redundante? Es decir, ¿se podría resumir la información en un correo o un memorando?

• ¿Cuál es el propósito de cada reunión y se cumple de la manera más efectiva?

Reflexionar sobre estas preguntas por tu cuenta es importante. Pero para evaluar a fondo la situación actual de las reuniones semanales de tu equipo, debes llevar estas preguntas a tu equipo. Esto nos lleva al siguiente consejo.

2. Invita solo a las personas adecuadas a la reunión

"Menos es más" suele ser cierto en el entorno laboral. Sé estratégico con quién invitas a las reuniones semanales: cuanto más grande es el grupo, mayor es el riesgo de que baje la productividad. Si asisten solo las personas esenciales, los resultados llegan más rápido. Si los compañeros necesarios no pueden asistir, pospón la reunión.

3. Elige a una persona para dirigirla

Una reunión semanal productiva suele tener a una persona responsable de dirigirla. Debe estar preparada para cualquier imprevisto, como problemas técnicos (mala conexión a internet, dificultades para compartir pantalla, etc.), y tener siempre un plan alternativo. El anfitrión de la reunión marca el tono de la conversación, se centra en la agenda, evita las discusiones fuera de tema, establece reglas y buenas prácticas, y garantiza que se escuchen todas las voces. 

4. Asegúrate de no estar quemándote por todos lados

Una de las principales barreras para la productividad es el agotamiento. En un entorno de trabajo remoto, el agotamiento puede deberse a la fatiga de las reuniones virtuales, al aislamiento o a la falta de separación entre la vida personal y el trabajo. Por eso, ya sea que se reúnan en persona o que estés dirigiendo reuniones virtuales, es importante asegurarte de que tu equipo no se esté excediendo y quemándose por todos lados.  Antes de cambiar el calendario de reuniones de tu equipo, aprovecha las reuniones individuales que tienes con cada persona. Reserva tiempo para preguntarles cómo se sienten con el protocolo actual de reuniones. Esta es tu oportunidad para hacer las preguntas de la sección anterior y conocer su perspectiva. ¿Se sienten abrumados y con demasiadas reuniones? ¿El tiempo que pasan en reuniones les dificulta cumplir con los plazos? ¿Podrían las reuniones ser más ágiles y estar mejor estructuradas? Al hablar con cada integrante por separado, obtienes comentarios que te ayudan a mejorar las reuniones semanales con criterio. Pero este mismo principio también se aplica a ti. Los líderes de mandos medios dedican como mínimo el 35 % de su tiempo a reuniones. Y los líderes de la alta dirección dedican la mitad de su tiempo. Si te sientes agotado y abrumado, puede ser muy difícil preparar y dirigir las reuniones semanales del equipo. Eso significa que renovar tu calendario de reuniones semanales es tan importante para ti como para el resto de tu equipo.

5. No temas cancelar las reuniones que no son efectivas

Preparar las reuniones semanales puede consumir muchísimo tiempo. Podrías pasar 4 horas por semana, o incluso más, solo en la preparación. Al auditar tus reuniones y hablar de forma individual con tu equipo, quizá descubras que algunas reuniones son fundamentales y otras no.  Para saber cuáles deben quedarse y cuáles pueden eliminarse, debes revisar con seriedad cada reunión del calendario de tu equipo y definir su propósito. Si una reunión es necesaria pero no cada semana, es el momento de cambiarla de un seguimiento semanal a uno quincenal, trimestral, etc. En lugar de hacer una reunión retrospectiva cada semana, tal vez puedas reducirla a dos veces al mes. O, al contrario, si tu equipo se beneficiaría de reuniones de arranque más constantes, quizá puedas convertir una reunión trimestral en una semanal.  Lo importante es buscar la manera de atender las necesidades de tu equipo, ya sea reduciendo o aumentando la cantidad de reuniones semanales, o el tiempo que se dedica a ellas. 

6. Pide a tu equipo que envíe los temas con anticipación

Ahora que evaluaste y ajustaste las reuniones semanales de tu equipo, el siguiente paso es optimizar el tiempo que tu equipo pasa en ellas.Una forma efectiva de hacerlo es planificar y estructurar las reuniones con anticipación. Debes abordar este proceso como un esfuerzo colaborativo. Por ejemplo, pide a tu equipo que envíe temas IDS (Identificar, Discutir y Solucionar) un par de días antes de la reunión programada.  Supongamos que tienes una reunión de arranque cada lunes, cuyo propósito es prepararse en conjunto para la semana que viene. En ese caso, tu equipo puede añadir las preguntas o inquietudes sobre la semana próxima a un documento compartido. Luego, durante la reunión, puedes usar ese documento como guía para tratar las inquietudes del equipo y buscar soluciones juntos.  Extra: usa una herramienta para tomar notas como Hive Notes para crear un esquema y compartir la agenda con los participantes antes de que empiece la reunión. Así, todos pueden añadir sus ideas en el mismo lugar. Y con una plantilla de "Inicio de proyecto" ya lista, no hay excusa.  Sin importar cómo estructures las reuniones de tu equipo, lo más importante es darles dirección. Así, tu equipo puede mantenerse enfocado en los temas y respetar el tiempo asignado. 

7. Empieza a trabajar durante las reuniones con Hive

¿Crees que el flujo de trabajo de las reuniones de tu equipo necesita una mejora? Si buscas una forma de combinar tu herramienta de gestión de proyectos con la comunicación del equipo en tiempo real, para no tener que esperar al final de la reunión para ponerte a trabajar, estás en el lugar indicado. Las herramientas de colaboración como Hive están hechas justamente para eso. Entonces, ¿cómo puede ayudarte Hive a empezar a trabajar durante tus reuniones?  La respuesta es Hive Notes. Hive Notes es la herramienta independiente de Hive (integrada para los usuarios actuales de Hive) que ayuda a los equipos a colaborar antes, durante y después de la reunión.  Hive Notes es especialmente útil para las reuniones semanales de equipo, ya que te permite crear una agenda y compartirla con todo tu equipo antes de que empiece la reunión. Y con las integraciones de Hive con Gmail, Office y Zoom, puedes vincular cualquier nota directamente a tu calendario e iniciar reuniones de Zoom desde la misma pantalla. De esa manera, todos encuentran la nota fácilmente y mantienen toda la comunicación de la reunión conectada. Durante las reuniones, todos los miembros del equipo pueden colaborar en tiempo real añadiendo texto, imágenes y comentarios en la misma nota. A partir de ahí, convierte cualquier punto de conversación en un siguiente paso concreto, asígnalo a un miembro del equipo e incluso define una fecha de vencimiento. Estas acciones aparecerán en tu panel de Hive, para que mantengan el impulso cuando termine la reunión. Y cuando llegue la próxima reunión semanal, solo abre la nota y añade una nueva entrada de reunión para mantener todas las notas en un solo hilo. Es la herramienta de reuniones que no sabías que te faltaba.  Para optimizar las reuniones semanales de tu equipo, debes reevaluar constantemente la forma en que las preparas y las diriges. No dudes en cuestionar por qué el protocolo es como es, incluso si fuiste tú quien lo definió así. Después de todo, si no te detienes a revisar tus procesos, puede que nunca te des cuenta de que tú y tu equipo simplemente cumplen por inercia.  Construir un calendario de reuniones semanales de equipo muy productivas solo es posible si todo tu equipo está alineado. Si sigues estos consejos y usas herramientas como Hive, puedes lograr que tu equipo contribuya de manera decisiva al crecimiento a largo plazo de tu empresa.

Esta publicación de invitada fue escrita por Mackenzie Scott. Mackenzie es redactora publicitaria en Soundstripe, una empresa de música libre de regalías que ofrece a cineastas, creadores y anunciantes una variedad de música de archivo, como música ambiental libre de regalías.