Cómo usar el principio de Pareto para gestionar mejor tu tiempo

El principio de Pareto (también conocido como la regla 80/20) establece que el 80 % de las consecuencias proviene del 20 % de las acciones. Para muchos líderes de opinión, se ha convertido en una forma de priorizar tareas y mejorar la productividad. Sigue leyendo para descubrir cómo aprovecharlo.

¿Qué es el principio de Pareto?

El principio de Pareto, que lleva el nombre del economista Vilfredo Pareto, es una teoría basada en la observación: el 80 por ciento de las propiedades de su Italia natal pertenecía a solo el 20 por ciento de la población. Tras probar la idea en otros países, Pareto observó lo mismo: la distribución no siempre es igual.

El descubrimiento de Pareto, hecho en el siglo XIX, fue aplicado luego a los negocios modernos por el consultor de gestión Joseph M. Juran, quien usó el principio de Pareto en el control de calidad. Juran planteó que el 80 por ciento de los problemas de un producto lo causa el 20 por ciento de los mismos problemas recurrentes. Por ejemplo, el 80 por ciento de las averías de los vehículos las causa el 20 por ciento de las piezas de camiones o autos, o el 80 por ciento de los fallos de un programa los causa el 20 por ciento de los errores.

Estas comparaciones también se extienden a otras áreas de la gestión. El principio de Pareto se ha aplicado al marketing, a los productos, a las relaciones públicas y más. Puede que el 80 por ciento del tráfico de tu página web provenga del 20 por ciento de tus publicaciones en redes sociales, o que el 80 por ciento de las ganancias de tu empresa provenga del 20 por ciento de tus clientes.

¿Cómo me afecta?

Aunque el principio de Pareto no se aplica en todas las situaciones, ya que es solo una hipótesis basada en la observación, puedes tomar su mensaje de fondo y usarlo en tu vida de formas provechosas. Anthony Bahr, miembro de Forbes Council, lo calificó de “brutal” y “crucial”, y el principio de Pareto no es solo para las operaciones empresariales. Entre los líderes de opinión, la regla 80/20 se promociona como una herramienta que cambia la vida para mejorar tus habilidades, sobre todo en productividad y gestión del tiempo.

Algo clave que debes recordar sobre el principio de Pareto es que el hecho de que algo no forme parte del 20 por ciento vital no significa que no sea importante. El otro 80 por ciento de tus recursos también es valioso al abordar tus acciones, pero quizá esté más abajo en la lista de prioridades o requiera menos atención para completarse.

Esta visión sostiene que un enfoque igualitario de los negocios, que trate de la misma manera a todos los clientes, acciones, colegas y oportunidades de networking, puede terminar frenándote. En la vida, algunas cosas son más importantes que otras, y depende de ti decidir qué te llevará más lejos, aunque eso signifique dejar algunas cosas atrás.

Cómo aplicar el principio

La clave de la innovación está en empezar a cambiar partes manejables de tu entorno. Por eso es tan importante aplicar el principio de Pareto a diario: 80 por ciento del trabajo, 20 por ciento de tu día.

Un uso común del principio de Pareto consiste en planificar el tiempo de tu día. Según la regla, el 80 por ciento de tu trabajo diario se completa en el 20 por ciento de tu día. Sin embargo, eso no significa que estés priorizando bien. En tus horas más productivas, podrías tener un arrebato de inspiración para hacer cosas que, al final, tienen un impacto mínimo en tu carga de trabajo o en la empresa en general.

Durante ese 20 por ciento del día, cuando te sientes más inspirada o inspirado, anota todo lo que logras. ¿Son tareas importantes o son trabajos de relleno fáciles? Y el resto del día, ¿lo aprovechas de forma eficaz o solo te gusta aparentar que estás ocupado?

Cuando apliques el principio de Pareto a tu propio horario, sé implacable, como si podaras un jardín. Si eres productivo a la misma hora todos los días, reserva en tu agenda el trabajo más difícil para esas dos o tres horas.

80 por ciento de las tareas, 20 por ciento de los recursos

Según el principio de Pareto, otro problema es no darte cuenta de que el 80 por ciento de tus tareas solo requiere el 20 por ciento de tus recursos. En este ejemplo, solo usas el 20 por ciento de tu capacidad mental al involucrarte en la mayor parte de tu trabajo, ya sea una reunión, un correo o la captura de datos en un software. El 20 por ciento restante de tus tareas puede requerir bastante gimnasia mental y, por eso, quizá las estés posponiendo. Si empiezas a notar que gran parte de tu trabajo no exige mucho esfuerzo mental, no temas delegar o simplificar. Hay muchas formas de completar tareas que te permiten concentrarte en lo más importante, y la parte menos productiva de tu día podría ser la más productiva para otra persona si compartes el trabajo.

80 por ciento de las comunicaciones, 20 por ciento de los colegas

Otro uso del principio de Pareto es recordar que el 80 por ciento de la comunicación que tienes en un día podría ser con el mismo 20 por ciento de las personas. Tienes colegas, clientes y compañeros de equipo con quienes hablas con regularidad, y otros contactos, como tus jefes o las personas a tu cargo, quizá ocupen menos de tu tiempo. Entonces, ¿cómo optimizas esas conexiones sin descuidar ninguna relación? Invierte en tus relaciones cercanas y asegúrate de que las personas con quienes trabajas a diario estén contentas con tu trato. Puedes llevarles pan dulce, enviarles flores en su cumpleaños o mandar un emoji extra en un correo cuando veas que tienen un día frustrante. No necesitas excluir por completo a los contactos menos frecuentes, pero no cuentes con que esas relaciones te impulsen en el entorno profesional como lo hará tu equipo.

La conclusión

El principio de Pareto no es solo un ejercicio mental divertido; es una forma de vida que puede cambiar cómo se ve tu día y, en última instancia, cómo se completan tus tareas. Te permite concentrarte en lo esencial y soltar los aspectos superfluos de tu jornada que te frenan. Recortar puede parecer algo agresivo a veces, y delegar tus responsabilidades o ser más cuidadoso con el tiempo que dedicas a tus relaciones puede parecer un poco duro. Pero puede simplificar y mejorar tu jornada, y hacer de ti un mejor empleado y un mejor colega.

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