¿Qué es la ley de Parkinson? Podría estar afectando la productividad de tu equipo

¿Quieres proteger a tu equipo del agotamiento y, al mismo tiempo, fomentar niveles óptimos de rendimiento? Necesitas conocer la ley de Parkinson, la idea de que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. “En pocas palabras, si te das dos horas para terminar un trabajo, te tomará dos horas. Si te das cuatro, tardarás exactamente eso”, dice Paul Holbrook, fundador de Diary Detox, una organización de desarrollo de liderazgo dedicada a erradicar la gestión accidental y a formar gerentes que aman a las personas. “La ley de Parkinson es la mayor causa de pérdida de productividad y de deterioro del bienestar, y la dejamos entrar en nuestra vida por la forma en que usamos nuestros calendarios”. Como el conocimiento es poder, el enfoque de gestión del tiempo adecuado puede ayudarte a aprovechar este principio en lugar de dejar que afecte a tu equipo de forma negativa. A continuación, Holbrook comparte algunos consejos para que cortes de raíz esta trampa de productividad y aumentes el rendimiento de tu equipo.

Cómo funciona la ley de Parkinson

Supongamos que una tarea requiere 20 minutos. Te das toda la tarde para hacerla. Quizás empiezas pensando: “Tengo mucho tiempo para terminar”. Entonces llega un correo nuevo a tu bandeja de entrada. Ah, y también te llegó una notificación de LinkedIn. Tal vez un colega se acerca a hacerte una pregunta. Cuando te das cuenta, tardaste dos horas en terminar la tarea en lugar de 20 minutos.

Cuanto más tiempo te das para completar una tarea, más compleja e intimidante puede volverse psicológicamente, como para “llenar” ese tiempo. Incluso puedes pasar buena parte de ese tiempo postergando y estresándote por la tarea.

Cómo afecta la ley de Parkinson a la productividad

Este principio de productividad tiene un efecto directo en tu esfuerzo individual y en el de tu equipo. Piensa en tu calendario, por ejemplo.

“La mayoría usamos el calendario para guardar las reuniones que acordamos con otras personas. El resto del tiempo se deja en blanco”, según Holbrook. “Pero si solo planificamos reuniones y dejamos todo el demás espacio vacío, ¿adivina qué? El trabajo se expande para llenar ese tiempo… la ley de Parkinson”.

Incluso puede afectar el equilibrio entre vida y trabajo y provocar un menor desempeño laboral e incluso problemas de salud mental. “Sin un límite, el trabajo se expande también hasta ocupar nuestro tiempo personal. Nos quedamos con las migajas, con lo que sobra para nosotros, y no es mucho”.

El problema es que siempre puedes encontrar más trabajo por hacer, y eso es lo que pasa cuando dejas tu tiempo “al azar”, como lo describe Holbrook. “Antes de que te des cuenta, pasas la mayor parte del tiempo trabajando y nada descansando con tus amigos, tu familia o a solas”, añade.

Dos principios clave para contrarrestar la ley de Parkinson

Pero no todo son malas noticias. Entender lo extendida que está la ley de Parkinson puede ayudarte a implementar estructuras claras para aprovechar al máximo el tiempo en el trabajo. Trabajar de forma inteligente, es decir, enfocarte sin concesiones en las prioridades que realmente mueven la aguja y dejar de lado el trabajo de relleno, es el mejor resultado posible de contrarrestar la ley de Parkinson.

Holbrook dice que debes hacer dos cosas para lograrlo: primero, conocer el costo real de lo que hay en tu calendario. Segundo, simplemente trabajar menos (¡así es!).

“No uses tu calendario solo para guardar reuniones con otras personas. Incluye todo lo demás que esas reuniones traen consigo: tiempo de preparación, de seguimiento, traslados, etc.”, recomienda. “Cuando ves el costo real de lo que ya hay en tu agenda, eres más estricto con tu tiempo y postergas menos, porque te das cuenta de lo poco que realmente tienes”.

En cuanto a trabajar menos, se trata de reducir el tiempo disponible para el trabajo y así acelerar su finalización, aprovechando la ley de Parkinson a tu favor.

“Crea un esqueleto de tareas centradas en cuidar tu bienestar físico, mental, emocional y espiritual, y ponlo en tu calendario antes que cualquier otra cosa”, dice Holbrook. Incluye cosas como pausas para comer, ejercicio y, quizás, una actividad de ocio o una caminata al final del día para indicarle a tu cerebro que es hora de parar, como pasear a tu perro, por ejemplo.

¿Suena contraproducente? Se supone que sí. “Esto, obviamente, reduce el tiempo que tienes para trabajar y podría hacerte creer que harás menos. Pero logras más, en menos tiempo. Los espacios que tienes para trabajar son más pequeños y, por eso, te mantienes más concentrado”.