6 principios de mejora de procesos que todo equipo debería adoptar

¿Quién no querría disfrutar de los beneficios de mejorar sus procesos? La mejora de procesos puede ahorrarte tiempo y dinero. Puede ayudarte a escalar tus esfuerzos. Permite un trabajo en equipo y una colaboración más sólidos. Simplemente hace que el trabajo sea mejor y más agradable para todos. Sin embargo, aunque todos los equipos quieren mejores procesos, no todos se dan cuenta de lo difícil que puede ser el camino para lograrlos. “La mejora de procesos es mucho más difícil de lo que parece. Si no se ejecuta bien la primera vez, perderás la confianza y, en última instancia, el apoyo del equipo”, dice Amanda A. Russo, fundadora y directora general de Cornerstone Paradigm Consulting, LLC, una firma global de consultoría en operaciones empresariales. ¿Estás listo para asumir el desafío y salir fortalecido? La preparación es clave. Estos son seis principios de mejora de procesos que todo equipo debería adoptar, según Russo.

1. Dedica mucho esfuerzo a la preparación

Lo primero es lo primero: debes invertir mucho trabajo al inicio para cosechar los beneficios más adelante. La primera fase de cualquier iniciativa de mejora de procesos debe ser evaluar la situación actual. Saltarte este paso solo te atrasará después, así que tómate tu tiempo e investiga.

“Es absolutamente necesario hacer todo el trabajo previo antes de diseñar una hoja de ruta para el cambio. Eso significa recopilar todos los datos, mapear tu situación actual, entender tu tecnología y llegar de verdad a la causa raíz de los problemas del negocio; este ejercicio toma mucho tiempo”, dice Russo.

2. Nunca des nada por sentado

En esa línea, es importante dejar de lado cualquier idea preconcebida que tengas sobre el proceso y lo que debe cambiar. “Nunca supongas que sabes algo, ni el problema ni la solución. Esto es muy difícil cuando eres parte de la organización y estás tan cerca del día a día”, añade. Según ella, debes dejar de lado tus propios prejuicios si decides llevar a cabo el proyecto tú mismo.

“Eso significa no suponer que sabes qué está mal, no decidir las soluciones, no elegir la tecnología de forma prematura y no creer que una persona o varias son las culpables de la brecha o los problemas”.

3. Acepta que puedes equivocarte

Cuando lideras una iniciativa, puede ser difícil equivocarse. Si te enorgullece tu trabajo, quieres hacerlo bien y tener razón en tus aportes. Pero es fundamental estar abierto a equivocarte cuando buscas mejorar tus procesos. Esto significa ser consciente de que inevitablemente tendrás puntos ciegos y esforzarte por descubrirlos.

“A lo largo de mi carrera, no sabría decirte cuántos líderes empresariales creen de verdad que saben todo lo que hay que saber sobre su organización, hasta que entramos y descubrimos todo lo que está pasando”, dice Russo.

4. Entiende que el cambio es difícil

Además, todo equipo y todo líder deben recordar que el cambio es difícil, aunque lo deseen de verdad. Sí, ese nuevo proceso será fabuloso una vez implementado. Pero el cambio es accidentado y se necesitará gestión del cambio.

“El camino hacia el estado futuro que deseas requerirá un ajuste”, añade Russo. Y si anticipas que será un ajuste, en lugar de verlo todo de color de rosa, podrás apoyar a tu equipo durante las dificultades del crecimiento.

5. Incluye a las personas adecuadas

Según Russo, debes incluir a todos en tus planes de mejora de procesos. Sí, incluso a quienes no creas relevantes. ¿Por qué? Por dos razones: conseguir su apoyo más adelante, cuando necesites que adopten los nuevos procesos, y reunir ideas para tener una imagen más completa de lo que realmente ocurre.

“Sí, tendrás que incluir a todos en este proceso si quieres que se comprometan con las posibilidades que pueden dar el resultado deseado. Tendrás que escuchar y tomar en cuenta las opiniones de todos, incluso las de quienes, en tu opinión, tienen poco o nada que decir en el asunto”.

También es importante encargar a las personas adecuadas que lideren el proyecto de mejora de procesos. Optimizar las operaciones requiere habilidades como la gestión de proyectos, y no todos están hechos para liderar el cambio.

6. Llega primero a la raíz del problema

Por último, un principio clave para mejorar procesos de cualquier tipo es que siempre debes llegar a la raíz del problema antes de lanzarte con soluciones, sobre todo soluciones tecnológicas.

“Los vendedores de tecnología están ahí para venderte una solución, la suya”, dice Russo. “Eso no quiere decir que intenten desviarte a propósito en la dirección equivocada, pero debes recordar que están ahí para venderte su solución. Puede generar una especie de visión de túnel”.

A menos que tengas claro el problema que intentas resolver, acabarás recurriendo a soluciones que en realidad no necesitas y dejando sin resolver los problemas clave. Así que define bien a tu público objetivo, identifica el problema de raíz y asegúrate de identificar primero los problemas de tus procesos.

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