Cómo mejorar las habilidades de trabajo en equipo a través de la comunicación

¿Quieres aprender a mejorar las habilidades de trabajo en equipo? Se habla mucho de los beneficios de las habilidades de comunicación en el trabajo: aumentan tu influencia, mejoran tu liderazgo, te ayudan a obtener el apoyo de tu equipo, y más. Pero un beneficio poco valorado de la comunicación es que también puede influir de forma positiva en el trabajo en equipo.

“Una mejor comunicación no solo te llevará a un mejor trabajo en equipo; te permitirá redefinir lo que significa ‘mejor’”, dice Daniel Juday, educador y consultor, experto en liderazgo, personas y cultura.

“Te ayudará a volver a expresar esa idea entre equipos, proyectos y plazos. Y te ayudará a recordarlo, y a recordárselo a tu equipo, en épocas difíciles y ante nuevos desafíos. La buena comunicación es generativa; sigue creando valor mucho más allá de su efecto inicial. Genera un impulso cultural que el equipo puede aprovechar”.

Y si crees que necesitas ocupar un cargo determinado para ayudar a tu equipo mejorando la comunicación, ten presente que aun así puedes aprovechar el efecto en cadena de abrir canales de comunicación, incluso si trabajas de forma remota. Según Juday, una mejor comunicación no tiene por qué limitarse por la geografía, el tiempo o el puesto.

A continuación, comparte sus ideas sobre cómo mejorar el trabajo en equipo comunicándote mejor, con más apertura y con confianza.

Entiende que las estrategias de comunicación no son pastillas mágicas

“Las estrategias de comunicación eficaces no son pastillas mágicas. No hacen que el dolor desaparezca. Pero sí permiten a los equipos diagnosticar el dolor con más precisión, lo que hace más probable que se vea como un problema que se puede resolver”, afirma Juday.

Pone como ejemplo el conflicto generacional en el trabajo, un punto de dolor común en las organizaciones: “Hoy tenemos más generaciones trabajando juntas que nunca antes. Y cada una de ellas llega con sus propias expectativas e ideas sobre lo que significa el trabajo, su papel en la sociedad y cómo deben expresar esas cosas los miembros del equipo”.

Sin una cultura de confianza y comunicación transparente, el conflicto generacional puede volverse tóxico e incluso dar origen a camarillas. “Las peleas internas pueden crear un ambiente de trabajo tóxico, estancan casi toda la innovación y, al final, se reflejan en los resultados. Casi todas las expectativas distintas y experiencias de vida variadas pueden conectar o dividir de esta manera”.

Así que la comunicación mejora el trabajo en equipo porque te permite comprender mejor a tus compañeros, definir expectativas en tu equipo y encontrar puntos en común en lugar de división.

“Todo, desde la raza hasta el sexo, el estilo de trabajo, la formación académica, el lugar de residencia o la antigüedad, puede ser una oportunidad para que los miembros del equipo se dividan y se polaricen o, con un plan de comunicación eficaz y convincente, se unan en torno a perspectivas diversas e ideas innovadoras”, añade Juday.

Comparte información y haz muchas preguntas

Si quieres mejorar el trabajo en equipo con el arte de comunicar, es importante compartir mucha información y mantener el flujo de información haciendo muchas preguntas.

“La capa base de la comunicación es compartir información. En el fondo, eso es lo que ocurre cuando dos personas se comunican: comparten información entre sí”, explica Juday.

Según él, el vehículo fundamental para compartir información son las preguntas y las respuestas. Las preguntas abren la conversación, invitan a participar, crean un marco para el diálogo, muestran vulnerabilidad e indican disposición a aprender.

Sin embargo, las preguntas y las respuestas no pesan lo mismo a la hora de mejorar el trabajo en equipo a través de la comunicación. Las respuestas son importantes, pero, en términos de comunicación, señalan un final.

“Trabajar con los equipos para que se vuelvan mejores formulando preguntas, y explorar cómo podría ser eso, les permite generar conversaciones más inclusivas y colaborativas, porque todos los participantes se concentran en el proceso de indagar, explorar y encuadrar, y no en el final de ese camino”.

Evita la comunicación unidireccional y crea seguridad

Si solo hablas para dar respuestas, también puedes crear sin querer un ambiente inseguro que impida la colaboración.

“Convertirte en la ‘persona de las respuestas’ te marca como un comunicador poco seguro. Si nunca empiezas a hacer preguntas ni participas en la exploración, te estás excluyendo de la colaboración y la innovación que ocurren en el camino”, dice Juday.

Y crear seguridad es importante para fomentar un trabajo en equipo eficaz, porque animará a más personas a hacer más preguntas y a abordar problemas de fondo que, de otro modo, no se tratarían.

“Si no logras crear un ambiente de seguridad, porque toda pregunta implica que quien la hace asume un riesgo, te perderás la magia que ocurre cuando la transparencia se encuentra con la confianza”.

Hacer preguntas y escuchar con la intención de comprender es una de las mejores maneras de cultivar la seguridad al comunicarte con tus compañeros, así que ten presente ese principio.

Ejemplos de grandes habilidades de trabajo en equipo

1. Responsabilidad

Podemos esperar el éxito en cualquier proyecto cuando cada integrante asume la responsabilidad de sus tareas. Un espacio de trabajo que anima a las personas a compartir su compromiso, sus plazos y sus metas a corto y largo plazo logra mejores tasas de desempeño y, por lo tanto, una mayor retención del talento. Las herramientas de gestión de proyectos como Hive pueden ayudar a cultivar la responsabilidad, al permitir que los equipos creen planes de acción visuales y personalizados para cada persona y proyecto.

2. Habilidades para generar buenas relaciones

Dale Carnegie debe ser el primer nombre que viene a la mente cuando se habla de crear relaciones. Su libro “How to Win Friends and Influence People” vendió más de 15 millones de copias porque sus consejos son fáciles y prácticos de seguir. Empezarás con el pie derecho si sonríes, aprendes y pronuncias bien los nombres de las personas y ofreces un aprecio sincero. En entornos virtuales puede hacer falta un esfuerzo extra para que estas interacciones ocurran; puedes probar, por ejemplo, estos ejercicios virtuales para crear vínculos. Si usas Hive como herramienta de gestión de proyectos, puedes usar emojis personalizados para expresar exactamente cómo te sientes.

3. Habilidades de organización

El trabajo en equipo implica entender que cada persona trabaja de manera distinta. Cada una tiene su propio ritmo, sus métodos y sus rasgos de personalidad. Al colaborar, es importante contar con una forma coherente de controlar el tiempo y organizar las tareas. “Mis acciones” de Hive es una función útil para lograr justamente eso. Puedes crear un lugar donde ver todo lo que tienes que hacer y priorizar tus tareas.

4. Gestión del tiempo

Entender cuánto tardará en completarse una tarea puede ayudar a los equipos a evaluar los plazos y a seguir el avance de un proyecto. El control de tiempo de Hive es una excelente manera de medir cuánto se tarda en completar una tarea y de evaluar tu desempeño.

5. Comprende la diversidad

Cuando un equipo con personas de distintos orígenes, nacionalidades, idiomas y creencias colabora, puede crearse algo especial e innovador. Para que surja esa singularidad, es importante respetar y comprender a cada persona. Por ejemplo: usa un lenguaje inclusivo y evita referencias que puedan resultar ajenas para personas con otra trayectoria profesional y otras experiencias.

6. Fomenta los comentarios abiertos

Cuando buscas el apoyo de las partes interesadas internas y externas en los proyectos, es fundamental establecer expectativas. Los comentarios abiertos y continuos pueden ayudar en este proceso. Para llevar a cabo una sesión de comentarios eficiente, primero evalúa de qué manera se involucra mejor tu equipo. ¿Se sentirían más motivados a participar con herramientas de colaboración como un formulario o una encuesta? Si es así, los formularios personalizados de Hive pueden ser la solución adecuada para tu equipo. Esta función integrada de Hive te permite crear formularios personalizados que cualquier persona (interna o externa) puede completar en su navegador. Pero si tu equipo funciona mejor en un formato 1:1, programa reuniones mensuales o semanales para fomentar que se compartan con regularidad comentarios constructivos. Algunos grupos prefieren sesiones abiertas a las que todos puedan acudir para compartir su evaluación. Consejo profesional: Hive Notes te permite tomar notas de reuniones, lo que te ayuda a documentar las sesiones de comentarios, medir la mejora, seguir el progreso y definir los próximos pasos directamente en Hive. Investiga qué funciona mejor para tu equipo y cuéntanoslo en los comentarios.

7. Critica de forma constructiva y hazlo a tiempo

Una de las cosas bonitas de los seres humanos es que todos somos diferentes. Ser diferentes significa que cada uno tiene formas distintas de hacer las cosas, y habrá momentos en que no estemos todos de acuerdo. Cuando queremos mantener buenas relaciones y ayudar a que todos se sientan motivados a dar lo mejor de sí, la forma en que expresamos nuestras críticas es crucial. A veces nos cuesta ponernos de acuerdo con un colega porque su idea necesita más claridad o quizá es demasiado complicada. ¿Qué tal si lo invitas a una conversación de voz? Recuerda tener paciencia y decirle lo que piensas de una manera que lo ayude a mejorar. También queremos asegurarnos de actuar a tiempo ante los problemas. Si las solicitudes son vagas o las metas no se explican con claridad, los malentendidos pueden retrasar los proyectos y dañar la relación general del equipo.