Cómo manejar con eficacia los conflictos en equipos virtuales

Es imposible evitar los conflictos en el trabajo. Pero manejarlos se complica mucho cuando los miembros del equipo están fuera de la oficina. Suma a eso la presión de mantenerse productivo durante una pandemia y tienes la receta para un posible desastre. Un solo mensaje de Slack mal redactado puede bastar para convertir una reunión de equipo en una pelea virtual.

Sin la opción de reconciliarse cara a cara, ¿cómo puedes manejar los conflictos en equipos virtuales? Este artículo te explica las causas de los conflictos en equipos virtuales y las formas de evitar que surjan. Y si ocurren, también te mostramos cómo manejarlos con eficacia.

Por qué surgen conflictos en equipos virtuales

Fallas de comunicación

Las conversaciones no son solo palabras. Las señales no verbales, como el movimiento de las manos y el contacto visual, aportan contexto y claridad a lo que decimos. En los correos y los mensajes se pierden. Las videollamadas ayudan a los equipos remotos a comunicarse mejor, pero no equivalen a una conversación en persona.

Además, los mensajes y las solicitudes de información no siempre reciben respuesta inmediata. Los miembros de tu equipo no pueden acercarse al escritorio de un colega para obtener lo que necesitan. Los mensajes ignorados o perdidos retrasan los flujos de trabajo y pueden generar hostilidad.

Choques entre personas

Los equipos diversos son extraordinarios, pero también propensos a malentendidos y choques. Una persona asertiva puede interrumpir una y otra vez a una persona callada. El resentimiento, los celos y el enojo que generan estas situaciones pueden hervir bajo la superficie y causar conflictos en los equipos.

Diferencias en los estilos de trabajo

Los cuatro tipos básicos de estilos de trabajo determinan cómo cada persona de tu equipo hace su trabajo. Quien avanza a toda velocidad se sentirá frenado por otra persona que realiza cada tarea a un ritmo más lento.

Los estilos de trabajo también se han visto afectados por las exigencias del trabajo desde casa durante una pandemia.  Algunos empleados han cambiado de forma drástica su estilo de trabajo porque cuidan niños o atienden otros proyectos, mientras que otros pueden mantener su estilo habitual. Como cada miembro de tu equipo tiene su propia manera de ser más productivo, es posible que veas algunos choques.

Conflicto por las tareas

Katie Shonk define el conflicto por las tareas como aquel que “involucra asuntos concretos relacionados con las asignaciones de trabajo de los empleados y puede incluir disputas sobre cómo repartir los recursos, diferencias de opinión sobre procedimientos y políticas, el manejo de las expectativas en el trabajo, y juicios e interpretaciones de los hechos”.

Los procedimientos y los procesos han cambiado con el trabajo desde casa. Esto seguramente provocará conflictos sobre cómo se hacen las cosas.

Cómo prevenir conflictos en equipos virtuales

Como estás fuera de la oficina, es menos probable que notes cuándo se está gestando una tormenta. Prevenir conflictos en equipos virtuales significa prestar más atención a los pequeños detalles. Dave Nevogt, CEO de Hubstaff, dice que puedes estar seguro de que se está gestando una situación cuando un miembro del equipo virtual

1. Cambia el tono de sus mensajes o correos

2. Participa menos en los hilos del grupo

Otras señales pueden ser decir poco o nada durante las videoconferencias. También debes fijarte en las voces alzadas y en que alguien evite el contacto visual durante las reuniones.

Entonces, ¿cómo evitas todo tipo de conflictos en equipos virtuales?

1. Genera confianza para prevenir conflictos en el equipo.

Existe un vínculo fuerte entre la confianza y el éxito de un equipo. La confianza nos ayuda a creer que los demás cumplirán sus promesas. Y cuando no entregan a tiempo, las personas que confían les dan el beneficio de la duda.  Reducir la duda aumenta la cooperación y acelera la productividad.

Dana Brownlee, capacitadora corporativa, explica que “se necesitan altos niveles de confianza para que los miembros del equipo se sientan seguros al hablar, hacer preguntas o dar sugerencias sin temor a represalias ni a que sus comentarios dañen sus relaciones o su reputación”. Aunque tu equipo esté a kilómetros de distancia, generar confianza hará que sus miembros se sientan lo bastante cerca como para compartir sus miedos, opiniones e intenciones, y ayudará a prevenir conflictos en equipos virtuales.

2. Crea un acuerdo de equipo.

Los acuerdos de equipo te ayudan a responder tres preguntas:

1. ¿Qué tipo de información necesitas para los proyectos en los que trabajas?

2. ¿Qué tipos de comunicación usas para hacer tu trabajo?

3. ¿Cómo sabes qué está haciendo cada persona?

Si reduces las suposiciones sobre la información, la comunicación y la colaboración, puedes evitar que surjan conflictos. Después de decidir cómo trabajará tu equipo remoto, puedes usar una herramienta como Hive para tomar notas durante las reuniones, asignar tareas y colaborar en proyectos.

3. Mantén la cultura de la empresa mientras trabajas de forma remota.

Sin duda, la cultura del trabajo remoto será distinta de lo habitual. Pero tu equipo virtual no tiene por qué perder los valores y las prácticas de la empresa.

Para mantener a los miembros del equipo conectados a nivel psicológico, considera recrear actividades en el espacio de trabajo virtual. Winshen Liu, gerente de producto de Hive, tiene una reunión diaria virtual de seguimiento con su equipo. Igual que en la oficina, comparten lo que han hecho, los planes del día y los desafíos que enfrentan. También puedes organizar actividades virtuales de integración de equipos después del horario laboral o durante la hora feliz: son una excelente manera de mantener a los empleados involucrados y activos en la cultura de tu empresa.

4. Comparte un espacio de trabajo virtual.

Keith Ferrazzi recomienda el uso de espacios de trabajo virtuales para evitar el mal manejo de los conflictos entre empleados. Usa un software de gestión de proyectos como Hive para compartir documentos, gestionar flujos de trabajo, comunicarte rápido y ver cómo avanza el trabajo desde una sola herramienta. Este espacio compartido ayudará a reducir los conflictos en equipos virtuales en todos los ámbitos.

5. Mejora la comunicación para prevenir conflictos en el equipo.

En el espacio de trabajo virtual, comunicar de más es algo bueno. Los miembros del equipo deben enviar actualizaciones periódicas sobre su avance y pedir aclaraciones cuando las necesiten. La comunicación frecuente ayuda a reducir los conflictos en equipos virtuales.

Para comunicarte bien sobre las tareas, necesitas las herramientas de trabajo remoto adecuadas. Usar una plataforma de gestión de proyectos como Hive permite que tus compañeros accedan con facilidad a todas tus tareas y a los proyectos en los que colaboras, ya que trabajan en un espacio de trabajo compartido. Aprovecha las descripciones de las tareas y las subtareas para avisar a tu equipo en qué estás trabajando y dónde podrías necesitar su ayuda. Si conversan por Slack o por Hive Chat, anima a tu equipo a enviar mensajes concisos que digan primero lo esencial e incluyan el contexto para que quien los recibe los entienda fácilmente. También conviene usar las videollamadas siempre que sea posible, para poder observar las señales verbales y visuales. Durante todas esas reuniones por Zoom, asegúrate de que todos tengan la misma oportunidad de hablar y compartir sus ideas. Tomar notas de las reuniones es otra gran manera de mejorar la comunicación virtual. Cuando usas una aplicación para tomar notas como Hive Notes, todos están en sintonía y salen con próximos pasos claros.

6. Atiende cada problema de inmediato.

El conflicto no empieza cuando estallan las palabras airadas y los gritos. Empieza con pequeñas diferencias dentro de tu equipo.

Cuando notes un problema o recibas un reporte, no lo ignores. Debes entender de forma proactiva dónde chocan las personas y cómo puedes ayudar. Las situaciones malas escalan rápido, y no querrás resolver un conflicto que pudiste haber evitado.

7. Habla con cada miembro del equipo.

Los niveles de ansiedad son altos. Todas las personas de tu equipo remoto necesitan un poco más de atención que antes. Un mensaje desagradable y seco a un colega puede no tener nada que ver con la situación, sino con cómo se siente esa persona en ese momento. Los mensajes privados a los miembros de tu equipo les ayudarán a sentirse mejor.

Pero ¿qué haces cuando todo esto falla?

Cómo resolver conflictos en equipos virtuales

Ya pasó lo peor. Hubo un choque y todos esperan que intervengas. Pero a nadie le entusiasma resolver conflictos. Estas son algunas estrategias eficaces para manejar conflictos en el entorno de trabajo virtual.

Hablen del tema

Es tentador lanzarse sin ver la situación desde todos los ángulos. En su lugar, programa una reunión con los miembros de tu equipo para hablar de lo ocurrido. Un estudio muestra que lo que da mejores resultados es hacer reuniones separadas y luego conversaciones conjuntas moderadas. Guíalos para que encuentren una solución aceptable para ambas partes.

Pero no esperes resolver todos los conflictos en una sola reunión. Si un conflicto requiere varias reuniones, define una agenda, una duración y reglas de participación para guiar cada una. Evita los mensajes escritos para estas reuniones y opta por videollamadas.

Escucha cada palabra y cuida de mantenerte neutral. Además, da retroalimentación e indicaciones sobre cómo evitar o manejar por su cuenta futuros choques.

Fomenta la empatía y la comprensión entre los miembros del equipo.

Todos intentan trabajar al máximo de su capacidad. Pero ya no será igual que antes.

Para algunas personas, trabajar desde casa es una nueva realidad difícil. Hoy se sienten emociones de todo tipo, y la empatía y la comprensión son la única forma de manejarlas. Recuerda a los miembros de tu equipo que se comuniquen teniendo en cuenta la variedad de emociones que todos sienten en este momento.

Define roles y responsabilidades claros

Si tu equipo sigue teniendo conflictos relacionados con las tareas, debes reestructurar la jerarquía y los procedimientos de trabajo para adaptarlos al trabajo en equipo virtual. La productividad se detiene cuando intentas aplicar, en tiempos de trabajo remoto, procesos pensados solo para el lugar de trabajo.

Además, al comenzar un nuevo proyecto, asigna las tareas a los miembros del equipo con fechas límite claras y pídeles cuentas. Con responsabilidad, los choques por trabajo sin terminar son menos frecuentes.

Actividades de integración para los conflictos del equipo

El manejo de conflictos en el trabajo no termina con una sola conversación. De ahora en adelante, debes respaldar tus esfuerzos con actividades de integración de equipos. Mary Scannell, autora de Big Book of Conflict Resolution Games, explica que ”al participar en juegos de resolución de conflictos, los miembros del equipo generan confianza, mejoran la comunicación y cuestionan los procesos ineficaces para crear un equipo más productivo y más eficaz”. Así que tómate un tiempo para realizar una actividad que no tenga que ver con el trabajo. Aquí tienes una lista de las mejores actividades virtuales de integración de equipos para inspirarte. Solo recuerda que los conflictos en los equipos van a ocurrir, pero lo que importa es lo que haces cuando ocurren. Aprende a verlos como oportunidades para formar un equipo más sólido y más productivo.

¿De qué maneras originales has manejado conflictos en equipos virtuales? Cuéntanos en los comentarios.