Estrategias de mitigación de riesgos en la gestión de proyectos

Los riesgos forman parte de la vida, y por supuesto también de la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto con experiencia saben incluir estrategias de mitigación de riesgos en sus planes sin limitar el potencial de sus proyectos. “Cuando nos proponemos abordar un proyecto nuevo, trabajamos para lograr algo, crear algo e intentar algo nuevo. Por eso, los riesgos son una parte natural del proceso. Si tenemos miedo de arriesgarnos y aventurarnos en aguas desconocidas, no lograríamos nada”, afirma Dave Garrett, director de Estrategia y Crecimiento del Project Management Institute (PMI), la asociación más grande de profesionales de proyectos.

“En el panorama empresarial actual, con la evolución de la tecnología y una competencia feroz, asumir riesgos se ha vuelto cada vez más habitual para los equipos de proyecto. Igual que en las inversiones, las mayores recompensas suelen venir con mayores riesgos. La clave es que ambos estén equilibrados: que la ‘apuesta’ que haces sea un riesgo bien calculado con una recompensa proporcional”.

¿Qué es la mitigación de riesgos en la gestión de proyectos?

Según Garrett, un proyecto bien gestionado incluye una comprensión de los riesgos. La mitigación de riesgos es el proceso de anticiparlos y usar estrategias que ayuden a tu equipo a tomar medidas concretas para reducir la probabilidad de que ocurra un evento que pueda afectar negativamente el éxito del proyecto.

“Las estrategias de mitigación de riesgos también deben incluir planes para responder a los riesgos potenciales. Así, aunque ocurra un evento disruptivo, el equipo puede atenderlo rápido y el proyecto no sufre grandes retrasos”, explica.

Estrategias de mitigación de riesgos para gerentes de proyecto

¿Quieres conocer las estrategias de mitigación de riesgos que todo gerente de proyecto debería dominar? Estas son las favoritas de Garrett, un experto veterano en gestión de proyectos.

Organiza una lluvia de ideas para identificar riesgos

Organizar una lluvia de ideas para identificar riesgos es una técnica poderosa para tener una idea clara de los riesgos potenciales y evitar puntos ciegos. “Incluye tantas perspectivas diferentes como sea posible, sin importar el puesto de los participantes en el organigrama”, dice Garrett. “Hay fuerza en los números y en los equipos diversos. Aunque parezca natural involucrar solo a los líderes del equipo en una lluvia de ideas sobre riesgos, la diversidad de pensamiento puede aportar las mejores ideas para identificar los riesgos potenciales de un proyecto y cómo mitigarlos durante todo su ciclo de vida”.

Esto también ayuda a lograr compromiso y cohesión en el equipo: cuanto más sienten las personas que tienen algo en juego en el proyecto, mayores son las probabilidades de éxito, sobre todo si surgen problemas.

Crea un registro de riesgos y perfecciónalo de forma continua

“Dedicar tiempo a evaluar activamente los riesgos que podrías enfrentar y a planificar escenarios para cada uno te da la oportunidad de prepararte si surge algún problema. Siempre enfrentas más de un riesgo, así que conviene enumerarlos y priorizarlos en algún tipo de registro de riesgos”, recomienda Garrett.

Si te preguntas qué información incluir, lo mínimo es entender cada riesgo: su probabilidad, su impacto y qué tan eficaces esperas que sean tus estrategias de mitigación.

“Es cierto que no podemos planificar para todos los riesgos posibles, pero si tienes planes de escenarios, es más probable que puedas cambiar de rumbo, ajustarte e innovar mientras tu equipo analiza juntos los impactos potenciales del riesgo. Esto, a su vez, puede generar más unidad en el equipo hacia adelante, ya que las personas se unen de forma natural al resolver conflictos”.

Advertencia clave: tu visión de los riesgos nunca debe ser estática, según Garrett: “Vivimos en un entorno en constante cambio, lo que significa que la probabilidad y el impacto de cada riesgo también cambian. Las acciones que tomamos para mitigar ese riesgo cambiarán, funcionarán claramente o fallarán, así que habrá que ajustarlas. En general, todos los proyectos de hoy necesitan una gestión de riesgos ágil y activa, no una evaluación única”.

Deja espacio para la experimentación del equipo

Demasiado de algo bueno puede ser contraproducente, así que incluye en tu plan cierta libertad e imprevisibilidad. “Mitigar riesgos no significa simplemente hacer lo posible por evitar problemas o conflictos”, dice Garrett.

“Todos los proyectos implican correr riesgos, con la posibilidad de que un riesgo se convierta en una recompensa. Si tienes salvaguardas para proteger tu proyecto de posibles contratiempos, el riesgo que asumes para lograr algo mayor puede terminar siendo una victoria para tu equipo y para el proyecto”.

En pocas palabras, asumir riesgos permite a los equipos innovar, así que planificar cierta dosis de riesgo es, en realidad, un enfoque importante de mitigación.

¿Todo proyecto debería incluir mitigación de riesgos?

Si te preguntas si es necesario usar siempre las estrategias anteriores, depende del contexto, pero debes considerar los riesgos en cualquier proyecto, grande o pequeño. También es importante reevaluarlos durante todo el ciclo de vida del proyecto, ya sea en las primeras etapas de planificación o más adelante, durante la implementación.

Algunos proyectos pueden requerir una mitigación de riesgos más amplia que otros. Garrett menciona como ejemplo los proyectos relacionados con la seguridad de los trabajadores y del público, la atención médica o cualquier otro con un impacto social a gran escala.

Incluir cierto nivel de mitigación de riesgos en toda tu planificación también aumenta la eficiencia en presupuestos y plazos. Esto ayuda a tu equipo a terminar el trabajo, a “hacer realidad grandes ideas y a pasar a donde se necesitan su mente y su talento después”, dice Garrett.

“No es realista decir que todo proyecto que aplica estrategias de mitigación de riesgos estará protegido al 100 % contra riesgos y contratiempos, pero la idea es que los impactos negativos en el proyecto, y por tanto en las personas afectadas por él, sean bien conocidos y se reduzcan al mínimo”, añade.