Las 12 mejores herramientas de hojas de cálculo para dominar tus proyectos en 2024

Todos tenemos un compañero de trabajo que se nombró a sí mismo maestro de las hojas de cálculo. Esas personas a las que les dices "no te burles de mi hoja de cálculo" o les pides "por favor, revisa mis fórmulas", porque, a diferencia de ellas, algunos no soñamos con el formato condicional ni con BUSCARV.

Sin embargo, si usas las hojas de cálculo de forma mediocre (como la mayoría) y el software que usas no te convence, no tienes que quedarte con la misma plataforma de siempre. Hoy hay más opciones de hojas de cálculo en el mercado que pueden hacerte la vida mucho más fácil.

Así que, si buscas una plataforma nueva, o quizá quieres conocer qué hay disponible para afinar tus habilidades con las hojas de cálculo y el análisis de datos hasta igualar (o superar) a tu compañero, recopilamos una lista del mejor software de hojas de cálculo del mercado para ayudarte a decidir cuál es el indicado para ti. Empecemos.

1. Hive: donde las hojas de cálculo se encuentran con la gestión de proyectos

Hive es una de las mejores plataformas de gestión de proyectos basadas en hojas de cálculo. Pero más que una simple herramienta de hojas de cálculo, Hive es un software de productividad todo en uno que ofrece una experiencia más colaborativa y puede llevar tus hojas de cálculo al siguiente nivel. Con Hive, puedes trabajar en proyectos con otras personas en tiempo real y ver quién trabaja en qué en cada momento. Además, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar, lo que facilita el seguimiento de tu trabajo incluso cuando no estás en tu escritorio.

Lo mejor de Hive es que no te quedas solo con hojas de cálculo. Los diseños flexibles de proyecto de Hive te permiten ver cualquier proyecto en 6 vistas distintas, entre ellas diagramas de Gantt, tableros Kanban, vista de calendario y, por supuesto, vista de tabla. Hive puede dividir cualquier tarea en subacciones, fijar fechas de vencimiento y asignarlas a los compañeros de equipo, lo que la convierte en la herramienta perfecta para gestionar cualquier proyecto complejo.

Puntos clave

Hive ofrece una variedad de funciones que no están disponibles en otras herramientas de hojas de cálculo como Excel, entre ellas:

• Sólidas capacidades de gestión de proyectos

• Uso compartido de archivos

• Toma de notas colaborativa

• Control de tiempo y asignación de recursos

• Herramienta de correo electrónico nativa

Estructura de precios:

• Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días para que veas cómo puedes transformar tus hojas de cálculo

• Las suscripciones de pago a Hive Teams comienzan en 12 dólares mensuales por usuario

2. Microsoft Excel

Es probable que Microsoft Excel haya sido el primer software de hojas de cálculo que usaste. Y como es, en esencia, el abuelo de las hojas de cálculo, casi todo el software de hojas de cálculo que vino después de Excel usa la misma funcionalidad. Así que, si conoces Excel, puedes manejarte en la mayoría de los programas de hojas de cálculo.

Excel es sumamente robusto y puede hacer análisis de datos muy potentes. Además, ofrece una variedad de funciones, como fórmulas automáticas, referencias de celdas y visualizaciones de datos, que lo hacen destacar del resto. Sin embargo, es más complicado (o puede serlo) que otras opciones de esta lista, y tiene una curva de aprendizaje para quienes nunca han usado el programa.

Puntos clave:

• Excelente para análisis y procesamiento de datos complejos.

• Ofrece una variedad de funciones

• Existe desde hace mucho tiempo y se usa ampliamente, por lo que es fácil encontrar soporte y recursos en línea.

Estructura de precios:

• Microsoft Excel es un software de pago que forma parte de la suite de programas Microsoft Office.

• Hay una versión en línea gratuita de Excel, con funcionalidad limitada, que se puede usar en un navegador web.

Comparación: Consulta nuestra guía completa de las mejores alternativas a Excel del mercado.

3. Google Sheets

Si conoces Excel, también deberías conocer Google Sheets. Es el segundo más cercano y un competidor serio de Excel; Google ofrece un software de hojas de cálculo gratuito que es una de las mejores opciones hoy en día.

No solo tiene mi precio favorito, sino que es moderno, funcional e increíblemente fácil de usar. Es una plataforma basada en la nube y una adición estándar a la flota de herramientas de Google. Es muy flexible y puede integrarse con diversas plataformas de gestión de proyectos, para que todo tu equipo pueda acceder a las hojas de cálculo y a los datos que contienen.

Google Sheets permite personalizar las hojas de cálculo con complementos y extensiones que mejoran la funcionalidad, el seguimiento de gastos y la productividad, y que ofrecen seguridad de datos, copias de seguridad y ajustes de permisos.

Puntos clave

• Una plataforma gratuita basada en la nube

• Se integra con múltiples plataformas y herramientas de gestión de proyectos

• Ofrece funciones de asistencia como Smart Fill y sugerencias de fórmulas para analizar datos más rápido

• Ofrece una variedad de complementos para personalizar

Estructura de precios:

• Google Sheets es completamente gratuito y se puede usar desde cualquier dispositivo con un navegador web.

4. Apple Numbers

Apple Numbers es una excelente opción para quienes prefieren la comodidad de su interfaz y la familiaridad de los productos Apple. Con una integración fluida de funciones como tablas, gráficos y fórmulas, este software de hojas de cálculo tiene ese "aspecto Apple" y es fácil de usar y rápido.

Y aunque Apple Numbers quizá no tenga todos los elementos adicionales de otras hojas de cálculo de la competencia, su mayor fortaleza está en ayudarte a crear diseños atractivos hechos a la medida de las necesidades de tu proyecto. Si eres un firme "fanático de Apple", esta plataforma se integrará con todos tus productos Apple y presentará los datos de forma atractiva cuando lo necesites.

Puntos clave:

• Ofrece una integración fluida con otros productos Apple, lo que la convierte en una excelente opción para usuarios de Apple.

• Apple Numbers tiene una interfaz fácil de usar y rápida, con funciones como tablas, gráficos y fórmulas sencillas de manejar.

• Muchas plantillas te ayudan a crear diseños e informes atractivos que se pueden adaptar a las necesidades de tu proyecto.

Estructura de precios:

• Apple Numbers es un software de hojas de cálculo gratuito disponible en todos los dispositivos Apple, incluidos iPhone, iPad y computadoras Mac.

• Aunque usar Apple Numbers no tiene costos adicionales, los usuarios deben tener un dispositivo Apple para acceder a él.

5. Smartsheet

Al combinar la funcionalidad de una hoja de cálculo tradicional con funciones de gestión de proyectos, Smartsheet facilita llevar el control de prácticamente cualquier cosa, y además de forma estéticamente agradable. Smartsheet puede ayudarte a crear gráficos, generar informes y colaborar sin esfuerzo con tus compañeros.

Con sus flujos de trabajo personalizados, plantillas y herramientas de automatización, puedes ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Además, es muy sencillo generar informes y visualizar datos de una forma fácil de entender. Con gráficos y paneles integrados, puedes ver rápidamente cómo avanza tu proyecto e identificar las áreas que necesitan atención.

Puntos clave: 

• Una potente herramienta de hojas de cálculo y gestión de proyectos

• Interfaz fácil de usar con flujos de trabajo y plantillas personalizables

• Gráficos y paneles integrados para visualizar datos rápidamente

• Automatización para aumentar la productividad y ahorrar tiempo

Estructura de precios:

• Smartsheet ofrece diversos planes con precios de entre 14 y 25 dólares por usuario al mes, según las funciones que necesites.

• También hay un plan gratuito que permite acceder a un número limitado de funciones para uso personal.

Comparación: Consulta nuestra guía completa de las mejores alternativas a Smartsheet del mercado.

6. Jotform Tables

Jotform Tables es una potente herramienta de gestión de datos que va más allá de las limitaciones de una hoja de cálculo. Con Jotform Tables tendrás acceso a un espacio de trabajo versátil que te permite recopilar, organizar y gestionar fácilmente todos tus datos en un solo lugar.

Una de las cosas que más me gustan de Jotform Tables es lo fácil que es agregar nuevas entradas. Puedes ingresarlas a mano o importar archivos CSV o Excel directamente a tu tabla. Además, si quieres agilizar aún más el proceso, puedes crear formularios para recopilar respuestas y llenar tus tablas automáticamente con los datos enviados.

A la hora de colaborar con tu equipo, Jotform Tables te cubre. Con ajustes de acceso personalizables, puedes compartir tus tablas con tus colegas fácilmente y asignar entradas para dar seguimiento al progreso. Y con tipos de columna listos para usar, puedes organizar tus datos y crear informes que se ajusten a tus necesidades.

Puntos clave:

• Colabora con tu equipo compartiendo tus tablas de forma rápida y sencilla. Puedes personalizar los ajustes de acceso, asignar entradas y dar seguimiento al progreso.

• Organiza los datos con tipos de columna listos para usar.

• Envía tus datos a terceros o a integraciones; crea PDF; envía correos y mucho más.

• Usa una de las plantillas prediseñadas para crear las tablas que se ajusten perfectamente a tus necesidades.

Estructura de precios:

• Jotform Tables ofrece un plan gratuito que incluye todas las funciones que necesitas para empezar, con planes de pago desde solo 34 dólares al mes con facturación anual.

7. Airtable

Airtable es un software híbrido de hoja de cálculo y base de datos que va más allá de las hojas de cálculo tradicionales, al ofrecer una plataforma muy personalizable y colaborativa para organizar datos. Combina la familiaridad y la flexibilidad de las hojas de cálculo con la funcionalidad de las bases de datos, por lo que es una de las principales opciones para equipos y personas que quieren gestionar sus datos de forma eficaz.

Con Airtable, los usuarios pueden crear bases de datos personalizadas, conocidas como "bases", para organizar y almacenar su información de forma estructurada. Su interfaz intuitiva facilita ingresar, manipular y ordenar datos, lo que ayuda a los usuarios a dar seguimiento y analizar los datos de manera sencilla. Además, Airtable admite una variedad de tipos de datos, como texto, números, archivos adjuntos e incluso vínculos a otros registros, lo que permite crear estructuras de datos dinámicas e interconectadas.

Puntos clave:

• Flexible y personalizable: los usuarios pueden crear bases de datos a su medida.

• Colabora con edición, comentarios y uso compartido en tiempo real.

• Amplias capacidades de integración con otras herramientas y plataformas, como Zapier y Slack.

Estructura de precios:

• Airtable ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y planes de pago desde 10 dólares por usuario al mes, que ofrecen funciones avanzadas, más almacenamiento e historial de revisiones, y opciones de soporte adicionales.

Comparación: Conoce otras herramientas similares del mercado en esta guía de las mejores alternativas a Airtable.

8. Wrike

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos con una función de diagrama de Gantt, conocida como vista de cronograma, que da a los equipos la posibilidad de visualizar todo el cronograma del proyecto y de entender mejor las dependencias entre tareas y las fechas que se superponen. Esta vista también simplifica la programación, ya que puedes mover las tareas directamente en el cronograma, actualizando automáticamente las tareas dependientes y avisando a los miembros del equipo correspondientes de cualquier cambio.

Los diagramas de Gantt de Wrike también admiten la colaboración en tiempo real, donde los equipos pueden hacer ajustes sobre la marcha. Esta visibilidad compartida fomenta el sentido de responsabilidad entre los miembros del equipo y garantiza que todos entiendan sus plazos y cómo encaja su función dentro del cronograma más amplio del proyecto. 

Puntos clave:

• Diagramas de Gantt con actualizaciones en tiempo real

• Vista de cronograma que ofrece una representación visual del proyecto con las dependencias de las tareas

• Ajustes flexibles sobre la marcha, que mantienen el proyecto al día y reflejan cualquier cambio

Estructura de precios:

• Wrike tiene un plan gratuito para empresas emergentes y, a medida que tu equipo crece, ofrece planes desde 9,80 dólares por usuario al mes. 

Comparación: Sigue investigando con estas alternativas a Wrike del mercado.

9. Zoho Sheet

Zoho Sheet es una aplicación de hojas de cálculo que se integra con un asistente de IA para ayudarte a completar tareas con más facilidad. El software analiza los datos con sugerencias automáticas de gráficos y tablas dinámicas. Zoho Sheet limpia los datos con una herramienta que identifica filas duplicadas, errores de ortografía y gramática, y valores faltantes al azar. También cuenta con una función de poco código que permite crear funciones personalizadas y recopilar datos de fuentes externas. En cuanto a la colaboración, ahí está el fuerte de Zoho Sheet, ya que permite que varios usuarios trabajen en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. También ofrece comentarios, chat e historial de versiones.

Zoho Sheet te da la posibilidad de crear flujos de trabajo automatizados con integraciones impulsadas por Zapier y Zoho Flow. Accede a tus hojas de cálculo y edítalas desde un navegador, o usa las aplicaciones para iOS y Android para crear hojas de cálculo y colaborar donde estés. 

Puntos clave:

• Asistente impulsado por IA

• Gráficos a nivel de celda para analizar tendencias junto a los datos

• Casi 40 tipos de gráficos distintos, como histograma, Pareto y nube de palabras

• Importa hojas de cálculo de Excel sin perder el formato

Estructura de precios:

• Zoho Sheet es gratuito si te registras con una cuenta de Zoho. Ofrecen planes de pago para desbloquear más funciones para equipos pequeños y grandes empresas, pero debes contactar a su equipo para obtener una cotización.

10. Polaris Office

Si buscas una aplicación de hojas de cálculo más económica y fácil de usar para análisis de datos sencillos, Polaris Office podría ser la solución. Con una interfaz amigable, Polaris Office está disponible para Windows, macOS, Linux, Android e iOS. Admite una variedad de formatos de archivo, como Word, Sheet, Slide y PDF. También admite los formatos TXT, CSV, ODF y ZIP. Polaris Office además permite editar archivos PDF y crear presentaciones. Descrita a menudo como una "aplicación de oficina gratuita para documentos, hojas de cálculo, presentaciones y archivos PDF de Adobe", Polaris Office funciona como una suite ofimática eficiente para la productividad.

Puntos clave:

• Análisis de datos sencillo 

• Compatibilidad con múltiples formatos

• Edición de PDF

• Creación de presentaciones

Estructura de precios:

El plan Basic es gratuito pero con funciones limitadas, el plan Smart comienza en 3,99 dólares al mes y el plan Pro comienza en 5,99 dólares. 

11. Stackby

Con la potente capacidad de sus integraciones incorporadas, Stackby es una gran alternativa a las hojas de cálculo. Su funcionalidad de base de datos, junto con sus eficaces funciones de colaboración, hace de Stackby una buena solución para empresas de cualquier tamaño. La plataforma puede almacenar y gestionar tus datos en una base de datos relacional, lo que facilita crear relaciones complejas entre distintas tablas. Stackby tiene capacidades de gestión de proyectos y puede servir como CRM y como software de gestión de productos.

Puntos clave: 

• Funcionalidad de base de datos

• Automatización sin código

• Colaboración

• Potentes funciones de hojas de cálculo

• Biblioteca de plantillas para una incorporación sencilla 

Estructura de precios:

Stackby tiene un plan gratuito para equipos pequeños con funciones limitadas. Su plan de pago más popular cuesta 18 dólares por puesto al mes y ofrece miembros y usuarios de solo lectura ilimitados, 50 stacks y otras funciones avanzadas.

12. Seatable

Seatable es una solución descrita como "tan simple como una hoja de cálculo, pero con el poder de una base de datos". Seatable te permite agregar columnas para imágenes, personas, casillas de verificación, documentos, correos electrónicos, listas desplegables y notas largas. Va más allá del texto y los números, y facilita organizar y estructurar tus datos. Una de las mejores cosas de Seatable es que puedes editar toda la información cómodamente desde el navegador web.

Puntos clave:

• Admite una amplia gama de formatos, como texto, números, fechas, horas, casillas de verificación, listas desplegables, vínculos, imágenes y archivos.

• Fórmulas y funciones para cálculos y análisis de datos.

• Formato condicional para explorar los datos de forma visual.

• Filtra, ordena y agrupa datos para ver y analizar información específica.

Estructura de precios:

Seatable tiene un plan gratuito con funciones limitadas. Su plan de pago Plus comienza en 7 € al mes, con facturación anual, y su plan enterprise cuesta 14 € al mes, con facturación anual.

El mundo de las hojas de cálculo ha avanzado mucho desde que la mayoría aprendimos a agregar fórmulas en la preparatoria. Con tantas opciones, decidir cuál elegir puede llevar tiempo. Ya sea que busques una plataforma gratuita y fácil de usar, como Google Sheets, o necesites una herramienta más robusta para tu empresa, como Hive, hay algo para equipos y para personas.

Si dudas en hacer el cambio, recuerda que aprender un nuevo software de hojas de cálculo puede aumentar tu productividad y hacerte la vida más fácil a la larga. Claro que quizá necesites mucha práctica para superar al gurú local de tu trabajo, ¡pero aún hay esperanza!