Las 16 mejores alternativas a Smartsheet para la gestión de proyectos en 2026

Si usas Smartsheet para la gestión de proyectos, no estás solo. Smartsheet es un software de gestión de proyectos popular que usan empresas de todo el mundo. Es conocido sobre todo por su estilo de "hoja de cálculo", y es una sola herramienta que ofrece una solución flexible para las necesidades de tu equipo. Pero, como ocurre con todas las herramientas populares del mercado, existen otras alternativas a Smartsheet que podrían adaptarse mejor a ti y a tu equipo.

Como Smartsheet depende de una vista y una funcionalidad de hoja de cálculo, le faltan algunas funciones que tu empresa podría querer para el seguimiento de sus proyectos. En este artículo veremos algunas ventajas y desventajas de Smartsheet y repasaremos algunas de las mejores alternativas a Smartsheet, que pueden darle a tu equipo más flexibilidad y personalización.

Las ventajas de Smartsheet

Si vives en las hojas de cálculo y en Excel, Smartsheet podría ser la plataforma de gestión de proyectos ideal para ti. El diseño de Smartsheet te permite crear tareas en cada fila y columna asignada y moverlas como prefieras. Desde agregar fechas de entrega y notas hasta adjuntar documentos, crear cada tarea mantiene toda la información de tu proyecto junta y ordenada, y es fácil de seguir y compartir. Smartsheet también permite que los miembros del equipo colaboren en el contenido, vean cronogramas, comenten y asignen tareas en varias vistas.

Las desventajas de Smartsheet

Si las hojas de cálculo no son tu forma preferida de gestionar proyectos, por desgracia Smartsheet podría no ser la mejor opción. Además de sus diseños de proyecto limitados, una de las desventajas más evidentes de Smartsheet es que no tiene control de tiempo. Para muchos equipos, el control de tiempo es una parte esencial del proceso de negocio para seguir los detalles de un proyecto. Sin una herramienta de control de tiempo integrada, Smartsheet queda en desventaja frente a muchos de sus competidores de gestión de proyectos.

A Smartsheet también le falta colaboración. La plataforma no tiene una opción de chat nativa y no se integra bien con ninguna aplicación de chat de terceros. Los usuarios tienen que buscar una solución alternativa para la mensajería del equipo, lo que a menudo significa sumar más herramientas al flujo de trabajo de tu empresa, con costos y complicaciones adicionales.

Aunque Smartsheet puede ser similar a las hojas de cálculo de Excel que conoces y te gustan, si no tienes experiencia con hojas de cálculo, este software tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Smartsheet tiene muchas funciones valiosas, pero los usuarios tardan en sentirse cómodos en la plataforma y en aprovechar sus elementos.

Las mejores alternativas a Smartsheet

Smartsheet sigue siendo una opción popular y tiene muchas funciones que pueden ajustarse perfectamente a tus necesidades. Aun así, quizás quieras buscar otra plataforma si necesitas mejores integraciones, control de tiempo, chat nativo y deseas reducir el costo total de tu software. Smartsheet es una de las herramientas de gestión de proyectos más caras del mercado, y es posible que encuentres soluciones similares a un costo menor, o incluso gratis. Así que, si buscas cambiarte de Smartsheet, o simplemente una herramienta de gestión de proyectos en general, estás de suerte. Conoce estas mejores alternativas a Smartsheet, que ofrecen su propia versión de control de tiempo, gestión de tareas y asignación de recursos para ayudar a tu empresa a mantenerse enfocada y conectada.

1. Hive

Hive es una herramienta de gestión de proyectos favorita de los equipos, y también una de las mejores alternativas a Smartsheet. Creada para usuarios por usuarios, Hive es una herramienta flexible que ofrece control de tiempo, capacidades de reportes y múltiples vistas para gestionar proyectos con facilidad, lo que la convierte en una de las mejores alternativas a Smartsheet. La vista de tabla de Hive te permite ver los proyectos en formato de hoja de cálculo, igual que Smartsheet, pero no se queda ahí. Hive entiende que cada persona trabaja de forma distinta y que algunas personas o proyectos pueden preferir otro diseño. Con solo unos clics, los usuarios de Hive pueden usar diseños de proyecto flexibles para alternar fácilmente entre vistas como Tabla, Gantt, Kanban, Lista, Calendario y más.

[caption id="attachment_13533" align="aligncenter" width="1003"] Calificaciones basadas en reseñas de G2 de clientes reales.[/caption]

La interfaz de Hive se siente distinta a la de Smartsheet, pero no toma mucho tiempo acostumbrarse. La interfaz es atractiva, fácil de seguir y muy amigable. Hive también cuenta con una sólida integración de correo electrónico que puede enviar mensajes directamente desde Gmail u Outlook a Hive, y ofrece más de 1,000 integraciones de terceros para mantener a todos conectados. El chat de Hive, las herramientas de control de tiempo y las plantillas de proyecto vienen integrados, por lo que son fáciles e intuitivos de usar, tanto para quienes empiezan como para usuarios con experiencia. Funciones principales:

• Vistas de proyecto flexibles: Tabla (hoja de cálculo), Kanban, Gantt, Calendario, Etiquetas y Equipo

• Más de 1,000 opciones de integración

• Automatizaciones, reportes y control de tiempo

Hive ofrece una prueba gratuita de 14 días. Después, Hive Free es gratis para siempre para individuos y equipos de hasta 10 personas. Hive Starter es el plan de pago más económico del mercado y ofrece gestión de proyectos básica por solo $5 al mes por usuario.

Los planes Hive Teams ofrecen gestión de proyectos ilimitada con precios desde $12 al mes.

2. Basecamp

Basecamp es líder en el campo del software de gestión de proyectos, una herramienta que sirve para comunicar, compartir y organizar proyectos. Basecamp es una plataforma que prioriza la colaboración y ofrece ventajas únicas, como la edición de documentos en tiempo real y los flujos de actividad. Estos flujos de actividad te dan un vistazo de los proyectos, las tareas y el estado del cronograma. Esta área también es una excelente forma de seguir las comunicaciones y el avance de los proyectos.

Si quieres seguir la comunicación fuera del flujo central del proyecto, el tablero de mensajes y el hilo de chat integrados de Basecamp son perfectos para mantener toda la documentación del proyecto en la carpeta correcta.

Además, la función exclusiva "clientside" de Basecamp ofrece acceso a usuarios externos que quieren ver proyectos o avances. Esto es especialmente útil para las empresas que quieren darles a sus clientes acceso limitado a los proyectos sin crear varias cuentas de pago de solo lectura. Para conocer más herramientas similares del mercado, consulta estas mejores alternativas a Basecamp. Funciones principales:

• Programación y seguimiento de tareas integrados

• Función de chat nativa

• Acceso de usuarios "clientside"

• Guía de precios competitiva, con un plan gratuito limitado a 20 usuarios y tres proyectos, y un plan de pago desde $99 al mes con proyectos y usuarios ilimitados

3. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos completa que ofrece gestión de tareas, asignación de recursos y más. Asana se creó para ayudar a las empresas a seguir sus proyectos de un vistazo, y lo logra con funciones únicas como reportes de progreso, tableros de funciones y tareas con códigos de color.

También puedes sincronizar Asana con muchos programas de terceros. La API de Asana es tan fluida que programas adicionales como Zapier o Github casi parecen parte de la plataforma. Aunque Asana no tiene una herramienta nativa de control de tiempo, su excelente integración compensa esa carencia. Te permite mantener todas las tareas, comunicaciones y automatizaciones de proyecto en una sola plataforma.

¿Quieres ampliar tu investigación? Consulta estas mejores alternativas a Asana del mercado. Funciones principales:

• Vistas de proyecto flexibles, como calendario, tableros y cronograma

• Formularios integrados que agilizan las solicitudes de trabajo y las tareas

• Funciones de reportes completas, con hitos y definición de objetivos

• Ideal para pequeñas empresas: gratis hasta para 15 usuarios, y los planes de pago comienzan en $10.99 al mes

4. Airtable

Otra alternativa a Smartsheet centrada en las hojas de cálculo es Airtable. Airtable es una herramienta innovadora que combina el aspecto y la sensación de una hoja de cálculo con una potente plataforma de gestión integrada. Con una interfaz amigable y una amplia biblioteca de plantillas para elegir, no hay una curva de aprendizaje pronunciada cuando cambias a Airtable, y por eso es una de nuestras mejores alternativas a Smartsheet.

Su interfaz sencilla y sus funciones directas ayudan a los usuarios a dominar el software en muy poco tiempo. Además, a diferencia de Smartsheet, Airtable tiene control de tiempo y videochat integrados, lo que mantiene todo dentro del software y toda la comunicación cruzada en un solo lugar. Si prefieres usar integraciones de terceros, no hay problema con Airtable. Este programa también ofrece una integración fluida, así que no perderás el ritmo si trabajas con clientes que usan Gmail o Dropbox.

Funciones principales:

• Plantillas integradas

• Aspecto de hoja de cálculo

• Chat y video nativos

• Los precios de Airtable comienzan con una opción gratuita para hasta 5 usuarios e incluye capacidad de integración

¿Quieres saber más? Conoce otras herramientas similares del mercado en esta selección de las mejores alternativas a Airtable.

5. Trello

Si buscas una alternativa a Smartsheet porque un software de tipo "hoja de cálculo" no cubre todas las necesidades de tu equipo, Trello podría ser una opción para ti. El software basa su vista en tableros Kanban, listas y tarjetas, lo que da una visión general flexible de proyectos y tareas. Trello es intuitivo, fácil de adaptar al flujo de trabajo tuyo y de tu equipo, y también ofrece automatizaciones sin código que optimizan el tiempo que dedicas a tareas tediosas. La herramienta, una de nuestras mejores alternativas a Smartsheet, también ofrece integraciones con programas como Slack, Google Drive, Microsoft Teams y otros. Además, Trello te permite invitar a nuevos miembros a colaborar en tu espacio de trabajo, dar seguimiento a las tareas y usar etiquetas con códigos de color para organizarte. Sin duda es una de las mejores alternativas gratuitas a Smartsheet del mercado. Funciones principales: 

• Tableros Kanban, listas y tarjetas

• Plantillas fáciles de copiar

• Automatización del flujo de trabajo

6. Wrike

Si tienes una pequeña o mediana empresa y buscas una alternativa a Smartsheet, Wrike podría ser perfecta para tu organización. Wrike es una de nuestras mejores alternativas a Smartsheet porque ofrece un diagrama de Gantt flexible, de arrastrar y soltar, que facilita la visión general de las fechas límite y las dependencias de las tareas. Los equipos pueden colaborar con comentarios en la aplicación, etiquetado de usuarios y un módulo de aprobaciones y revisión. Wrike muestra datos e información en un panel atractivo, lo que facilita informar a las partes interesadas. La herramienta también ofrece aplicaciones nativas y de terceros para completar tareas, gestionar KPI y generar reportes. Una de sus ventajas sobre Smartsheet es que el plan freemium de Wrike permite usuarios ilimitados, mientras que Smartsheet no tiene plan gratuito. Funciones principales:

• Plantillas prediseñadas

• Diagramas de Gantt

• Más de 400 integraciones

7. Monday.com

Si usas Smartsheet pero quieres mejorar la productividad sin comprometer el presupuesto de tu empresa, Monday.com puede ser una gran alternativa. Este software de gestión de proyectos ofrece una variedad de funciones, como gestión de tareas, seguimiento de dependencias y varias integraciones con aplicaciones como Slack, Jira, Asana y HubSpot CRM. Monday.com también ofrece gestión nativa de redes sociales y seminarios web educativos gratuitos para todos los suscriptores. Una de las desventajas de Monday.com es que, a diferencia de Smartsheet, el software solo cumple con GxP, CCPA y GDPR, y con HIPAA únicamente en su plan Enterprise. Sin embargo, Monday.com ofrece una función llamada "botón de pánico" que permite a los usuarios bloquear toda la cuenta para proteger los datos en caso de que la cuenta se vea comprometida.  Monday.com tiene un plan gratuito para hasta 2 usuarios con algunas limitaciones de funciones. Los planes básicos comienzan en $8 por usuario al mes. Obtén una prueba gratuita de 14 días.  Funciones principales:

• Tableros y columnas

• Automatización de tareas

• Listas de verificación

• Integración de aplicaciones

• Vistas de archivos, vistas Kanban, vistas de formularios, vistas de gráficos

8. ClickUp

ClickUp es una alternativa a Smartsheet con una interfaz fácil de usar y funciones de colaboración. Con ClickUp, puedes copiar y pegar una tabla en otro software de hojas de cálculo como Excel y Google Sheets. La asignación de recursos se puede hacer fácilmente en la plataforma con fórmulas y campos personalizados numéricos. ClickUp tiene cálculos por columna (suma, promedio o rango de una columna completa) y ofrece widgets personalizados para crear gráficos, diagramas y reportes de métricas. Precios: ClickUp tiene un plan gratuito con funciones limitadas. Su plan de pago comienza en $5 por miembro al mes. Funciones principales: 

• Objetivos y mapas mentales

• Vista de carga de trabajo

• Chat de equipo

• Tareas recurrentes dinámicas

• Vista de tablero personalizable

Para ver cómo se compara ClickUp con otras herramientas del mercado, consulta nuestra guía completa de alternativas a ClickUp.

9. Proofhub

Proofhub es un espacio de trabajo organizado para listas de tareas, flujos de trabajo, conversaciones, diagramas de Gantt, calendarios y más. Planifica proyectos, colabora con equipos y clientes mientras mantienes los archivos organizados y generas reportes para seguir el progreso general. Los archivos y documentos pueden ser revisados y aprobados por los usuarios asignados. Proofhub también tiene una función de chat para una comunicación rápida y sencilla entre los miembros del equipo. La plataforma está basada en la nube, así que todo siempre tiene respaldo y está seguro. Además, no necesitas instalar ningún software en la computadora. Funciones principales:

• Calcula y agrega hitos al calendario automáticamente, y notifica al equipo y a los clientes

• Se conecta con aplicaciones populares de almacenamiento de archivos, contabilidad y facturación

• Acceso desde dispositivos móviles, tanto iOS como Android

• Dos planes de precio fijo y sencillos, sin cargo por usuario

10. nTask

nTask es una aplicación de gestión de proyectos y tareas con excelentes funciones para gestionar tareas y equipos. En una sola interfaz, puedes seguir tu proceso de desarrollo con todas las tareas que incluye. Cuenta con funciones de gestión de riesgos y seguimiento de incidencias que ayudan a garantizar la seguridad y la salud de tu negocio. La aplicación también tiene una función de gestión de reuniones que te permite comunicarte con tus clientes y miembros del equipo de forma fácil y eficaz.  nTask además incluye diagramas de Gantt y tableros Kanban, que te ayudan a ver tus tareas y actividades desde distintas perspectivas según tus necesidades y requisitos.  Funciones principales:

• Gestión de tareas y proyectos

• Seguimiento de incidencias y gestión de riesgos

• Gestión de reuniones y herramientas de colaboración

• Hay una versión gratuita con funciones limitadas para quien quiera probar el software, y luego puedes acceder a más herramientas por $3 por usuario al mes.

11. Zoho Sheet

Zoho Sheet es una aplicación de hojas de cálculo que se integra con un asistente de IA para ayudarte a completar tareas con más facilidad. Esta alternativa a Smartsheet te permite analizar datos con sugerencias automáticas de gráficos y tablas dinámicas. Zoho Sheet te permite limpiar los datos con una herramienta que identifica filas duplicadas, errores de ortografía y gramática, y valores faltantes al azar. También tiene una función de poco código que te permite crear funciones personalizadas y reunir datos de fuentes externas.  Zoho Sheet te da la posibilidad de crear flujos de trabajo automatizados con integraciones impulsadas por Zapier y Zoho Flow. Accede a tus hojas de cálculo y edítalas desde un navegador, o usa las aplicaciones para iOS y Android para crear hojas de cálculo y colaborar desde cualquier lugar. Zoho Sheet es gratis si te registras con una cuenta de Zoho. Ofrecen planes de pago que desbloquean más funciones para equipos pequeños y grandes empresas, desde $8 por usuario al mes. Funciones principales:

• Asistente con tecnología de IA

• Gráficos a nivel de celda para analizar tendencias junto con los datos

• Casi 40 tipos de gráficos diferentes, incluidos histograma, Pareto y nube de palabras

• Importa hojas de cálculo de Excel sin perder el formato

12. Scoro

Si tu equipo busca una alternativa a Smartsheet para visualizar y entender los datos de otra manera, Scoro es una gran solución. Este software de paneles de KPI ofrece una visión amplia de cada aspecto de tu negocio y te permite seguir tus proyectos, tu flujo de trabajo y tus KPI financieros en tiempo real. Los precios de Scoro comienzan en $26 por usuario al mes, con un mínimo de 5 usuarios. Su plan Essential incluye proyectos, calendarios, lista y tablero de tareas, contactos y clientes, cotizaciones, facturas y recibos, cuentas por pagar, paneles y un resumen de reportes financieros.  Funciones principales: 

• Paneles innovadores y adaptables

• Diagramas de Gantt en tiempo real

• Automatización de tareas rutinarias

• Ventas y CRM

• Reportes y paneles financieros

13. Google Sheets

Google Sheets es una alternativa sencilla y gratuita a Smartsheet. Te permite compartir y editar hojas de cálculo en tiempo real con facilidad. Google Sheets también te permite colaborar con tu equipo agregando comentarios y asignando elementos de acción. Obtienes información haciendo preguntas sobre tus datos en lenguaje sencillo, con funciones de ayuda como Smart Fill y sugerencias de fórmulas. Si tu equipo usa otras soluciones de Google Suite, la integración de Google Sheets con otras aplicaciones de Google es fluida. El plan de pago Google Suite Business Starter cuesta $6 al mes por usuario.  Funciones principales: 

• Hojas de cálculo personalizadas o con plantillas

• Trabajo con filas, columnas y celdas

• Comparte y colabora con otras personas en tiempo real

• Trabajo con funciones

14.  Workzone

Workzone es un software de gestión de proyectos alternativo a Smartsheet con funciones como listas de tareas, diagramas de Gantt y uso compartido de documentos. Tiene un diseño intuitivo que te permite navegar fácilmente entre distintos proyectos y tareas, crear nuevas tareas y cronogramas, y seguir tu progreso. Workzone también tiene un sistema de gestión de documentos que te permite almacenar y compartir documentos con tu equipo. Workzone tiene listas de tareas personalizables donde puedes configurar tus propios flujos de trabajo y procesos. Además, puedes crear plantillas para distintos tipos de proyectos y tareas, establecer fechas límite y recordatorios, y asignar tareas a miembros específicos del equipo.  Funciones principales:

• Programación y seguimiento de tareas integrados

• Función de chat nativa

• Listas de tareas y flujos de trabajo personalizables

15. Notion

Notion es una de nuestras mejores alternativas a Smartsheet en el campo de la gestión de proyectos porque es flexible y multifuncional. Integra gestión de proyectos, documentación y bases de datos en un solo espacio de trabajo. Mientras Smartsheet se centra más en la planificación basada en hojas de cálculo y la gestión de tareas, Notion tiene un sistema de bloques que permite a los usuarios personalizar cada proyecto o tarea con distintos tipos de contenido, como texto, imágenes, listas de verificación y más. Esta estructura le da a Notion la flexibilidad y la adaptabilidad para distintos tipos de proyectos, aunque puede resultar abrumadora para los principiantes en comparación con la interfaz tradicional de Smartsheet. Notion también va más allá de la gestión de proyectos, ya que ofrece toma de notas, planificación personal y documentación colaborativa. Smartsheet, por su parte, tiene funciones de gestión de proyectos más avanzadas que Notion, como diagramas de Gantt y flujos de trabajo automatizados. Los puntos fuertes de Notion son su interfaz sencilla, sus opciones de personalización y su enfoque combinado de la gestión del trabajo, ideal para equipos que buscan flexibilidad y más funcionalidad en una sola plataforma. Notion tiene un plan gratuito con muchas funciones excelentes para organizar tu vida personal y laboral. Los planes de pago comienzan en $8 por usuario al mes. Funciones principales:

• Estructura basada en bloques

• Toma de notas integrada

• Funcionalidad de wiki para páginas y documentos interconectados

• Opciones de plantillas

• Colaboración en tiempo real con asignación de tareas y comentarios.

Si quieres conocer otras herramientas como esta, consulta nuestra selección de las mejores alternativas a Notion para cambiar tu forma de gestionar proyectos.

16. Mavenlink by Kantata

Mavenlink by Kantata es una gran alternativa a Smartsheet, ya que ofrece gestión de proyectos, inteligencia de negocios y colaboración en equipo en un solo lugar. En cuanto a la gestión de proyectos, la solución ofrece utilización y márgenes en tiempo real a nivel de proyecto e incluso de tarea. Una de las ventajas de Mavenlink frente a Smartsheet es su funcionalidad contable mediante la integración nativa con QuickBooks, una función que Smartsheet no tiene. Otra funcionalidad que distingue a Mavenlink de Smartsheet es su integración de hojas de horas, que permite a los miembros del equipo llevar registros de tiempo para facturar de forma más eficiente. Los precios personalizados están disponibles bajo solicitud.  Funciones principales: 

• Pronóstico de recursos

• Gestión de capacidad

• Gestión de habilidades

• Planificación de escenarios

• Planificación basada en roles

¿Conoces otras herramientas excelentes que recomendarías como una de las mejores alternativas a Smartsheet? Cuéntanos en los comentarios.