Guide de la gestion de projets stratégique : avantages, logiciels et bonnes pratiques

Sans un regard sur vos objectifs d’affaires et sans stratégie à long terme, les projets peuvent dérailler et sortir complètement de leur cadre. La gestion de projets stratégique est un processus essentiel : elle garde votre entreprise sur la bonne voie et l’aide à planifier, à exécuter et à contrôler ses projets.

La gestion de projets stratégique consiste à harmoniser les projets avec la stratégie globale de l’entreprise afin d’atteindre efficacement les objectifs de l’organisation. Pour réussir, elle exige une approche systématique qui s’appuie sur des bonnes pratiques, des méthodologies et des outils.

Ce guide présente les avantages de la gestion de projets stratégique, les bonnes pratiques et les logiciels qui vous aideront à gérer vos projets efficacement.

Pourquoi adopter la gestion de projets stratégique dans votre entreprise?

Comme propriétaire d’entreprise, vous ferez tout pour qu’elle reste prospère et rentable. Car si elle n’est ni l’un ni l’autre, à quoi bon avoir une entreprise?

Or, pour faire croître votre entreprise et rester (ou devenir) rentable, vous devez réussir tous vos projets, tout en sachant évoluer et changer de cap en cours de route. C’est là qu’intervient la gestion de projets stratégique.

La gestion de projets stratégique se concentre sur la vue d’ensemble dont nous avons parlé et sur les objectifs à atteindre. Cette stratégie mise sur les objectifs à long terme plutôt que sur les tâches quotidiennes. Elle consiste à établir un plan, à fixer des objectifs, puis à surveiller et à contrôler l’avancement.

Avantages de la gestion de projets stratégique

Si vous ne l’utilisez pas parce que votre entreprise roule bien et que vous atteignez tous vos indicateurs, détrompez-vous. La gestion de projets stratégique offre de nombreux avantages que vous pourriez manquer si vous ne l’adoptez pas dès maintenant. En voici quelques-uns :

Meilleure harmonisation avec les objectifs de l’entreprise : la gestion de projets stratégique harmonise les objectifs des projets avec les objectifs globaux de l’entreprise, afin que chaque projet contribue directement à la réussite de l’organisation.

Communication améliorée : ce type de suivi opérationnel facilite la communication entre les parties prenantes du projet et les membres de l’équipe, et favorise une compréhension commune et un engagement envers des objectifs partagés.

Efficacité accrue : une approche structurée, où tout le monde est sur la même longueur d’onde et où l’équipe est alignée, permet une meilleure répartition des ressources et de meilleures décisions. Il en résulte une efficacité et une productivité accrues.

Meilleure gestion des risques : grâce à une approche stratégique, les gestionnaires de projet peuvent cerner les risques potentiels dès le départ et prendre rapidement des mesures pour réduire leur effet sur le résultat du projet.

Meilleurs résultats de projet : bien utilisée, la gestion de projets stratégique donne de meilleurs résultats. Ces résultats positifs viennent du suivi rigoureux des tâches et de l’assurance que les projets sont terminés à temps, dans le respect du budget et à la satisfaction de toutes les parties prenantes.

5 étapes clés de la gestion de projets stratégique

Si vous avez déjà vu un projet s’enliser dans les détails et peiner à s’en sortir, c’est que toutes les étapes de la gestion de projets n’ont pas été suivies. Les faux pas sont fréquents, mais si vous suivez une série d’étapes précises dans chacun de vos projets, vous obtiendrez de meilleurs résultats à long terme.

Ces étapes ne sont pas les seules à suivre pour réussir un projet, mais elles figurent parmi les plus importantes et les meilleures pratiques à mettre en place pour obtenir de bons résultats.

1. Définir des objectifs clairs : avant de lancer un projet, définissez des objectifs clairs et harmonisez-les avec la stratégie globale de l’entreprise.

2. Élaborer un plan de projet : un plan de projet bien conçu garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et que chacun connaît son rôle et ses responsabilités.

3. Établir un plan de communication : la communication est la clé d’une gestion de projets réussie. Établissez un plan de communication qui tient toutes les parties prenantes au courant de l’avancement, des changements et des risques.

4. Gérer les risques : cernez les risques potentiels dès le départ et élaborez un plan de gestion des risques pour réduire leur effet sur le résultat du projet.

5. Surveiller et contrôler l’avancement : surveillez régulièrement l’avancement du projet et ajustez le tir au besoin pour le garder sur la bonne voie.

Comment relier les projets au plan stratégique?

L’une des erreurs les plus courantes des propriétaires d’entreprise est d’oublier d’harmoniser chaque projet avec le plan stratégique de l’entreprise. Quand les employés savent pourquoi leurs tâches sont importantes et quel rôle elles jouent dans la mission de l’entreprise, ils sont plus motivés et plus enthousiastes à l’idée de réaliser l’objectif du projet.

Cette erreur vient souvent du fait que les leaders ont une vision, mais peinent à la communiquer au reste de l’équipe. Parfois, cette difficulté tient beaucoup au style de leadership de la personne; d’autres fois, il suffit d’améliorer la communication à distance. Il est essentiel qu’un gestionnaire de projet serve de pont entre le plan stratégique et l’exécution du projet.

Le rôle des gestionnaires de projet dans l’harmonisation des projets avec le plan stratégique 

Les gestionnaires de projet doivent traduire les objectifs stratégiques de l’entreprise en objectifs de projet réalisables, et veiller à ce que les activités et les livrables du projet contribuent à la stratégie globale de l’organisation.

Une entreprise qui a du mal à montrer aux parties prenantes comment les projets se rattachent au plan stratégique peut se doter d’un plan de communication clair et d’outils intelligents pour surmonter ce problème.

Prenons l’exemple de Hive Goals, une solution intégrée à l’application qui permet de le faire de façon efficace, automatisée et précise. Il vous suffit de fixer vos objectifs et de décider comment vous voulez les mesurer, pour que vos équipes sachent à quoi s’attendre en matière de performance.

Vous pouvez suivre votre progression selon :

• les actions terminées;

• l’état des sous-objectifs;

• les valeurs numériques.

Pour connaître le temps total consacré à un projet, utilisez le suivi du temps de Hive. Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer la durée d’une tâche. Hive vous laisse choisir entre un suivi automatique ou manuel du temps par action. Activez le chronomètre dans la carte d’action pour qu’il suive le temps à votre place, ou ajoutez-le à la fin de la journée, de la semaine ou du mois.

Avec Hive Goals, vous pouvez aussi :

• créer un, dix, vingt objectifs ou plus pour votre équipe, afin que chacun comprenne à quoi il contribue;

• centraliser et automatiser le suivi et la production de rapports sur vos objectifs;

• importer dans Hive des données d’autres systèmes pour simplifier les opérations et les rapports;

• partager votre ou vos objectifs, les attribuer aux bonnes personnes, suivre l’activité et fixer une échéance;

• comprendre où en sont votre équipe et votre organisation par rapport à un objectif ou à un ensemble d’objectifs;

• repérer d’un coup d’œil les éléments « dans les temps » grâce aux codes de couleur;

• exporter facilement toutes les données pertinentes au moment de faire le point sur la progression, les réalisations et les succès.

Vous pouvez accomplir bien davantage pour la réussite de votre entreprise en harmonisant votre plan stratégique avec vos projets.

Meilleurs logiciels de gestion de projets stratégique

Du suivi des communications à la surveillance de l’avancement de votre projet, un plan stratégique réussi comporte de nombreuses pièces mobiles. Pour éviter que les projets ne déraillent et ne sortent de leur cadre, et que vous ne payiez pas pour deux projets, il vous faut un logiciel de planification stratégique qui vous garde sur la bonne voie et responsable de vos résultats. Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de projets stratégique pour suivre vos projets :

1. Hive

Hive est un puissant logiciel de gestion de projets conçu par des utilisateurs, pour des utilisateurs. Elle offre des fonctionnalités et des outils robustes qui aident les gestionnaires à suivre toutes les tâches et toutes les pièces mobiles de leurs projets stratégiques. Avec Hive, vous pouvez collaborer avec votre équipe, gérer les tâches, suivre le temps et surveiller l’avancement des projets. Les fonctionnalités de collaboration de Hive permettent aussi aux entreprises de collaborer en toute fluidité avec leurs équipes, de partager des fichiers et de communiquer efficacement.

Avec Hive Goals, l’outil de définition d’objectifs intégré à l’application, vous pouvez suivre la progression vers vos objectifs d’affaires et intégrer Hive à d’autres plateformes pour cibler les initiatives stratégiques et maximiser l’efficacité de toutes les équipes. Hive est un logiciel de gestion de projets puissant, mais aussi intuitif et facile à utiliser, ce qui en fait la plateforme de productivité idéale pour répondre aux besoins stratégiques des entreprises de toutes tailles. Commencez dès aujourd’hui un essai gratuit de 14 jours de Hive. 

2. Asana

Asana est un outil de gestion de projets populaire qui offre diverses fonctionnalités pour gérer efficacement les projets. Son interface très conviviale répond à tous les besoins pour suivre les projets et faire le point avec les membres de l’équipe en temps réel. Avec Asana, vous pouvez créer et attribuer des tâches, fixer des échéances et suivre l’avancement. Asana propose aussi des rapports personnalisables que vous pouvez ajuster à vos besoins.

3. ClickUp

C’est une autre excellente plateforme pour la gestion de projets stratégique. ClickUp offre aussi des modèles de projet, que les entreprises peuvent utiliser pour créer de nouveaux projets rapidement et facilement. Ces modèles aident les entreprises à démarrer leurs projets sans longue planification ni préparation.

Outre la gestion des tâches et les modèles de projet, ClickUp propose des calendriers et des outils de suivi du temps. Ces outils aident les entreprises à gérer leurs horaires et à suivre le temps passé sur les tâches, deux éléments essentiels à une bonne gestion de projets.

4. Monday.com

Grâce à son interface conviviale et intuitive, l’environnement collaboratif de Monday.com permet aux membres de l’équipe d’attribuer des tâches, d’établir des plans de projet, de fixer des dates d’échéance et des dépendances, de communiquer en temps réel, de partager des fichiers, et plus encore. Monday.com offre des fonctionnalités de productivité qui simplifient les flux de travail, renforcent la collaboration entre les équipes et optimisent la gestion du temps et des ressources.

5. Wrike

Wrike est une entreprise de gestion de projets dont les fonctionnalités complètes sont conçues pour le suivi de projets stratégiques. Wrike offre le suivi du temps, des rapports avancés et la gestion des ressources, ce qui la rend plus adaptée aux grandes équipes qui travaillent sur des projets complexes en plusieurs étapes. Wrike propose aussi diverses intégrations avec d’autres outils, comme des systèmes de gestion de la relation client, des systèmes de planification des ressources et des outils d’intelligence d’affaires. Cela peut aider les équipes à simplifier leur flux de travail et à automatiser des tâches tout en visant leurs objectifs et leurs projets stratégiques. Wrike offre un forfait gratuit aux capacités limitées. Son forfait le plus populaire commence à 24,80 $ par mois par utilisateur, mais vous obtenez de bonnes fonctionnalités avec le forfait inférieur « Team » à 9,80 $ par mois par utilisateur.

6. Nifty

Nifty est un outil de gestion de projets qui peut appuyer la planification stratégique, car il offre des outils de collaboration, des suivis de jalons, l’automatisation des flux de travail, ainsi que  des tableaux de bord personnalisables et divers modes d’affichage.

Comparativement à d’autres outils de gestion de projets, comme Hive par exemple, Nifty a une intégration laborieuse, qui peut imposer une courbe d’apprentissage progressive aux équipes peu à l’aise avec la technologie ou nouvelles dans les plateformes de gestion de projets. Il manque aussi à Nifty de nombreuses fonctionnalités, comme les tâches récurrentes et les options d’échéance. Le forfait gratuit de Nifty offre un nombre illimité d’utilisateurs et 100 Mo de stockage, mais se limite à 2 projets. Si vous avez besoin de plus de souplesse, le logiciel propose cinq forfaits payants, dont les tarifs commencent à 9 $ par utilisateur par mois.

6. Trello

Une fois vos objectifs bien définis, vous pouvez élaborer un plan de projet dans Trello en créant des tableaux qui favorisent votre communication interne. La plateforme propose des modèles qui peuvent vous aider à gérer les risques et à suivre l’avancement de vos projets. Surtout connu pour son affichage en tableau, Trello est moins souple que d’autres logiciels pour gérer des projets, comme Hive, mais il offre deux autres modes d’affichage : la liste et la carte.

Un autre inconvénient de Trello est ses capacités de production de rapports limitées et sa capacité restreinte à gérer des projets complexes. Par exemple, vous ne pourrez pas y créer de feuilles de route, examiner des itérations ni rattacher des tâches précises à des sous-tâches. Trello offre un forfait gratuit et un forfait limité pour les petites équipes à 6 $ par utilisateur par mois.

La gestion de projets stratégique est essentielle pour que les organisations atteignent efficacement leurs objectifs d’affaires. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant les bons logiciels, les gestionnaires de projet peuvent mener les projets à bien et s’assurer qu’ils sont terminés à temps, dans le respect du budget et à la satisfaction de toutes les parties prenantes.