チームの圧縮勤務スケジュールを作る方法

勤務日を少なくまとめる圧縮勤務は注目されていますが、誤解もあります。生産性コーチのDonna McGeorgeは、The 1-Day Refund: Take Back Time, Spend it Wiselyの著者です。圧縮勤務の考え方を解説し、Hiveがチームへの導入を支援します。

圧縮勤務とは

圧縮勤務は、通常の週5日勤務を週4日にまとめる日程です。勤務時間はさまざまで、予定が大きく変わる場合もありますが、導入した人は大きな変化をもたらすといいます。「ニュージーランドの金融サービス会社Perpetual Guardianでは、通常の常勤の業務量を4日で問題なくこなせるとわかりました」とMcGeorgeは説明します。「ストレスが減り、従業員の幸福感が増し、生産性が20%高まりました」

McGeorgeによると、圧縮勤務は3種類あります。勤務日数を減らすもの、時間を少し減らすもの、40時間の仕事を4日間にまとめるものです。

日給や時給で支払う雇用主は、働いた日数分だけ支払う形を採ることがよくあります。

「これが最も一般的です」とMcGeorgeはいいます。「働く日を減らし、給与もそれに比例させます」

固定給の場合、週4日・40時間は最も一般的な圧縮勤務の1つです。ただし、望む成果に40時間が必要だと仮定しており、それが正確とは限りません。

最善の形は、残念ながら最も少ないものの1つだとMcGeorgeはいいます。週5日と同じ給与で、週4日・32時間働く形です。

「少ない時間でも同じ成果を出せると認めるモデルです。Parkinsonの法則では、仕事は使える時間いっぱいに膨らみます。そのため、時間を減らすと、集中力と生産性が高まると感じられます」

勤務日をまとめる理由

メリットは数多くありますが、主なものは生活の質の向上です。データでは、休日が1日増えるとワークライフバランスが改善することが明確に示されています。勤務中も、単純な作業で時間を埋めるのではなく、重要なタスクに集中するようになります。

「オーストラリアでは、1日45分または25分を追加し、2週間で9日働く形や、毎月のRDO（所定の休日）が一般的でした」とMcGeorgeは説明します。「以前は勤務時間を使っていた私用を済ませられるようになり、病気や私用での休暇が大きく減りました」。通院、歯科受診、育児、さらには食料品の買い物や運動教室など、通常は短い週末に詰め込む活動も含まれます。

「全体として、圧縮勤務は通勤時間を減らします。特に在宅勤務の場合はそうです」とMcGeorgeは付け加えます。「通勤は片道約1時間が一般的だったと考えると、在宅の多くの人はすでに追加の時間を働いていました。より公平な状態に戻すことになります」

さらに、意図的に考える余裕を取り戻せます。オフィスでの時間が少なくなると、後で対応しようと通知を消すだけでは済ませません。タスクを早く終え、同僚とすぐ話し、問題をためらわずに修正し、対応事項を遅れずに確認する意識が働きます。

「試行した組織の多くで、生産性が20〜25%向上しました」とMcGeorgeはいいます。

圧縮勤務を導入する方法

McGeorgeには、小規模企業が試すための段階的な手引きがあります。Hiveには、移行を支えるツールがあります。

「事業のニーズを特定します」とMcGeorgeは始めます。生産性の向上、ワークライフバランスの改善、定着率の向上など、導入する理由を考えましょう。

案を出し合うと、勤務日をまとめる以外の解決策が見つかるかもしれません。自社やチームに合わないとわかる場合もあります。

「どの環境にも合うわけではないので、戦略的に決める必要があります」とMcGeorgeはいいます。

次に、今後についてチーム全員の認識をそろえます。

「メンバーに相談し、何を望み、どう働きたいかを確かめます」とMcGeorgeは説明します。ニーズは異なり、より多くの指導や、会議の削減を望む人もいます。途中に休日を挟む、金曜ではなく月曜を休むことを望むかもしれません。時間に関する各要望に対応しつつ、圧縮勤務をしていない人との共同作業の機会を閉ざさない方法を探しましょう。

1日8時間や10時間働く場合は、燃え尽きも問題になります。初めはその間ずっと集中する体力がないかもしれません。詰め込みすぎず、移行前に全員が前向きに受け止めているか、再確認してください。

「需要や業務の繁忙に応じ、増減させることもできます」とMcGeorgeは付け加えます。Hiveなら、対応できる余力を簡単に把握できます。ガントやかんばんなど、自分の考え方に合う概要表示ツールで、現在と今後のプロジェクトを確認できます。

次に実施しますが、恒久的な制度にはしません。メンバーの気持ち、仕事の進み具合、生活の質が上がったと感じるかなどのデータを集める機会にします。

「試験導入を行います」とMcGeorgeは説明します。「たとえば、Microsoft Japanは、5週間、全社で金曜日を休むことから始めました。生産性は40%上がり、会議が効率的になり、従業員はより幸せだと報告しました」

「期待するメリットを特定し、測定します」と続けます。「英国のMRL Recruitmentは、健康、活力、幸福、ストレス軽減、定着率の戦略として活用しました。定着率は95%、生産性は25%向上し、短期欠勤は40%減りました」

試行後は、時間管理のデータを集め、手順の不足を確認できます。Hiveは、ここで最適なツールです。タイムトラッキングは簡単で手間がかからず、アクション項目の進捗もこれまで以上にわかりやすく監視できます。

最後に、自分とチームに合うなら、次の段階へ進み、恒久的な制度にします。

「準備が整うまで試行を延長します」とMcGeorgeはいいます。BufferやShake Shackなど、多くの企業が試して元には戻していないと結論付けています。

「米国のShake Shackは、生産性とワークライフバランスを改善するため試行しました」とMcGeorgeは説明します。「そして今、制度を拡大しています」

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