クリエイティブワークフロー管理の6つのステージと使いこなし方

クリエイティブチームを率いるなら、課題はプロジェクトを順調に進めることです。ただし、ルールが多すぎたり細かく管理しすぎたりすると、イノベーションの妨げになります。そこで役立つのがクリエイティブワークフロー管理です。整理された順序でタスクを割り当て、プロジェクトを完了へと導きます。

この方法なら、納期の厳守やクライアントの満足といった重要な目標を達成しながら、クリエイティブチームが存分に創造性を発揮できる余地を残せます。では、クリエイティブワークフローを管理するステージには何があるのでしょうか。必要なことをすべて解説します。

クリエイティブワークフロー管理とは

まず基本から確認しましょう。クリエイティブワークフローとは何でしょうか。プロジェクトやキャンペーンのクリエイティブなプロセスを、アイデア出しから最終承認まで、筋道の通った一連のステップに整理して、構造を与える方法です。

クリエイティブワークフロー管理とは、このワークフローを整理して監督し、プロジェクトを円滑に進めて期限を守るためのプロセスです。プロジェクトの範囲、スケジュール、必要なリソースを文書にまとめ、各タスクの役割と責任を割り当てます。

クリエイティブワークフロー管理は、プロジェクトの流れを効率化するだけではありません。すべての修正や承認を追跡でき、プロセスの詳細をステークホルダーと共有できます。標準化したワークフローを一度つくれば、どんなクリエイティブプロジェクトにも応用できます。

なぜ重要なのか

クリエイティブなプロセスは、扱いにくいものです。クリエイターはアイデアやひらめきに夢中になり、プロジェクトの当初の範囲を超えた方向へ進んでしまいがちです。その結果、遅れや作業の重複、チーム内の対立につながることがあります。

しかし、明確なプロセスと的確なマネジメントがあれば、誰の創造性も妨げずにプロジェクトを軌道に乗せ続けられます。クリエイティブワークフロー管理では、どのタスクが必要で、誰が担当し、いつまでに完了させるのかを全員が確認できます。

つまり、プロジェクトをどう進めるかを示すロードマップを、チーム全体に提供できるということです。小さな期限やマイルストーンを組み込めば、タスクを段階的に完了できます。進捗を追跡して測定するための明確な基準も設定できます。

クリエイティブワークフロー管理を取り入れれば、期限を守り、クライアントの期待に応え、チーム内で効果的にコミュニケーションが取れます。生産性も上がり、クリエイターが実際に制作する時間を増やせます。

クリエイティブワークフロー管理の6つのステージと使いこなし方

最初にお伝えしておくと、クリエイティブワークフロー管理に万能の型はありません。企業ごと、チームごとに事情は異なるため、クリエイティブワークフローのプロセスは自分たちのニーズに合わせて整えてください。 

ただし、主な要素はどのチームでも共通する傾向があります。定義、制作、レビュー、承認、振り返りです。それぞれをさらに詳しく見ながら、各ステージの使いこなし方を確認しましょう。

1. 範囲を定義する

ワークフロー管理を成功させる最初の一歩は、プロジェクトやキャンペーンの範囲を定義することです。依頼元のクライアントは、仕様、望む成果、予算、スケジュールなど、必要な情報をブリーフや依頼フォームで提供しているはずです。

ワークフローを計画するときは、これらをすべて考慮し、必要に応じてクライアントと調整します。そのうえで、プロジェクトにどう取り組むか、完了までにどのリソースが必要かを検討します。 

この最初のステージでは、クリエイティブなブレインストーミングが重要な役割を果たします。多様なアイデアや視点を集めることで、クライアントの目標とクリエイティブの可能性の両方に合った、包括的な範囲を決められます。

合意した範囲に含まれるタスクと含まれないタスクを定義しておけば、スコープクリープを防げます。

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使いこなし方： 

特に不明確な点や曖昧な点があれば、クライアントとすべて確認することが大切です。相手の期待を理解し、自分たちにできることも理解してもらいましょう。先に進む前に、この合意内容への承認をもらってください。

2. 主要な役割を割り当てる

これはクリエイティブワークフロー管理の重要な部分です。混乱や摩擦を避け、タスクの抜け漏れや重複を防げます。チームが比較的小さくても、役割と責任を割り当てておけば、全員が自分の仕事に責任を持てます。

チームのために人事コースに投資すれば、マネジメントスキルや意思決定力を伸ばせます。リーダーシップと戦略的な監督が求められる主要な役割には欠かせない力です。

主要な役割を割り当てるときは、各メンバーの強みと弱みを考慮します。それぞれの報告先は誰でしょうか。レビューのプロセスを担当するのは誰でしょうか。プロジェクトの進捗をクライアントに報告するのは誰でしょうか。

使いこなし方： 

最初から役割を割り当てて責任を明確にしておけば、混乱や言い争いの余地は残りません。スキルセットや専門知識といった点を考慮することが大切です。たとえば、2024年のSaaSカンファレンスを宣伝するコンテンツを制作するとします。コンテンツチームを率いるのに適しているのは、SaaS分野に深い知識を持つ人です。

3. 新しいワークフローを描く

次のステップは、プロジェクトの範囲に関する情報と、割り当てた役割をもとに、クリエイティブワークフローを管理するためのロードマップをつくることです。このステージでは、ワークフローの主なステップを定め、進捗を追跡するための期限とマイルストーンを設定します。

チームの既存のワークフローを確認し、過去に完了したプロジェクトを分析します。うまくいった点と、そうでなかった点を洗い出しましょう。たとえば、特定のタスクにもっと時間を確保する必要はないでしょうか。修正を追跡するより良い方法は必要ないでしょうか。

使いこなし方：  

このロードマップをチームやステークホルダーに伝える最も簡単な方法は、視覚的に示すことです。各ステージ、関連するタスク、プロジェクト全体のスケジュールを表したワークフロー図やフローチャートを作成します。完成したら、実行に移す前に、チームメンバーが納得しているかを確認するのがおすすめです。 

4. ワークフロー（とチーム）を管理する

チームがクリエイティブな制作に取りかかったら、プロジェクトマネージャーは、細かく口出しせずにワークフローを見守る必要があります。ここで契約管理を取り入れれば、法務や金額に関する合意がすべてプロジェクトの目標に沿い、ワークフロー全体を通じて守られるようになります。 

マーケティングダッシュボードを使って、メンバーが各タスクに費やした時間を追跡すると、進捗を効果的に把握できます。このダッシュボードは、そのほかの重要な指標も可視化できます。今後のプロジェクトで現実的なスケジュールを立てるための知見が得られます。

主な目的は業務の効率化です。そのため、チームのスケジュール調整、承認チェックリスト、クライアントへの請求書など、繰り返し発生するタスクには、時間を節約できるテンプレートを使うのがおすすめです。ただし、クリエイティブなプロセスは流動的であるべきなので、進めながらワークフローを調整する必要が出てくるかもしれません。

使いこなし方： 

社内外での絶え間ないコミュニケーションが、マネジメントを成功させる鍵です。チームの連携を円滑にするには、チャット、ビデオ通話、対面の打ち合わせなど、複数のチャネルで気軽に話せる環境を整えます。全員に情報を共有し続けることで、チーム内の信頼と仲間意識が育ちます。

5. レビューと承認

クライアントの代理としてプロジェクトやキャンペーンを進めるときは、しっかりしたレビューと承認のプロセスが欠かせません。実際には2つのプロセスがあります。クライアントに成果物を見せる前に、社内でレビューと承認を行う必要があるからです。 

ロードマップには、これらのレビューをいつ行い、各ステップを誰が担当するかを明記します。たとえば、チームの誰が各フェーズを承認する権限を持ち、誰がクライアントとの窓口になるのでしょうか。クライアントから最終承認とサインオフをもらうためのプロセスも決めておきましょう。

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使いこなし方： 

クリエイティブなプロセスの大きな部分は、プロジェクトの進行に合わせてクライアントからフィードバックをもらうことです。そのため、制作中の成果物を調整する必要が出てくるかもしれません。複雑なプロジェクトではフィードバックが多くなるため、それを管理して整理する仕組みが大切です。 

フィードバックの各ラウンドに名前や番号を付け、それに対応する修正にも同じ名前や番号を付けると、これまでの対応を把握しやすくなります。こうすれば、自社とクライアントの双方に責任の所在が明確になり、修正と承認の記録も残せます。

6. 振り返り

プロジェクトが完了したら、クリエイティブワークフロー管理の最後のステージとして、何が起きたかを振り返り、チームで話し合います。合意した指標を使って、期待された水準や目標を達成できたかを確認し、改善点を洗い出します。今回のプロジェクトのデータを過去のプロジェクトのデータと比較し、繰り返し起きている問題がないかを確認して解消しましょう。

使いこなし方： 

プロジェクトを通じて受け取ったクライアントのフィードバックと、チームメンバーからのフィードバックを見直します。大きな問題はありましたか。クライアントのブリーフがもっと明確だったら、あるいは社内のコミュニケーションが改善されていたら、避けられたでしょうか。たとえば、BtoBテック企業向けのSEO会社のマーケティング資料を制作する場合、BtoB特有のニュアンスについてクライアントと話し合う時間を取りましたか。

おまけのヒント：スマートなツールを活用する

適切なツールを使えば、クリエイティブワークフロー管理はずっと効率的になります。たとえば、繰り返しのタスクを自動化し、さまざまな場所にあるクライアントのフィードバックとデジタル資産を1か所に集め、Hiveのような一元化されたプラットフォームでやり取りするとよいでしょう。

Nick Brownは、accelerate agencyの創業者&CEOです。同社は SaaS向けSEO会社です。Nickはこれまでに、オンラインビジネスを複数立ち上げて成功させてきました。Forbesへの寄稿や書籍の出版も行っています。accelerateを英国拠点の会社から、米国、APAC、EMEAで事業を展開する企業へと成長させました。