同僚が「スコープ外」と言うとき、本当は何を意味しているのか

プロジェクト管理において、「スコープ外」は必ず押さえておきたい用語です。スコープ外とは、当初のプロジェクトスコープで定めたタスクやプロジェクトの成果物から外れるものすべてを指します。期限の延長から、プロジェクトの要件変更まで、さまざまなケースが含まれます。

スコープ外の事項は、プロジェクトに大きな影響を与えかねません。そのため、あらゆる変更を適切に共有し、きちんと記録に残すことが大切です。この記事では、スコープ外について詳しく解説し、効果的なプロジェクト管理でなぜ重要なのかを説明します。

プロジェクトのスコープは必ず設定する

この業界で長く働いていれば、プロジェクト管理用語の「スコープ」や「スコープ外」を耳にしたことがあるでしょう。スコープの設定は、プロジェクトの方向性を決め、道筋を描く最初のステップです。スコープとは、プロジェクトを成功とみなすために完了すべき作業と成果物の一覧のことです。

スコープは、クライアントと受託者の双方が合意して決めるものです。あらかじめ定めたスコープから外れるものは、スコープ外に分類されます。つまり、最初のスコープが決まっていなければ、「スコープ外」のものは存在しません。スコープとスコープ外は、プロジェクトのライフサイクルの中で一緒に機能します。

プロジェクトをスコープ内に収めるには

最も単純に言えば、スコープ外とは、当初合意した範囲の外にあるものすべてです。追加のタスク、要件や期限の変更、当初のスコープに明記されていないものが含まれます。では、スコープを設定したうえで、範囲を超えずにプロジェクトを進めるにはどうすればよいのでしょうか。スコープ内に収めるためのヒントを紹介します。

• 受託者とクライアントの双方が合意した、明確で簡潔なスコープ文書を用意します。

• 変更管理の手順を使い、プロジェクトへの変更を記録し、承認します。

• 関係者全員と効果的にコミュニケーションを取ります。

• プロジェクトのスケジュールに目を配り、すべてのタスクが期限と合っているか確認します。

• プロジェクト管理ソフトウェアを使い、全員が同じ情報を見られるようにします。

これらのポイントを守れば、プロジェクトを順調に進め、スコープ内に収められるはずです。それでもスコープ外の作業が発生することはあります。そのため、対処の計画を持っておくことが欠かせません。

スコープ外の依頼は、発生する前に備える

これは避けられないことです。スコープ外の依頼は必ず発生します。備えるには、依頼がプロジェクトにどう影響するかを理解する必要があります。スコープ外の作業に事前に備えておけば、それに伴う多くの問題を避けられます。

問題を避ける最善の方法は、スコープ外の作業が発生する前に計画を立てておくことです。変更に対応するプロセスを用意し、プロジェクトの関係者全員が自分の役割と責任を把握するようにします。すべてを記録に残し、全員に求められることを明確にします。スコープ外の作業は、適切に管理しないとプロジェクトに大きな影響を与えます。遅延やコスト増を招き、関係者全員の不満にもつながります。スコープ外の作業はプロジェクトマネージャーにとって頭の痛い問題ですが、備えがあり、明確に定めたプロジェクトレビューのプロセスがあれば、被害を最小限に抑えられます。スコープ外とは何か、どう対処するかを理解すれば、プロジェクトを順調に進め、予算内に収められます。

スコープ外のプロジェクトの例

当初のスコープから外れるものは数多くあります。よくあるスコープ外の項目は次のとおりです。

• 追加のタスクや要件の変更

• 期限の変更

• 当初のスコープ文書に明記されていないもの

• 計画外の作業や費用

• スコープ設定の際に考慮されなかった予算上の制約

こうしたスコープ外の事項は、日々のプロジェクト管理の中でよく持ち上がります。「スコープクリープ」とも呼ばれ、ありがちな問題ですが、プロジェクトの進路を変えてしまうことがあります。スコープクリープは、プロジェクトの当初のスコープが変わり始めることで起こります。多くの場合、クライアントからの追加タスクの依頼が原因です。スコープ外の依頼でプロジェクトが完全に止まるべきではありませんが、一時停止することはあります。また、理にかなった依頼であれば、プロジェクトのスコープそのものが変わる場合もあります。

スコープ内とスコープ外の比較

デジタルマーケティングのプロジェクトを例に、スコープ内とスコープ外のプロジェクトの違いを見てみましょう。

スコープ内：

• ソーシャルメディア戦略の策定と実行

• ソーシャルメディアチャネルを通じたリード獲得

• 検索エンジン向けのウェブサイトの最適化

スコープ外：

• FacebookページやTwitterアカウントの作成、または企業のFacebookページの運用

• アウトバウンドのテレマーケティングなど、デジタルマーケティングと関係のない方法によるリード獲得

この例では、ソーシャルメディア戦略の策定はスコープ内ですが、企業のFacebookページの作成や運用はスコープ外です。同様に、アウトバウンドのテレマーケティングによるリード獲得も、デジタルマーケティングと関係がないためスコープ外です。スコープ内とスコープ外の違いを理解すれば、プロジェクトをうまく管理でき、社内外の関係者の間での混乱や対立を避けられます。

プロジェクト管理ソフトウェアでスコープクリープを管理する

Hiveのようなプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、スコープクリープに先手を打てます。Hiveは、プロジェクトやタスクを管理し、変更や更新を追跡できるプロジェクト管理ツールです。Hiveなら、プロジェクトのスコープ文書を簡単に作成でき、変更があれば関係者全員に共有できます。予算の確認や費用の追跡にも使えるので、スコープ外の依頼に対応しながら予算内に収められます。