アイゼンハワー・マトリクスでプロジェクト管理を変える

仕事で優先順位を間違えてしまうことは、誰にでもあります。人間の性質として、良い意図があっても、意識して優先順位をつけなければ、全体像を見失いやすいものです。そこで役立つのがアイゼンハワー・マトリクスです。とてもシンプルなタスクの優先順位づけツールで、プロジェクト管理を大きく変えられます。「アイゼンハワー・マトリクスは、プロジェクト管理と時間管理で最も優れたツールの1つでしょう。使い方がとても簡単で、やるべきことと仕事量がはっきり見えてきます」と、プロジェクト・タスク管理プラットフォームBordioの創業者兼CEO、Jacob Udodov氏は話します。

アイゼンハワー・マトリクスとは

アイゼンハワー・マトリクスは、2行2列の4つの象限に分かれています。「緊急か、緊急でないか」と「重要か、重要でないか」の組み合わせです。タスクが急ぎでも、チームの目標には重要でないことがあります。たとえば、ウェブサイトの一部が止まったとします。すぐに直す必要はありますが、その間は月間目標を達成するためのプロジェクトに使う時間が減ります。

重要で緊急のタスクが最優先になるのは当然です。重要でも緊急でもないものは、本当に必要かを見直す必要があります。「このマトリクスでは、すべてのタスクを緊急度と重要度で4つに分けます。緊急で重要なタスクは、当然すぐに対応しなければなりません。緊急でも重要でもないタスクは、他の人に任せるか、思い切ってやめるべきです」とUdodov氏は言います。

このフレームワークは、元米国大統領で軍人でもあったドワイト・D・アイゼンハワーにヒントを得ています。作家のスティーブン・コヴィーが、彼の意思決定の考え方をマトリクスにまとめ直し、有名な著書『7つの習慣』で紹介しました。

タスクの種類ごとの対応

緊急かつ重要

すぐにやる：緊急のタスクは放置すると影響が出ます。すぐに取りかかってください。

緊急だが重要ではない

近いうちに対応する：取り組む時間をあらかじめ決めておきましょう。そうしないと、つい後回しにしてしまいます。

緊急ではないが重要

任せる：やるべきことに変わりはありませんが、自分でやる必要はありません。

緊急でも重要でもない

やめる：やることリストから外して構いません。他の人の時間も使わせないようにしましょう。

アイゼンハワー・マトリクスのメリット

「このマトリクスが多くの人に合うのは、やるべきことを視覚的に見渡せて、整理しやすい構造になっているからです。私たちは、圧倒されて先延ばしにしたり、重要でない作業に追われて戦略的な改善を逃したりしがちです。このマトリクスは、そうしたよくある問題に、楽しく簡単な形で対応します」と、同氏は付け加えます。

「長期と短期の違いを正確に説明できる人がいるだろうか。特に物事が危機的に見えるときは、重要な将来よりも緊急な目の前のことを優先せざるを得なくなる」と、アイゼンハワー自身もかつて語っています。

アイゼンハワー・マトリクスを使うメリットを紹介します。

意味のない作業から卒業する

作業のための作業は、生産性を下げます。アイゼンハワー・マトリクスは、優先順位を定期的に見直すシンプルで視覚的な方法です。大きな目標につながらない活動に力を使っていないか、確認できます。

集中すれば、成果が大きくなる

優先順位を絞り、やることリストから一部の成果物を外せば、最優先の仕事に使えるエネルギーが増えます。集中することで、より大きな成果につながります。

いつも火消しに追われる状態を避ける

アイゼンハワー・マトリクスを使うと、自分の時間の使い方の傾向も確認できます。ほとんどのタスクが「緊急」に入る場合は、火消しに追われて、他の重要な仕事がおろそかになっているサインかもしれません。目指すのは、後追いではなく先回りの仕事です。緊急ではない重要なタスクに気づき、時間を確保することが大切です。

任せ上手になる

このフレームワークは、任せ上手になるためにも役立ちます。緊急でも重要でもないタスクは思い切ってやめ、やるべきタスクの一部は人に任せるよう促してくれるからです。

時間とコストを節約する

「時は金なり」と言います。アイゼンハワー・マトリクスで定期的に優先順位をつければ、貴重なリソースを節約できます。四半期や1年を通して繰り返すと、特に効果的です。

Hiveは、世界で初めてユーザーの声から民主的に作られた生産性プラットフォームです。Hiveがどのようにお役に立てるか、 こちらでご確認ください。