「仕事のための仕事」が生産性を損なっていませんか？立て直す方法

意識的に時間管理や生産性に取り組んでいれば、すべての仕事が同じ価値ではないと知っているでしょう。それでも、優秀で経験豊富な人も、広くはびこり気力を奪う「仕事のための仕事」の罠に陥ります。Asanaは、Anatomy of Work Index 2021で、これを「仕事の連絡、情報検索、アプリの切り替え、変化する優先順位の管理、進捗の追跡など、意味のある仕事から時間を奪う活動」と定義しました。「まず存在を認め、 その現象を生産性低下の原因だと名付けることです。測定するものは管理できるので、次に主な活動、それが起きる時間、発生の原因を細かく深く理解する必要が

あります」と、健康、資産、保障の分野の組織を支援する専門助言会社Converge-Xの創設パートナー、Simon Pouliotは話します。

優秀な人も「仕事のための仕事」に陥る理由

「皮肉なのは、何かの作業を

完了し、すぐに結果が出るため、生産的に感じられることです。しかし、その結果は

組織に価値があるものではありません」とPouliotは付け加えます。

「たとえば、取締役会の発表資料を仕上げているとき、Slackのメッセージに返信すると、必要なことを片付けたという即座の満足が得られます。しかし、生産的な仕事から離れ、戻るためにエネルギーを使います」。

非生産的な同時作業や優先事項を妨げるタスクだけでなく、日常のやり取りにも、価値の低い作業が生まれる場があります。Pouliotは、発表の典型例を挙げます。

「発表を始めるときに、答えや知見に至った

過程から説明する人をよく見ます。私たちが本当に知りたいのは

過程ではなく、求めている答えです。そこへ至った方法に疑問があれば、

こちらから尋ねます」。

仕事自体が目的になることの悪影響

時間と資源を浪費することは、すでにおわかりでしょう。しかし、Pouliotによれば、士気を奪い、組織全体の負担にもなります。

「『仕事のための仕事』が多すぎる組織では、報告など価値の低い活動に貴重な時間を使っていると感じ、従業員が疲れ、意欲を失います」。

「生産性は80/20の法則に従うことが多く、成果の80%は、気を散らさず深く集中する20%の時間から生まれます。深い集中と高い生産性を促す環境を目指すべきです」。

その反対は深刻です。前進している実感なく働くと、確実に士気が下がり、不満が生まれ、チームのつながりと文化を損ないます。

気づいたときに立て直す方法

「仕事のための仕事」をしていると気づいたら、どう戻ればよいでしょうか？第一歩は認識だと、Pouliotは話します。

「雑音はどこにでもあります。認識すれば、取り除き始められます。簡単な対策や、すぐに成果が出る工夫で、大量の『仕事のための仕事』を減らせると知ることが重要です。少ない労力や投資で、生産性を高められます」。1日を細かく振り返り、時間を失った箇所と、最も生産的だった箇所を分析することを勧めています。「仕事のための仕事」による時間の浪費を特定しましょう。その後の選択肢は2つです。活動をやめるか、まとめて30分または60分の集中した時間に片付けます。後の作業中断を防げます。

「たとえば、始業後の2時間はメールを見ず、本当に生産的な仕事の完了に集中します。その後に、会議の設定や依頼への返信など、必要な調整作業を片付けます」と続けます。

もう1つの簡単な方法は、「今、自分の時間を最も生産的に使うには？」と問うことです。「何気ない習慣に見えますが、規律と意図を促し、多くの雑音を取り除けます」。

最後に、時間帯やSlack、Teamsなどのアプリごとに通知を切ることも役立ちます。「仕事のための仕事」への対策となる、中断のない集中時間を長くできます。気がそれたり、返信の即時的な満足に流されたりしにくくなります。

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