タスクの優先順位付け完全ガイド

正直に言いましょう。私たちは皆、実際にこなせる量より多くの仕事を抱えています。やることリストがすべて終わることは、まずありません（正直に言うと、私のHiveのやることリストには、常に60以上のアクションがあります）。そして、リストのすべてに線を引けるまれな瞬間は、まさに大きな成果です。

では、ミスなくすべてのやることリストを片づけるには、どうすればよいのでしょうか。答えは優先順位付けにあります。大局的なタスクに取り組むときも、日々のルーティンをこなすときも、タスクの優先順位付けは欠かせません。1日が24時間なのは誰でも同じです。違いを生むのは、その時間をどう使うか、何に使うかです。

優先順位付けとは

優先順位付けとは、「物事の相対的な重要度や緊急度を判断する行為、またはその過程」と定義されます。簡単に言えば、やることリストの中から最も重要なタスクを見つけて目立たせ、重要な順に並べることです。各タスクに順位を付けると、何を先に終わらせるべきか、どれがより緊急か、必要なら何を後回しにできるかが分かります。

私たちの多くは、緊急なことに時間をかけすぎて、重要なことに十分な時間をかけていません。 - Stephen R Covey

管理したいタスクには、取り組める4つの分類があります。1つ目は単発のタスクで、1回だけ発生するものです。2つ目は定期タスクで、決まったペースで繰り返し発生するものを指します。3つ目はプロジェクトで、規模の大きい1回限りの仕事です。4つ目で最後の分類は問題で、突然発生してすぐに対処が必要な課題です。問題のタスクは、おそらくほかのすべてに優先されます。残りのタスクの整理の仕方は、好みで決めて構いません。

優先順位付けの科学的なメリット

前頭前皮質は、行動の調整や感情的な反応、優先順位付けまで、幅広い機能を担う脳の一部です。前頭前皮質は、「実行機能」と呼ばれる種類のタスクに関わっており、実行機能は「抑制的で、近視眼的で、反射的な行動を制御すること」と定義されています。前頭前皮質が担うタスクには、計画、意思決定、問題解決があり、 いずれもタスクの優先順位付けの重要な要素です。優先順位付けで、この脳の部位を働かせることが重要なのはなぜでしょうか。理由はいくつかあります。まず、優先順位付けはストレスを和らげます。取り組み方の計画が立っていると、ストレスのレベルは下がり始めます。さらに、私たちの幸福の25%はストレスを管理する力に関係していると推定されています。つまり、優先順位を付けて計画を立てるほど、より幸せになれるということです。優先順位付けには、やることリストのアクションを完了しようという意欲が高まり、長い目で見ると柔軟性も得られるという利点もあります。1日で終わらせたいアクションが5〜10個のリストになっていれば、翌日に持ち越すよりも、最後までやり切って線を引こうという意欲がずっと高まります。Hiveでは、リストのタスクを完了して、かんばんボードの「Completed」セクションに移せるのが気に入っています。わくわくします。最後に、優先順位付けは時間の節約になります。すべてのタスクが重要な順にきちんと並んでいれば、どれに取り組むか、どの順に終わらせるかに悩まず、次々とタスクに移れます。貴重な時間と気力の節約になります。

タスクの優先順位の付け方

多くの人にとって、仕事でのタスクの優先順位付けは、出社した瞬間から始まります。 まず、自分に割り当てられたタスクを確認して1日を始めましょう。圧倒されたり、1日では終わらないと不安になったりする必要はありません。ネガティブな考えを抱くかわりに、計画を立て始めましょう。優先順位付けの始め方はいくつかあります。1つ目は紙とペンです。ノートか紙を用意して、その日の終わりまでに終わらせなければならないタスクをすべて書き出します。その後、深呼吸をして、書いたものをすべて読み返しましょう。もう1つの方法は、より効率的なことが多く、タスク管理プラットフォーム、たとえばHiveを使うことです。ツールにHiveのようなものを使っていれば、毎日のやることはすべてプラットフォームに入力済みです。出社した時点で、プロジェクトやキャンペーン全体の詳細とあわせて準備が整っています。Hiveで作業するなら、優先順位を付ける最善の方法は、今日必ず終わらせる必要があるタスクの期限を「Today」にして、残りのタスクを週内や月内の後の日付に変更することです。Hiveでは「Future」と「Completed」のタスクも表示できるので、プロジェクト全体の進捗や、今後必要な優先順位付けを把握するのに役立ちます。

終わらせるべきタスクの決定版リストができたら、個々のタスクに優先度を設定できます。Hiveなら、アクションカードで簡単に設定できます。紙とペンを使っているなら、タスクに印や星を付けるか、リストの一番上に書くだけです。これで、そのタスクを最初に終わらせる必要があると分かります。

もっと詳しい方法で優先順位を付けたいなら、タスクの優先順位マトリクスなどのツールを使って、1日の完璧な計画を作りましょう。

タスクの優先順位付けのテクニック 

優先順位付けを重視する達人たちは、そのコツとテクニックをいくつも生み出してきました。これらの方法は、生活の中でタスクの優先順位を付けるのに役立ちます。ここでは、優先順位付けの力を最大限に引き出すための代表的なコツとテクニックを紹介します。

MoSCoW

[caption id="attachment_5068" align="aligncenter" width="754"] 画像提供：Pinterest[/caption] ソフトウェア開発の専門家であるDai Cleggは、Oracle在籍中にMoSCoW法を考案しました。優先順位付けでは、最も人気のある方法の1つです。この頭字語は、4つの優先度の分類を組み合わせたものです。Must-Do（必ずやる）、Should-Do（やるべき）、Could-Do（できればやる）、Won't-Do（やらない）です。

1. 最初のMust-Doには、省略できず、最も重要なタスクが入ります。

2. 次のShould-Doには、重要ではあるものの、Must-Doのタスクほど不可欠ではない項目が入ります。

3. Could-Doのタスクはあれば嬉しいものですが、大きな改善にはつながりません。失うものを心配せず、飛ばして構いません。

4. 最後はWon't-Doです。ここには、時間をかける価値のないタスクだけが入ります。

タスクを丁寧に書き出して、用意された分類に割り当てましょう。割り当てが終わったら、各分類を確認して、中のタスクがその説明に合っているかを見直します。

次に、分類ごとにリストを並べ替えます。一番上にMust-Doのタスクを置きます。その次にShould-Doのタスク、その後にCould-Doの項目を加えて、その順に完了させていきます。最後に、Won't-Doの項目に目を配り、それらに時間を無駄にしないようにしましょう。

プロのヒント：最初の分類のタスクをすべて終わらせてから、次の分類に移りましょう。各グループにタスクを割り当てるときは、焦らず、落ち着いて行ってください。

狩野モデル

[caption id="attachment_5069" align="aligncenter" width="685"] 画像提供：Medium[/caption] 狩野モデル（Kano Model、「カノー」と発音します）は、狩野紀昭（Noriaki Kano）が提唱しました。製品の機能や動作に対するユーザーの満足度の違いに基づく手法です。Noriaki Kanoは、このモデルを1984年に発表しました。

狩野モデルの実践方法は複数ありますが、ここでは最も効果的な方法を紹介します。バックログの項目を、Must-Be（当たり前品質）、Attractive（魅力品質）、One-Dimensional（一元的品質）、Indifferent（無関心品質）、Reverse（逆品質）の分類に分けます。

この方法は、優先順位を付ける前に、アンケートやユーザーインタビューを行うことに大きく依存します。

1. 最初はMust-Beです。最終的な目標を達成するために、必ず完了しなければならないタスク専用の分類です。これらの業務を終えなければ、先へ進めません。

2. 次はOne-Dimensionalです。この分類には、必須ではないものの、顧客にとって魅力的な項目が入ります。

3. Attractiveな機能は、ワークフローにさらなる満足を加えるものです。

4. 影響が最も小さい要素、アイデア、タスクはすべて、Indifferentに入ります。

5. 煩わしく、全体の結果に悪い影響を与える項目は、すべてReverseに入れましょう。

狩野モデルは、誰の日常にも応用でき、タスクの優先順位付けや製品の優先順位付けの理解に役立ちます。ただし、特定の製品のプロセスに優先順位を付けたい企業や組織向けの手法という側面が強くなります。

バブルソート

バブルソートは、あるタスクの重要度をリスト内のほかの項目と比べる手法です。リストのすべてのタスクがほかの項目と比べられるまで、この手順を繰り返します。こうすることで、各タスクの重要度に従ってリストを並べられます。

まず、紙の上にすべてのタスクを横一列に、順不同で並べます。次に、最初の2つのタスクを比べて、「どちらのタスクが重要か」と自問します。1つを選んで、左側に移します。

その後、次の2つのタスクを比べて、より重要なほうを選びます。このタスクを、マトリクスの左側に移します。リストの最後まで、この作業を続けます。

それから、最初に戻って、各タスクの重要度を問い続けます。最後に、最も重要なタスクがすべて、重要度の低い業務より左にあるかを確認します。

おめでとうございます。これで、優先順位が左から右へ並びました。終わったタスクは、リストから線を引いて消しましょう。

優先順位付けに最適なタスク管理ツール

基本的なテクニックを身につけたら、プロジェクト管理ソフトウェアやタスク管理プラットフォームを使うのも、優先順位付けを始める方法の1つです。優先順位付けに本気で取り組むための優れたツールを、いくつか紹介します。

Hive

Hiveは、Google、Starbucks、Comcast、Toyotaのチームが素早く動くのを支える、強力なプロジェクト管理ツールです。Hiveの大きな利点の1つは柔軟なプロジェクトビューで、かんばん、ガントビュー、ポートフォリオビュー、カレンダービューなど、各メンバーが自分のやり方で作業できます。Hiveには、Gmail、Salesforce、Zoom、Jiraなどのツールとの連携が1,000以上あります。Hiveの「My Actions」ビューを使えば、近いうちに期限が来るタスクをすべて簡単に確認できます。今日、明日、7日以内、2週間以内、30日以内に期限が来るタスクに、すばやく切り替えられます。Hiveに組み込まれたこの機能は、近日中に終わらせるべきことを示し、優先順位を付けて次に取り組む作業を選ぶのに役立ちます。Hiveを14日間無料でお試しいただくと、何千ものチームが優先順位の管理にHiveを使う理由が分かります。

Trello

Trelloも、人気のタスク管理ツールです。Trelloの機能とインターフェースは、アジャイルプロジェクト管理手法の主要な要素であるかんばんボードを中心に作られています。かんばんボードでは、タスクを異なる分類や段階に分けて、ワークフローを可視化できます。同様に、Trelloでは、自分の戦略に合わせてカードやタグを作成できます。直感的なリストや、カラフルなラベルも使えます。かんばんボードを作りたいけれど、より強力なプロジェクト管理機能が必要なら、HiveやほかのTrelloの代替ツールを検討してみてください。

Asana

Asanaなら、プロジェクト、個人のタスク、チームを管理できます。このツールでは、タスクを管理し、ユーザーに割り当て、プロジェクトごとにチームの仕事の優先順位を付けられます。Asanaのインターフェースはとても使いやすく、初心者向けのものを探しているなら、あなたとチームの助けになります。同様の機能を持つほかのプロジェクト管理ツールを知りたい方は、市場にある主なAsanaの代替ツールの一覧をご覧ください。

Evernote

暮らしの中の整理と優先順位付けに役立つ、シンプルなものが欲しいですか。市場で最も人気のあるメモアプリの1つであるEvernoteでは、メモの中でタスクを作成し、追跡できます。Evernoteでタスクの優先順位を付ける最適な方法の1つは、「やること」のメモを作り、重要なタスクを並べて、どれから取り組むかを計画することです。同じやることリストの機能を備えたEvernoteの代替ツールも数多くあります（Hive Notesもその1つです）。

優先順位付けは、世界中の人々が日々、大きな成果を上げる助けになっています。生産的な習慣を作り、時間とともにパフォーマンスと全体の生産性を高めます。ここで紹介したツールとテクニックを使えば、暮らし全体を大きく改善できます。それを望まない人はいないでしょう。