リモートチームと社員を効果的に管理する5つのコツ

リモートチームをどう管理するか。これは100万ドルの問いです。私たちは丸1年、リモートで働いてきました。この先もずっと、リモートワークが主な働き方として続いていきそうです。Slack、Dropbox、Skillshare、Twitterなど、世界中の企業が、社員の恒久的なリモートワークを後押しする流れを先導しています。リモートワークには多くのメリットがあります。家族と過ごす時間が増えること、通勤による温室効果ガスの排出が減ること、柔軟性が高まること、仕事と生活のバランスが改善することなどです。一方で、はっきりとした欠点もあります。同僚との働き方やチームの管理の仕方には、注意が必要です。

リモートチームの管理方法

リモートワークは、日々の生活の中でとても重要になりました。そこで、リモートチームの管理についてもう少し学べるコツを5つまとめました。チームを率いる方は、ぜひ実践して、チームの生産性が急上昇するのを確かめてください。

1. 共感をもって率いる

リモートチームの管理を考えるとき、共感は最も重要な要素かもしれません。誰もが自分なりの課題を抱え、それぞれ固有の環境で働いています。そのため、相手の働く状況に敏感になることが大切です。たとえば、仕事をしながら、3人の子どもの世話もしている人がいるかもしれません。日中に不定期でZoomミーティングに参加できるかどうかは、ほかのメンバーとは違うでしょう。

特にこうした困難な時期に共感をもって率いると、「あなたは大切で価値のある存在であり、一緒に協力して働きたい」というメッセージが社員に伝わります。社員が自分は評価されていると感じると、仕事の質が高まり、チームや組織への献身も深まります。リモートチームの管理について私たちがお伝えできるコツの中で、共感をもって率いることは、おそらく最も重要です。

2. 全員が同じスケジュールだと思い込まない

リモートワークから学んだことが1つあるとすれば、人の働き方は本当にさまざまだということです。リモートチームの管理を考えるときは、次のことを覚えておきましょう。メンバーの1人は朝7時に起きて1日を始めたい一方、別の1人は9時起きがよいかもしれません。働き方は人それぞれです。自分に合う働き方や時間帯が、ほかの誰かには合わない場合もあると、理解することが大切です。

ミーティングの日程調整でも、これは重要です。カレンダーに勤務時間を設定するよう、チームに勧めましょう。Gmailなら簡単に設定できます。会議に参加できる時間帯が分かります。締め切りが近くて集中する時間が必要なとき、通院があるとき、そのほかの理由でパソコンから離れるときは、カレンダーを埋めておくよう勧めるのもよい方法です。スケジュールに柔軟に対応することは、リモートチームの管理を考えるうえで大きなコツです。

3. 聞く、聞く、とにかく聞く

もうオフィスで隣同士に座って働いていないため、マネージャーとしてチームの声に耳を傾けることが、ますます重要になっています。人が受け取るコミュニケーションの手がかりの73%は、視覚から得られていると知っていましたか。つまり、Slack、Hive、Zoomで行うやり取りは、本当の気持ち、気分、ニーズを、あまり表してくれないということです。

それは何を意味するのでしょうか。メンバーが不安や気持ち、アイデアを伝えてきたときに、これまで以上に耳を傾けることが大切だという意味です。その形は人によって違います。ある人には、調子はどうかを少し頻繁に尋ねることかもしれません。別の人には、手いっぱいだと打ち明けてきたら、距離を置いて余裕を与えることかもしれません。

一般的には、すべての直属の部下と、週1回のミーティングをZoomで、ビデオをオンにして行う計画を立てるのがよい目安です。こうしたオンラインミーティングは、チーム全体でコミュニケーションの土台をつくるのに役立ちます。

4. プロジェクト管理ツールやコラボレーションツールを導入する

チームと一緒に働き、管理するときは、メンバーがその時々に何をしているか、おおよそ把握しておくことが大切です。特定のプロジェクトの進捗を何度もチームに尋ねるより、プロジェクト管理ツールでチェックリストやタイムラインを見られたら、そのほうがよいと思いませんか。そこで役立つのが、Hiveのようなツールです。Hiveなどのプロジェクト管理ツールを使えば、メンバーの進捗、タスク、起こりそうな障害を積極的に追跡できます。そのため、リモートチームを簡単に管理できます。Hiveのように、チャット機能が標準で備わっているツールなら、さらに便利です。チームとこまめに連絡を取れます。直属の部下とは、チャットで1日に少なくとも2回は話すことをおすすめします。

プロジェクト管理について、ほかにもおすすめを知りたい方は、次のツールもご覧ください。

• Trello

• Basecamp

• Notion

5. 明確な目標と期待を設定する

リモートでも対面でも、チームの管理を考え始めるときは、明確な目標と期待を設定することが常に重要です。リモートでは、コミュニケーションが自由に、安定して流れにくくなります。そのため、効果的に伝え、明確な目標を設定することが特に大切です。毎日同じ部屋やオフィスにいないために、一部のタスクや情報は、どうしても伝わる機会が減ります。

これを補うため、最初から、チームと個人に明確な目標と期待を設定しておきましょう。これにはいくつかの利点があります。まず、明確な目標があれば、直属の部下は最新の状況や新しい目標を何度も尋ねる必要がありません。目標のドキュメントやトラッカーを見るだけで、自分の進み具合を理解できます。さらに、チームと明確な目標を設定すると、形のあるものに向かって取り組めるため、評価され、感謝されていると感じてもらえます。

目標を設定するときは、SMARTという言葉を覚えておくと役立ちます。目標が次の条件を満たすようにしましょう。

• 具体的（Specific）

• 測定可能（Measurable）

• 受け入れられる（Acceptable）

• 現実的（Realistic）

• 期限がある（Timely）

チームに設定する目標が、この5つの面で整っていることは非常に重要です。全体のプロセスもスムーズになります。目標設定は大切ですが、リモートワークの欠点も考える必要がある場合があります。社員の先延ばし、タスクの回避、社内データの漏えいが心配なら、ユーザーの操作を監視するソフトウェアを検討するのもよいでしょう。必ずしも必要ではありませんが、さらに状況を見える化したいときのためのツールがあります。

この5つのコツから、リモートチームの管理について、役に立つ学びが得られたなら幸いです。ほかにも検討すべきコツや追加したいコツがあれば、下のコメントでぜひ教えてください。