オンライン会議をうまく進める9つのコツ

オンライン会議が仕事の一部ではなかった時代は、もう想像しにくいものです。2020年末に300人以上を対象に、これまでのリモートワークについて調査したところ、91%の人が仕事でビデオ会議ツールを使っていると答えました。これは、ほかのどの種類のリモートワークツールよりも大幅に高い割合です。  今ではZoom会議がカレンダーを埋め尽くしていますが、オンライン会議の進め方を改善したいと考える人は少なくありません。Zoom疲れを取り上げた記事が数多く出回るなか、会議を生産的にすることや効率を高めることが、これまで以上に重視されています。進め方が悪い会議で時間を無駄にするほど、もったいないことはありません。  この記事では、効果的なオンライン会議を進めるためのベストプラクティスを紹介します。すべてを取り入れる必要はありませんが、全員が楽しめるオンライン会議を開くための目安として活用してください。さっそく、これまでで最高のオンライン会議への一歩を踏み出しましょう。

1. 会議の目標を決める

自分のプロジェクトの会議でも、ほかの取り組みの会議でも、会議の目的を理解し、その目的に沿った目標を設定することが大切です。プロジェクト全体のなかで、この会議がどのような位置づけにあるかを考えてみましょう。次のステップに進むために、何を終わらせる必要があるでしょうか。  会議が始まる前に目標を決めておくと、準備のあらゆる段階で道しるべになります。会議で達成したいことに合わせて、誰を招待するか、何を話し合うか、どのくらいの時間が必要か、どんな情報を持ち帰る必要があるかを、より適切に決められます。 

2. オンライン会議のツールを選ぶ

市場には、オンライン会議のあらゆる場面をスムーズにするツールがたくさんあります。私たちは、会議向けのHive Notesを使い始める前にどうやって仕事をしていたのか、思い出せないほどです。まさに画期的なツールでした。ただし、オンライン会議の進め方によって、必要な機能や連携を備えたオンライン会議ツールを選ぶ必要があります。 では、どのような会議ツールが必要でしょうか。スケジュール調整ツールは、カレンダーを合わせて空き時間を見つけるのに役立ちます。ビデオ会議ツールは、会議を実際に開催し、全員をオンラインの「部屋」につなぐプラットフォームです。使う前に時間をとって、これらのツールを調べ、使い方に慣れておきましょう。トラブルシューティングが必要になる場面は、いつ来るかわかりません。  オンライン会議にどのツールが役立つかを知るために、次の質問を自分に投げかけてみてください。

• 全員が使えるビデオ会議プラットフォームはどれか。 自分がZoomやTeams、またはほかの人気のZoomの代替ツールを使っているからといって、ほかの人も使っているとは限りません。社内と社外の参加者がいる会議では、使用しているプラットフォームに全員がアクセスできるか、事前に確認しておくとよいでしょう。多くのツールには無料トライアルがあり、社外の参加者にも対応していますが、念のため確認しておいて損はありません。 

• 日程調整のサポートは必要か。必要な場合は、会議のスケジュール調整アプリを検討しましょう。すでにGoogleカレンダーで会議の招待を送っているなら、全員の空き時間を確認できるスケジュール機能が標準で備わっています。相手があなたのカレンダーに予定を入れられるツールを探しているなら、Calendlyをチェックしてみてください。

• 会議中に全員で共同作業をしたいか。会議の形式や目的によっては、全員が共同作業できるプラットフォームを選ぶとよいでしょう。Hive Notesは、全員が同時にメモを編集して書き込めるため、リアルタイムで共同作業をする会議ツールとして最適です。リッチテキスト、画像、GIFを使って、アイデアを出したり議事録をとったりできます。 

• スライドの発表、画面共有、情報の表示は必要か。必要な場合は、ビデオ会議プラットフォームが画面共有に対応しているか、またはプレゼンテーションソフトと連携できるかを確認してください。共有したHive Notesに画像、グラフィック、グラフを貼り付け、そのメモをZoomの画面で共有すれば、全員が参加しやすいインタラクティブなプレゼンテーションになります。 

• 次のステップをどう割り当てるか。次のステップはメールでフォローアップしますか。それとも、すでにタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使って、アクションを割り当て、進捗を追跡していますか。Hive Notesは、会議中に次のステップを割り当てるのにも役立ちます。Hive Notesなら、どの議題もアクション項目に変え、メモのなかで次のステップを直接割り当てられます。次の会議のときは、そのメモを見返すだけで、何が終わって何が終わっていないかがわかります。

3. 議題を作成し、事前に共有する

Doodleが1,900万件の会議を調べた調査では、43%の人が、会議の進め方が整理されていないせいで、ほかの仕事に十分な時間をとれないと答えました。また、38%の人は、整理不足のせいでプロジェクトへの集中が途切れると答えています。  議題は、全員の認識をそろえ、会議を整理するための最良の方法のひとつです。Zoom会議は対面ではないからといって、議題を省くべきではありません。むしろ、オンライン会議のほうが議題は重要かもしれません。考えてみると、メンバーが離れた場所にいるチームほど、全員の認識をそろえる必要性は高まります。新しい会議テクノロジーのおかげで、味気ない固定の議題とはお別れできます。Zoom向けのHive Notesなら、議題を簡単に作成し、既存の会議に紐づけて、会議の前に参加者全員へ共有できます。会議中は、議題を順に進めながら、すべての参加者がリアルタイムで入力したりアイデアを追加したりでき、各議題に対するアクションもその場で決められます。参加者にアクション項目を割り当てたり、会議に参加できなかった人にメモを共有したりすることもできます。全員が明確な次のステップを持ち帰り、抜け漏れが出ないようにする最良の方法です。さらに、このZoomアプリはHive Notesを会議ウィンドウのなかに表示するため、メモをとるときに複数のタブを行き来する必要がありません。まったく新しいオンライン会議の体験で、しかも永久に完全無料です。次のオンライン会議で使うには、Zoom MarketplaceのHive Notesアプリをダウンロードするだけです。

4. リマインダーを送る

誰にでも経験があるはずです。カレンダーの招待が受信トレイに埋もれたり、会議の招待に「はい」と返信し忘れたり、ほかのタスクに気をとられたりします。リモートワークに慣れ、完全にオンラインの世界で自分を整理する方法を身につけていくなかで、会議のリマインダーを送ることはこれまで以上に重要です。  参加者がオンライン会議を逃さないように、会議の開始30分前か1時間前にフォローアップのメールを送りましょう。Slackなどのメッセージングプラットフォームでやりとりしているなら、そこでカジュアルに送ってもかまいません。  使っている会議ツールに、リマインダーや通知の機能が組み込まれていないかも確認してみましょう。たとえば、会議向けのHive Notesを使うと、会議の開始10分前に全参加者へトースト通知が届き、Zoomを開くかメモをとるよう促されます。これまでになく手軽なリマインダーです。

5. 前向きな雰囲気をつくる

オンライン会議は、気まずいものである必要はありません。むしろ、オンライン会議は立場の差をなくし、全員に発言の機会を与えてくれます。大勢が集まる会議室では萎縮しがちですが、全員がパソコンの画面越しなら、初対面の人にアイデアを提案するときの緊張や不安が和らぎます。そのため、リーダーや主催者であるあなたには、オンライン会議の雰囲気をつくり、全員が安心して参加できるようにする役割があります。その方法のひとつがオンラインのアイスブレイクです。会議の冒頭の気まずい沈黙を和らげ、たいていは笑いも生まれます。1対1の会議や、全員が顔見知りの社内チームとの会議では、もちろん必要ありません。ただ、より良い関係を築いてチーム文化を育てたいなら、定例の会議に変化をつけるオンラインのチームビルディングの実施を検討してみてください。手を止めてチームのつながりに目を向けることは、最終的に今後の生産性につながります。

6. 会議に集中する

対面の会議と同じように、会議中の飲食やスマートフォンのチェックは避けましょう。可能であればカメラをオンにし、ほかの人にもオンにするよう促します。相手の反応が見えない会議ほど、進めにくいものはありません。カメラをオンにできない場合は、リアクションや絵文字を使って話し手に反応しましょう。ほかの人の邪魔にならないよう、マイクはオフにしておきます。会議のマナーに迷ったときは、カメラをオンにするかオフにするか、同僚の希望を聞いてみましょう。 ホストの場合は、質問ややりとりの時間を確保してください。参加者として質問があるときは、ホストから別の指示がない限り、話し手をさえぎらずにチャットで質問しましょう。

7. 会議が終わる前に次のステップを明確にする

会議後のフォローアップメールは、誰もがよく知っています。リーダーが話し合った内容をまとめ、次のステップを示すものです。理屈のうえではすばらしい方法ですが、フォローアップメールを送り忘れることはどれくらいあるでしょうか。さらに、会議が終わってからフォローアップが届くまでの数時間（あるいは数日）はどうでしょう。この空白は認識のずれを生み、生産性も下げてしまいます。  だからこそ、会議が実際に終わる前に、次のステップを明確にして担当を決めておくことが重要です。会議向けのHive Notesなら、共有した議事録から直接、次のステップを割り当てられます。Hive Notesでは、社内と社外の参加者にアクションを割り当て、タスクの期限を設定し、会議が終わったあとも進捗を追跡できます。   これらはすべて会議で使っているメモのなかで行えるため、全員が（文字どおり）同じページを見ていられます。会議が終わるのを待ってからプロジェクトに取りかかる必要はありません。次のステップはその場で割り当てましょう。そうすれば、全員が何をいつまでにすべきかを正確に把握して、オンライン会議を終えられます。 

8. 会議のあとにフォローアップする

チームが会議を終えたら、次は全員の認識をそろえるためのフォローアップです。通話が終わる前に次のステップを話し合っていれば、フォローアップのメールは明確で、短く、要点を押さえたものになるはずです。件名は直接的にし、できれば行動を促す内容にしましょう。必要に応じて背景を補足し、具体的なタスクと担当を示します。メールのマナーを身につけると、リモートチームとのコミュニケーションを改善でき、 キャリアをさらに前へ進める助けにもなります。

9. インタラクティブな要素でエンゲージメントを高める

オンライン会議では、同じ場所にいないことや、ほかのことに気をとられる機会が多いことから、参加者のエンゲージメントが下がる場合があります。インタラクティブな要素を取り入れると、参加意欲を高め、会議の効果も確かなものにできます。たとえば、投票、Q&Aセッション、少人数で話し合うブレイクアウトルーム、ブレインストーミング用のバーチャルホワイトボードなどです。しかも、こうしたツールのほとんどはHiveで見つかります。インタラクティブな要素は、参加を促すだけでなく、チームメンバーから貴重な意見を得るのにも役立ちます。会議中は自由な議論を促し、フィードバックを求めて、全員の声が届くようにしましょう。チームに参加を呼びかけると、オンライン会議の成果とチーム全体の満足度が大きく向上します。会議を成功させる鍵は、ツールやテクノロジーだけではなく、すべての参加者にとって協力的でインクルーシブな環境を育てることでもあります。これらの方法を使えば、オンライン会議のエンゲージメントと生産性をきっと高められます。今回のコツが、これまでで最高のオンライン会議を進める助けになれば幸いです。この記事に追加したいベストプラクティスはありますか。オンライン会議のコツを、ぜひ下のコメントで教えてください。ご意見をお待ちしています。あわせて、会議向けのHive Notesもチェックして、完全無料で始めましょう。