基準と指標でプロジェクトの成功を測定する方法

プロジェクト全体の成功を測る計算式は、毎回同じとは限りません。プロジェクトには多くの要素、ステップ、パーツ、目標があり、成功の形は期間中に変わることがあるからです。2022年末に完了したプロジェクトと、2023年第3四半期に取り組んでいるプロジェクトは、おそらく大きく異なるでしょう。この記事では、プロジェクトの成功という考え方と、その測定方法を取り上げます。Project Management Instituteが示す定義の一つは、プロジェクトが「納期内、予算内、仕様どおり」に完了したことです。これは非常に技術的な定義で、すべてのプロジェクトに当てはまるわけではありません。それでも、この定義の要素はプロジェクトの成功を測るうえで役立ちます。 ただし、成功を測る前に、まず自分たちなりに定義する必要があります。あなたとチームが集まり、社内にとって成功とはどのような姿かを考えましょう。キャンペーンの厳密なパフォーマンス指標や基準を重視しますか。それとも、クライアントのアンケートや顧客のNPSスコアで判断しますか。まずは、プロジェクトの成功の定義がなぜ重要なのかを見てみましょう。

プロジェクトの成功を定義する重要性

先ほど述べたとおり、「プロジェクトの成功」の定義が技術的な定義と似ているかどうかは、あまり重要ではありません。大切なのは、チームで社内の定義を決め、どこかに記録しておくことです。成功の指標や基準を測るルーブリックを作ってもよいですし、プロジェクトが「成功」するために達成すべき項目のリストを作ってもよいでしょう。 自分とチームにとっての成功の姿を定義できれば、先に進むのがずっと楽になります。主な理由を挙げます。

仲間意識が育ちます

チームメイトや社内の関係者がみな、プロジェクトの成功の目安を理解していれば、実現しようという意欲が高まります。プロジェクトやサブプロジェクトに明確な目標がないと、成功の定義が難しくなり、メンバーは簡単にやる気を失ってしまいます。また、共通の目標に向かって協力することになるため、本物のチームワークと仲間意識が組織に生まれます。

指標は宝物です

プロジェクトの成功を定義したら、KPIと指標を決めます。これらはチームにとって宝物です。KPIを監視することで、どこまで進んだか、どこを改善すべきか、目標までにあとどれだけの作業が必要かを正確に測れます。目標がARR100万ドルで、残り3か月の時点で58万ドルなら、ペースを上げる必要があるとわかります。私たちは、判断やプロジェクトの選択を支える確かな指標があるときに、最も力を発揮できます。

継続的な改善

もしARRの目標に届かなかったとしても、問題ありません。今回は従来の意味でプロジェクト目標を「達成」できなかったとしても、学びを活かし、方向転換して、来年に向けて改善できます。プロジェクトの成功を測ることは、失敗を測ることでもあり、失敗の分析も同じくらい重要です。失敗は終わりではありません。

プロジェクトの成功は上位の成功につながります

チームにとってのプロジェクトの成功の定義は、おそらくマネージャーや経営陣、さらに頻繁に協力する他のチームにとっての成功の考え方にも関わります。自分のチームの成功を定義しておくと、他のチームはあなたとどう連携し、協力するかを理解しやすくなります。そして、他のチームが自分たちの成功を定義する助けにもなります。

プロジェクトの成功を測定する方法

プロジェクトの成功の定義と、それを定義することの重要性がわかったところで、プロジェクト全体の成功を測る方法を掘り下げましょう。前述のとおり、プロジェクトの成功は技術的には、プロジェクトが「納期内、予算内、仕様どおり」に完了した結果と定義されます。では、実際にどうやって測ればよいのでしょうか。いくつかの方法を紹介します。

成果と仕様の比較

プロジェクトが終わったらすぐに、達成した目標と、当初定めたプロジェクトの仕様を比べてみましょう。これはおそらく、成功を測る最もわかりやすい方法です。主な目的とプロジェクトの目標は達成できたでしょうか。途中で、不要になった仕様はなかったでしょうか。プロジェクトの終了時と開始時で、目標がどう推移したかを把握することは欠かせません。プロジェクトを通じた成果を把握するには、メールをさかのぼって、すべてのプロジェクト要素をリストにまとめる方法があります。プロジェクト管理ツールを使っているなら、プロジェクトのホームを開くだけで、完了したタスクをすべて確認できます。理想的には、各タスクをより小さなプロジェクトに分けておくと、どこで最も多くの作業を終えたか、どこで目標を外したかがはっきりします。

顧客やクライアントの満足度

特定のクライアント向けのプロジェクトなら、完了時のクライアントの反応を読み解くことも、成功を測る方法の一つです。どんなフィードバックがあったでしょうか。クライアントの満足度は、通話やメール、アンケートフォームで気軽に集められます。プロジェクトの開始から終了までの満足度の上昇を正確に測りたい場合は、開始前にもクライアントにアンケートを取りましょう。一方、プロジェクトが顧客体験に関わるものなら、顧客満足度は成功を測る良い方法です。たとえばHiveで新機能を開発する場合、新機能についてどれだけ問い合わせが届くか、リリース後にNPS（ネットプロモータースコア）が平均して上がるかどうかが、成功の目安になります。NPSは、顧客ロイヤルティと満足度を示す重要な指標で、顧客が製品やサービスを他の人に勧める可能性を測ります。顧客は、フィードバックを製品を改善し続けるための手段と考えているため、体験について率直に話してくれることがほとんどです。ぜひ耳を傾けましょう。

プロジェクト全体にかかった時間

プロジェクトの期間を通じて最も価値のある資源の一つが、チームメイトの時間です。プロジェクトにかかった時間を正確に測り、できれば過去の似たプロジェクトと比べることは、成功を測る優れた方法です。時間はお金です。時間を記録する方法はいくつかあります。Hiveのようなプロジェクト管理ソリューションを使っているなら、ツール内に優れたタイムトラッキング機能とタイムシートがそろっています。プロジェクトやタスクにかけた時間を追跡したい大規模なチームに最適です。Hiveは堅実な選択肢ですが、タイムトラッキングに特化したTogglのような軽量なツールを使う方法もあります。どのツールを選ぶ場合でも、時間を細かく分けて記録すると、時間の行き先を把握しやすくなります。たとえば、プロジェクトの計画段階と実行段階で、それぞれどれだけ時間を使ったでしょうか。過去のプロジェクトと比べてどうでしょうか。

社内の成長とプロジェクトへの満足度

取り組んでいるプロジェクトが社内向けの取り組みなら、社員の成長と満足度を考えることも、成功を測る良い方法になります。マネージャーであれば、チームメイトに挑戦しがいがあり、同時に興味を持てるプロジェクトを任せたいものです。プロジェクトの完了時に、メンバーに充実感を尋ねてみましょう。プロジェクトに取り組むのは楽しかったか。自分にとって大切な大きな取り組みに、前進できたと感じたか。新しいスキルを身につけられたか。社員がワクワクして意欲的に働けることは、組織全体の健全さにとって大切です。成功を測る指標として、ぜひ検討してください。

Hiveでプロジェクトの成功を測定する

現実的な成功指標を定義することは、チームの全体的なパフォーマンスを正しく評価する最善の方法です。プロジェクト管理ツールを使えば、この大切な作業を進めやすくなります。Hive Goalsなら、効果的かつ自動化された正確な方法でそれができます。目標を設定し、どのように測定するかを決めるだけです。次の基準で進捗を追跡できます。

• 完了したアクション

• サブ目標のステータス

• 数値

プロジェクト全体にかかった時間を知りたい場合は、Hiveのタイムトラッキングを使いましょう。この機能で、タスクの完了にかかった時間を記録できます。Hiveでは、アクションごとに時間を自動で記録するか、手動で記録するかを選べます。アクションカードでタイマーをオンにすれば自動で記録され、1日、1週間、1か月の終わりにまとめて入力することもできます。Hive Goalsでは、次のこともできます。

• チームのために1つでも、10でも、20以上でも目標を作成し、全員が自分の貢献先を理解できます。

• 目標の追跡とレポートを一元化し、自動化できます。

• 他のシステムのデータをHiveに取り込み、運用とレポートを効率化できます。

• 目標を共有し、関係するチームメイトに割り当て、アクティビティを追跡し、期限を設定できます。

• 個別の目標や複数の目標に対して、チームと組織がどのようなペースで進んでいるかを把握できます。

• 色分けされた表示で、「順調」な項目がひと目でわかります。

• 進捗、成果、実績を振り返るときは、関連する情報をすべて簡単にエクスポートできます。

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プロジェクトの成功を測ることは、単純な作業ではありません。プロジェクトの終了時に成功を測るときは、いくつかの要素を考える必要があります。特に、投じた時間と、取り組むと決めた重要なマイルストーンを達成できたかどうかが重要です。ただし、プロジェクトの成功は、必ずしも指標だけで決まるわけではありません。社内外の満足度については、もっとあいまいな部分もあります。