締め切りを守るための7つのコツ

追い込みの時期です。今夜も遅くまで残業して、終わらないかもしれない締め切りに向き合っています。でも、慌てないでください。この悪循環は断ち切れます。いつも締め切りを守るのに苦労しているなら、The Deadline Effectの著者Christopher Coxが、本で紹介しているコツやテクニックをHiveだけに特別に教えてくれました。

Coxは言います。「この本は、効果的な組織が、人間の基本的な心理を変えずに先延ばしを防ぐ仕組みを作り上げた話です。問題は、締め切りを決めたとたんに、作業が期限ぎりぎりまで先送りされがちなことです。この現象には名前があります。デッドライン効果です。」

1. 事前にリハーサルをする

Coxは、締め切り管理についての知見をまとめるために、大型セールから大きなイベントまで、さまざまな締め切りがある企業を訪ね歩きました。まず指摘するのは、途中に締め切りを置くと、細かいミスを数多く防げることです。これは、ドライランや、舞台の準備のようなドレスリハーサルとも呼ばれます。

Coxは、シェフのJean-Georges Vongerichtenが、スタッフに食事サービスを教える様子を紹介しています。新人を集め、事務職の人たち向けにサービスを模擬的に行い、完璧に盛りつけた料理をすばやく出します。これはすべて、目を光らせる監督者の下で行われます。

Coxは言います。「最終的な締め切りまでの道のりにある、こうした毎日のチェックポイントは、Vongerichtenの言う『方程式』の大きな部分でした。千回練習しても、本当に試されるのは、実際に走り出して、穴にはまり、ドアに衝突されたときです。」

オフィスでは、ドライランをする余裕がないかもしれません。それでも、重要度が低く、学びになる作業を、大事な作業の準備と考えることはできます。すべての作業を学びの機会と見れば、プロジェクトがどんな流れで進むかが分かってきます。そうすれば、締め切りに追われていると感じることもなくなります。

2. チームを頼る

Coxは、感謝祭の日にBest Buyの店で働いた、ハラハラする体験談も紹介しています。仲間はこの締め切りにしっかり備えていました。ふだん従業員は、お客さまにより高い商品を勧めるよう言われます。しかしこの日は、目標を達成するために違う戦略を取りました。感謝祭では、お客さまを一番早く入れて、一番早く送り出すことがすべてでした。

支え合い、使命感のあるチームメンバーは、共通の目標をひとつ持っていました。シフトを乗り切り、お客さまの望むものを届けることです。Coxは、チームの専門知識と落ち着いた態度を活かして、仕事をやり遂げました。

いつもぎりぎりで締め切りに追われているなら、チームに頼りましょう。安定感と励ましをもらえます。

3. 柔軟性と継続性

直前の変更も、締め切りを守るうえで重要な要素です。Coxは、これを劇場がアンダースタディ（代役）を準備する様子にたとえます。代役に出番をぎりぎりまで伝えなければ、舞台に立つ準備はできません。大きな締め切りの前にプロジェクトを変えすぎれば、中途半端なものを提出することになります。

Coxは言います。「修正してよい時期が、はっきり決まっていました。結局のところ、それが、最終的な成果物がヒットするか失敗するかを分けることもあります。」

締め切りを上手に守るには、自分でも「代役」を投入できる柔軟性が必要です。同時に、最初からやり直すには遅すぎるときに、今あるものでやりくりする方法も知っておく必要があります。

4. 自分のためにやる

次にCoxは、締め切りをやる気を引き出す仕組みとして使えると指摘します。締め切りのないプロジェクトは、すべて自分のやる気しだいなので、頑張る気になれないかもしれません。しかし、Common Cents Labの研究では、締め切りがあるとプロジェクトを終わらせる意欲が高まります。ごほうびの大小は関係ありません。心理的には、今のコストが大きく、今のメリットが小さい作業に取りかかるよう、自分を納得させるのは難しいからです。それでも、より大きな目標（大きなプロジェクトでも、自由な時間が増えることでも）に向かっていると意識すれば、前に進むために必要な自分への励ましができます。

5. 締め切りを延ばすと悪化する

Coxによると、締め切りを守ることを考えるとき、望むと望まないとにかかわらず、頭上に暗い雲が垂れ込めます。先延ばしです。上司に締め切りの延長を頼みたくなっても、あとで大きな問題につながることがあります。

Coxは言います。「人が嫌な作業をしたがらないというだけではありません。問題は、私たちが時間に対して一貫性がなく、今を重視しすぎることです。コストも報酬も、将来になるほど過小評価しがちです。これを双曲割引と呼びます。」

双曲割引とは、プロジェクトが終わったときの達成感を、大幅に過小評価することだとCoxは言います。なぜか、目の前の短い締め切りのほうが、その締め切りを守れなかったときに受ける結果より、ずっと悪く思えます。しかし、それは現実ではありません。あなたの受け止め方にすぎません。

6. 現実的なスケジュールを立てる

作業にそれほど時間はかからないと思いたくなります。でも、締め切りを守るには、そもそも現実的な締め切りを設定することも大切です。

Coxは言います。「私たちの多くは楽観主義者です。食卓を囲む相手としては、それがいいのかもしれません。でも、将来を予測するのは下手だということです。プロジェクトに必要な時間を少なく見積もります。予算があるプロジェクトなら、費用も少なく見積もります。」

研究によると、すべてが最高にうまくいく前提でスケジュールを立てても、その締め切りを守れる人は30%にとどまります。これは「計画錯誤」と呼ばれています。

Coxは言います。「計画錯誤とは、プロジェクトを完了するための最も楽観的なスケジュールに飛びつき、その予測を見直すきっかけになる情報を無視してしまう傾向のことです。」ですから、ヒーローを気取って、すぐに仕上げると言わないでください。質の高い成果を出すために、余裕のある時間が必要かもしれません。

7. 同じ失敗を繰り返さない

最後にCoxは、締め切りを守ろうとした人たちが、双曲割引にも計画錯誤にも陥らなかった例を紹介します。彼らは失敗から学びました。

Coxは言います。「予測の問題は、どの作業も初めての問題のように扱ってしまうことです。私たちは左から右へしか見えません。仕事をどう終わらせるかというストーリーを作りますが、自分や他の人が過去に行った似たプロジェクトの証拠は無視します。」

Coxは、ある研究を紹介します。参加者が作業を終える前に、過去に自分で決めた締め切りを思い出すよう促された研究です。その結果、締め切りを守れるかどうかの予測が、はるかに現実的になりました。締め切りを守ってきた過去から学ばなければ、同じように守れない状況を繰り返すことになります。