分散型チームがハイブリッドチームの次の形になる理由

分散型チームは、ハイブリッドチームを指す新しい流行語ではありません。世界各地の人材を結び付ける、まったく異なる形態です。ある面では、分散型の働き方は、ハイブリッドワークそのものよりも、これからの仕事に適しているかもしれません。その理由を見ていきましょう。

分散型チームとは？

分散型チームとは、全員が異なる都市から働くチームです。共通の主要拠点で働くことはなく、特定の出張、対面の顧客会議、カンファレンスを除けば、直接会うことはほとんど、あるいはまったくありません。

時間帯や予定は異なっていても、適切に運営すれば、優れたコミュニケーションとチームワークの好例になります。Harvard Business Reviewの研究によると、分散型チームは同じ地域のチームより効率よくプロジェクトを完了していました。同じ地域のチームは、失敗しつつあるプロジェクトを早く断念する一方、成功するプロジェクトの完了にはより時間がかかっていました。

分散型チームとリモートチームの違い

分散型チームとリモートチームには、いくつか明確な違いがあります。リモートチームは、同じオフィスに所属しながら在宅で働く従業員で構成されます。ハイブリッドチームもまた異なり、同じオフィスで働く人と在宅で働く人が混在します。一方、分散型チームには同じ場所にいる人がいません。各メンバーが世界各地のオフィスにいても、全員が戻る共通の中心拠点はありません。在宅で働くメンバーもいます。

分散型チームの利点

対面やハイブリッドのチームが未来の形に見えるかもしれませんが、分散型チームも新鮮で先進的な働き方を提供します。リモートチームでは対応できないこともある、自由、生産性、柔軟性の向上や、企業文化の充実が期待できます。

1. 世界に広がる基盤

分散型チームの大きな特徴は、自然に世界へ広がる基盤です。小さな企業でも、海外の人材を採用すれば、優秀な働き手を見つけ、活動範囲を広げられます。国際的に採用する利点には、候補者の増加や多様な文化的視点があります。さらに、異なる国の従業員はそれぞれ独自の人脈を持ち、草の根マーケティングに似た形で、周囲にブランドを知ってもらえます。

2. 柔軟な勤務時間

パンデミック以降、柔軟な勤務時間は、求職者にとって極めて重要になりました。分散型チームは、柔軟な予定を試すのに最適です。時差と継続的な非同期コミュニケーションにより、いつ、どう働くかを従業員がより自律的に決められます。働く人の43%が柔軟な予定で生産性が高まると答える時代に、この自律性は従業員の満足と企業の発展につながります。

3. 生産性が大きく向上する

研究では繰り返し、分散型の働き方が高い生産性を生むことが示されています。Stanfordの報告では、チームと離れて働く従業員は、気が散ることが少なく、休憩も短くなっていました。メンバーとの関係をより体系的に保ち、十分に絆を深める機会と効率的なオンライン会議を設けることで、ほかのチームには難しいことを実現できます。個人作業と共同作業を最適に組み合わせ、生産性を最大限に高められます。

4. 自由を大切にする文化

分散型チームは、新しい企業文化も育てます。経営側から見れば、柔軟な予定と世界的なつながりを持つ勤勉な従業員は、ほかの人の目標になります。幸福感があり、国際感覚と文化への配慮を持ち、時差や言葉の壁を越えて伝えられるメンバーは、各拠点の同僚にとって優れた手本です。メンバーにとっても、従来と異なるチームの形は、刺激や活力、意欲を与えてくれます。

分散型チームの成功に必要なもの

うまく機能すれば効果的ですが、全員が適切な力を注いで共同作業の方法を磨くことを怠ると、チームは崩れることもあります。適切な境界線、優れた技術、そして力を発揮する枠組みを提供する優秀なリーダーが必要です。

境界線を伝える

成功のための最も重要な手段は、優れたコミュニケーション能力です。同期と非同期の両方のやり取り、日程調整、対立の解決、優先順位付けに長けている必要があります。そして特に大切なのが、適切な境界線の設け方を知ることです。

分散型チームでは、対応可能な時間の管理が難しい場合があります。自分が働いていない時間に仕事をするメンバーに応じるため、常に勤務していなければと感じることもあります。こうした行き違いには、境界線の設定が役立ちます。カレンダーの空き時間を共有したり、会議で自分の余裕を率直に伝えたりして、連絡を受けられる時間を明確にできます。

優れたデジタルツール

どのチームにも優れたデジタルツールが必要ですが、分散型チームには特に欠かせません。How Life Unfoldsの調査では、回答者の75%が、リモートワークによって「デジタル過負荷」を感じるようになったと答えました。コミュニケーションをリモートワーク用ツールだけに頼る分散型チームでは、深刻な燃え尽きにつながる可能性があります。

デジタルツールが唯一の連絡手段なので、チャンネル、プラットフォーム、ソフトウェアの種類を増やしすぎて、やり取りを混乱させないことが大切です。技術による疲弊を避けるため、ほかのソフトウェアと連携できるものを探しましょう。

頼れる管理者

最後に、優れたリーダーなしでは分散型チームは成功しません。優秀な管理者は、時差への対応、誤解の解消を助け、信頼できる環境を育てます。

ほかの優れた管理者と同様、期待することを明確かつ簡潔に伝え、意見にも耳を傾ける必要があります。さらに、チーム文化に継続的に力を注ぎ、例えば次のような交流を意識的に企画することも必要です。オンラインのコーヒーブレイク。

分散型チームのコミュニケーションにHiveが役立つ理由

リモート、出社、ハイブリッドのいずれでも、Hiveにはチームの認識をそろえるためのツールがそろっています。プロジェクト管理プラットフォームとしてHiveを使うことで、社内のデジタル過負荷や技術による疲弊を最小限にできます。個別、グループ、プロジェクトのメッセージで会話し、不要なメールの増加を避けられます。まさにそのようにHiveが支援したのがSmartPro Financialです。 全米80人のファイナンシャルアドバイザーからなるリモートのネットワークを支える、金融助言会社です。

「月曜の朝に仕事を始めると、全員に約200通のメールが届いていました」と、SmartPro Financialの最高執行責任者Joe Loughranは話します。「Hiveでプロジェクト管理ができるようになり、そうしたメールが減りました。メールを書く時間が減ったので、仕事も早く終わるようになりました」

チャットだけでは足りなければ、Hiveのビデオチャットに入るか、ZoomとGoogle Meetsのショートカットからビデオ会議を開けます。会議の前、最中、後にメンバーとリアルタイムで編集できる共同文書で、会議メモも取れます。 

Hiveはチームの状況を見えるようにし、つながりを提供して、会社の透明性を支えます。誰が何をしているか、何が割り当てられ、予定されているかを簡単に確認し、プロジェクトの進捗もひと目で追跡できます。 

分散型チームの共同作業に特に役立つHiveの機能： 

• 個別、グループ、チャンネルで会話できる標準搭載のチャット。 

• 時差や勤務場所が異なっていても、タスクカードへのコメント、ファイル共有、メンバーとのリアルタイムの共同作業が可能です。

• 一元化されたワークスペースへのアクセス。世界中のメンバーが、すべてのプロジェクトファイル、タスク、連絡チャンネルにアクセスできます。 

• Slack、Google Drive、GitHubなど、多くの外部ツールと連携し、使い慣れたツールを使いながらHiveで効果的に共同作業できます。

• 共同編集メモと個人用メモ

• タスクへのファイル、URL、メールの添付

• 文書、画像、動画、URLの校正

• ワークフローとレポートの承認 

• 共有可能なフォーム