チームに最適なプロジェクト管理手法の見つけ方

プロジェクトマネージャーの成功の中心には、プロジェクトを開始から完了まで導くための原則、戦略、体系的な技法があります。それらを組み合わせたものが包括的なプロジェクト管理手法であり、プロジェクト管理ツールを使って実践できます。

プロジェクトのリーダーとして、顧客、関係者、プロジェクトの種類、チームメンバーとうまく合う戦略を選ぶことは、プロジェクトマネージャーの責任です。これらの技法はどこから生まれたのでしょうか。長年にわたり、さまざまなプロジェクトやチームの管理を効率化・改善しようとする先駆者たちが、多くの手法を開発してきました。

プロジェクト管理手法とは

個々のプロジェクト管理手法を詳しく見る前に、一歩引いて、手法全体の重要性を考えてみましょう。

そもそも、手法とは何でしょうか？

プロジェクト管理手法とは、あるプロジェクトの全工程を通じて継続的に実施する実務や方法の組み合わせです。構想から完了まで、プロジェクトの管理方法や、チームがそのプロジェクトにどう取り組み、作業するかを定めます。

手法そのものを、プロジェクト管理ツールの1つと考えることもできます。

代表的な7つの手法

手法の普及と必要性を考えれば、管理のスタイルと同じくらい多くのプロジェクト管理手法があるのも不思議ではありません。自分のニーズにぴったりの手法を探す新人のプロジェクトマネージャーには、少し圧倒されるかもしれません。しかし、選択肢が豊富なのは良いことです。

各手法の特徴を調べ、理解し、自分の目標に応用することで、プロジェクトマネージャーは効果的な手法を自分の管理スタイルに取り入れ、チームメンバーとより良く協力できるようになります。

それでは、特に人気のある7つのプロジェクト管理手法を見ていきましょう。

アジャイル

アジャイル型のプロジェクト管理手法は、顧客やプロジェクトの成功に関わる人々とのコミュニケーションと共同作業を優先します。プロジェクトマネージャーとチームは、プロジェクトを段階に分けます。各段階で関係者に進捗を伝え、その意見を後の段階に反映します。計画、作業、協力、調整という過程を通じて、継続的な改善につながります。アジャイル手法の核心は、変化に対応し、どの部分が進行中かを確認することです。頻繁な確認を行うため、不確実性を伴う複雑なプロジェクトや、柔軟性の高いプロジェクトに最適です。厳密には、アジャイルはプロジェクト管理の分野で広く使われる言葉で、アジャイル手法が重視する価値観や、その原則を取り入れた枠組みを指します。こうしたアジャイル手法は非常に人気があります。実際、以下で紹介する2つの手法（かんばんとスクラム）は、アジャイルの中核となる価値観を実践するためによく使われる枠組みです。

かんばん

かんばん方式は非常に適応性の高い枠組みで、特に知識労働に適しています。なぜそれほど柔軟なのでしょうか。組織やチームが、既存のワークフローを崩さずに導入できるからです。

この手法の名前である「Kanban」は、対応可能な量を示す中国語の「看板」を意味する言葉です。つまり、かんばんは、チームメンバーが仕事を管理し、ワークフローの捉え方を変えるための視覚的な手掛かりです。かんばんボードのソフトウェアでタスクを「未着手」「進行中」「完了」に視覚的に整理すると、進行中の仕事量を制限すべき時期を理解しやすくなります。タスクを列から列へ移すことで、流れを管理して仕事を前に進めるだけでなく、やることが多すぎて完了が少ないときに起きる停滞も解消します。

チームの既存のワークフローを大幅に変えずに、提供までの時間を短縮し、生産性を最大限に高めます。

スクラム

スクラムも人気の高い手法であり、かんばんと同じくアジャイルの枠組みです。7人未満ほどの小規模なチームで最も効率的に活用できます。特定の役割と作業上のイベントを通じてプロジェクトを作り上げ、完了させる点が、他のアジャイルの枠組みと異なります。スクラムでチームメンバーが担う3つの役割は、関係者と最終的な顧客を代表するプロダクトオーナー、プロジェクトや製品そのものを開発するチーム、そして特に重要なスクラムマスターです。スクラムマスターは、スクラム手法の中核となる原則やイベントが守られていることを確認し、チームが責任を果たせるようにします。イベントには、スプリント計画、スプリント、スプリントレビューがあります。スプリントは通常1か月間で、プロジェクトの1つの目標、増分、または段階を達成します。

毎日同じ時刻に行う15分間の「デイリースクラム」も、この手法の特徴です。チームメンバーが進行中のスプリントについて前日の進捗を話し合い、翌日に向けた見通しを定めます。

特に、スクラムは1人のプロジェクトマネージャーの指導への依存が小さい手法です。そのため、自立性と意欲の高いメンバーが中心となる、小規模なチームに最も適しています。

ウォーターフォール

ソフトウェア開発者に人気のあるウォーターフォールは、事前に計画した順序どおりのワークフローに全面的に基づく手法です。アジャイルの価値観に沿った手法と異なり、プロジェクトの完了まで厳格で、変更が難しい方法です。ただし、明確な段階に分けられる点では、これまでに紹介した手法との共通点もあります。利点として、チームが理解しやすく、導入しやすい傾向があります。分かりやすい進め方は体系的で、文書に基づいているため、必要に応じてプロジェクトの途中で新しい人材を迎える際にも役立ちます。

プロジェクトマネージャーは、期間が短く、小規模でリスクの低いプロジェクトで、ウォーターフォール方式をよく選びます。製品の要件が明確に示されているチームや、変更・調整の余地がないプロジェクトにも最適です。

PRINCE2

PRINCE2手法の名前は、PRojects IN Controlled Environments（管理された環境でのプロジェクト）の略です。「2」は、元のPRINCE方式の後継であることを示しています。PRINCEはもともと英国政府向けに開発されました。第2版のPRINCE2は現在も世界各国の政府で使われていますが、一般的なプロジェクト管理手法として、より幅広く活用できます。

PRINCE2は、大きなプロジェクトを小さく分割したいというチームのニーズと、完了まで変更や柔軟性を保つことを両立します。

大規模なプロジェクトを指揮するプロジェクトマネージャーにとって、優れた選択肢です。政府規模のプロジェクトは、他のプロジェクトより大きく、要求も厳しいことが多いため、PRINCE2はしっかりした構造と組織化を重視します。開始前に計画を定める必要がありますが、たとえばウォーターフォールよりも、後から変更できる余地があります。

シックスシグマ

定義、測定、分析、改善、管理は、シックスシグマのプロセスで実施する5つの手順です。頭文字を取ってDMAICと呼ばれます。

具体的には、顧客と製品要件を定義し、現在の実績を測定してデータを集め、不足を見つけます。次に測定データを分析し、その結果を使って改善や調整が必要な部分を良くします。最後に、改善が維持されるよう管理します。

シックスシグマは、大量生産で品質管理を行い、より均一な製品を提供するためによく使われる点で、この記事の他の手法と異なります。シックスシグマと、その中のDMAIC手法は、既存の仕組みや当初の仕様を分析し、完成度を高めることに重点を置いています。

そのため、シックスシグマは主にデータに基づいて進められ、効率を高め、生産工程を最適化したい大規模な組織で最も効果を発揮します。

[caption id="attachment_4459" align="aligncenter" width="609"] 画像出典：Business Jargons。[/caption]

クリティカルパス法（CPM）

クリティカルパス法は、プロジェクトに不可欠な主要タスクをもとに、プロジェクトの流れを整理する手法です。リーダーは完了に必要なタスクを体系的に一覧にし、それぞれに必要な時間を見積もります。その情報から、プロジェクトの完了予定日を求めます。

同様に、プロジェクトを構成する個々のタスクに必要な資金の内訳をもとに、CPMで予算を見積もることもできます。

CPMという名前は、プロジェクトに欠かせない要素が1つでも完了しなければ、プロジェクト全体も完了できないという考え方に由来します。これらの主要タスクが「クリティカルパス」を作り、プロジェクトの完了と成功へつながります。人気のプロジェクト管理ソフトウェアを愛用する方には、うれしい情報があります。多くの製品には、プロジェクトの流れを整理し、その図から予算やタイムラインなどの全体条件を見積もる、クリティカルパスの管理ツールが備わっています。

それぞれに最適な手法の選び方

これらの手法で最も大切なのは、実際に活用することです。

原則の背景にある理論は、どのプロジェクトマネージャーも読んで理解できます。しかし、理論だけではプロジェクトの完了や進捗につながりません。原則や枠組みを実践できなければ、大きな成果は望めません。

だからこそ、特定のプロジェクトで、チームがうまく実践できる手法を選ぶことが重要です。

では、チームとプロジェクトに最も効果的な手法を、どう選べばよいのでしょうか。採用する手法を決める際は、次の点を確認しましょう。

1. チームメンバーを分析

チームメンバーの働き方を理解することは、プロジェクトマネージャーの責任の1つです。各プロジェクトのメンバーや、チームがどう協力しているかを把握していなければ、適切な手法を選ぶ手掛かりがありません。

たとえば、チームが自発的に動くのか、体系的な指示を必要とするのかを考えると、手法選びに役立ちます。

1. 自分のリーダーシップのスタイルを評価

プロジェクトマネージャーによる明確な指導が必要な手法もあれば、計画どおり進むよう見守る人がいれば十分な手法もあります。控えめで裏方に徹する管理スタイルの方は、スクラムなどの手法で、より良いリーダーになれるでしょう。

意欲が高すぎて一度に多くを引き受け、チームに負担をかけがちなリーダーは、かんばんの技法を取り入れ、組織の現在の仕事量を評価するとよいでしょう。

1. プロジェクトの要件を詳しく確認

プロジェクト管理の専門家は、プロジェクトを分解して要件や条件を把握する重要性を理解しています。しかし、その深い理解が最適な手法選びにどうつながるかは、十分に認識していないかもしれません。

まだ内容を練る必要があるプロジェクトには、柔軟な手法が適しています。一方、要件や期限が厳密なプロジェクトには、途中の変更を認めない厳格な進め方が役立ちます。

1. 顧客を考慮

プロジェクトの内容だけがすべてではありません。管理の方法には、顧客がプロジェクト自体と同じか、それ以上に影響することもあります。顧客と率直に話せる関係を築き、顧客自身の目標、柔軟性、タイムライン、そのほか完了の進め方に影響する要素を理解しましょう。

ハイブリッド手法

最後に、うれしいことに、プロジェクト管理の専門家は1つの手法だけを選ぶ必要はありません。2019年の調査では、回答したプロジェクトマネージャーの89%が、所属組織はハイブリッド手法を使っていると答えています。

つまり、大多数のプロジェクトマネージャーは、異なる手法の中から自分のプロジェクトに最も役立つ部分を選び、独自に組み合わせて同時に実践しています。このようなハイブリッドの進め方があるからこそ、先ほど紹介したような主要手法を実務で使える程度に理解する必要があります。理解がなければ、現在のチームのニーズに適応できません。

多くの手法に加え、ハイブリッドという選択肢もあるため、手法選びに唯一の「正解」はないと理解することが重要です。プロジェクト管理ツールを使って、これらの戦略を実践することも役立ちます。私たちのおすすめはHiveです ;)

最終的には、チームのリーダーやマネージャーが自分たちの強みと弱みを把握し、各手法がその特性にどう合うかを理解していれば、適切な選択ができます。