短時間でより多くをこなす、紙とペンの簡単な仕事術4選

現金はカードに、ノートはタブレットに置き換わりつつあります。「それでも、素晴らしい発明がこれほどある中で、生産性と創造性では、今も紙とペンが一番です」と、ベストセラー作家で生産性コンサルタントのAdrian Shepherdは述べています。

手書きは入力より遅く手間がかかりますが、情報を処理し、自分に分かる形でまとめることを促すといいます。スペルチェックがないため、読み書きや読解力の向上にも役立ちます。また、書くことで短期的に記憶しやすくなります。

スマートフォンやアプリは、その場では時間を節約しているように感じられます。しかし、全体で見ると、低技術の方法の方が、意外にも短時間で多くをこなす助けになるかもしれません。

「アナログな方法には不思議な力があります。脳がプロセスにより深く関わるからです。書くときは、考えざるを得ません。さらに、パソコンやiPadと違い、気を散らすものもありません」とShepherdは付け加えます。

画面を一切使わずに生産性を高める、紙とペンの簡単な仕事術を4つ紹介します。

1. 日本式の索引

Shepherdは日本に25年住んでいます。初期のキャリアでは教師をしており、仕事にも応用できる多くの工夫を生徒から学びました。特に気に入っているのは、ノートの最後のページを索引にして、メモを整理する方法です。手順を紹介します。

「新しいプロジェクトが始まったら、ノートを取り、最初の3ページを使って作業します。それから最後のページを開き、1行目にプロジェクト名を書きます。例えば『新しい会計システム』です。」

「次に、メモを書いたページに戻ります。索引でタイトルを書いた行と同じ高さで、ページの右端にペンやマーカーで印を付けます。」

これで素早くページを探せ、整理したメモを実際に使えるため、後から確認する会話も減らせます。どこに何を書いたか思い出せず、せっかくのメモを見返さなかった経験はあるでしょう。

「この方法なら、各プロジェクトに十分なページを先に割り振る心配なく、1冊で複数を扱えます。別の項目にも素早く移れます。」

2. Post-itの活用術

色分けしたプロジェクト管理ボード、重要ページの目印、同僚への伝言など、Post-itには多くの用途があります。その中でも、簡単で生活を変え得る使い方は、スマートフォンのリマインダーの代わりにすることです。うっかりしやすい人でも、蛍光色の紙は見過ごしにくく、再び忘れにくくなります。

「最も便利なのは、家のどこにでも貼れることです。鏡に貼ると、よいリマインダーになります。朝起きたときや夜寝る前に、顔を洗い、歯を磨く間に見えます。冷蔵庫も適しています」とShepherdは話します。前向きな言葉や名言を書くのにも使っています。

「鏡には、好きなJim Rohnの言葉『簡単になることを願うのではなく、自分がよりよくなることを願いましょう』を貼っています。もう12年になります。その間に私が大きく変わったのも、不思議ではありません。」

3. ToDoリストを一段高める

1900年代初頭、コンサルタントのIvy Leeは、Andrew Carnegieの右腕Charles M. Schwabのオフィスを訪ねました。与えられたのは20分だけでした。Leeは、展望を実現するために毎日すべき最重要のことを一覧にするよう求めました。そして、重要な順に実行し、終えるたびに毎日線を引いて消すよう伝えました。後にSchwabは感謝し、その助言に$25,000を支払いました。このインフレ計算機によると、現在の$800Kに相当します。

この高価な助言は、今でも有効です。「ToDoリストは単純ですが、使わない人の多さには驚きます」とShepherdは話します。自身のリストには、いくつかの工夫も加えています。

「まず、No.1のタスクは、他の項目の2倍の大きさにします。リストの目的は全部を終えることではなく、最も重要なことを終えることです。一番大切な目標を大きく書くと、その重要性を心理的に思い出せます。」

また、各タスクの横に、関与してもらう人の名前を赤字で書き、関係者を素早く巻き込めるようにしています。

4. プレゼンテーションの原稿を書く

発表の予定があるなら、内容をすべて手書きしてみてください。本当に、全部です。「今は多くの人がパソコンを使います。編集が簡単で、切り貼り、移動、表現や言い回しの使いすぎの検索もできます。便利です」とShepherdは述べています。

「しかし、発表を身に付けるには、手書きが最良の味方です。入力するだけより、覚えやすく、本番の出来もよくなります。」最初に時間はかかりますが、何度も練習する必要を減らせます。また、聞き手を引き込み、印象に残る伝え方になり、賛同を得て、望む結果へ早く進む助けになります。

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