一流の経営者に学ぶ、生産性を高める20のコツ

責任感を保つために生産性アプリに作業を記録する人もいれば、ブログや書籍で生産性に関する心に響く名言を探す人もいます。職場でやる気を引き出す方法は人それぞれですが、前に進み続けるための生産性のコツを探したくなる時期は、誰にでもあります。自分には関係ないと思うなら、こちらをご覧ください。調査によると、8時間の勤務日のうち、平均的な働き手が生産的に働けているのは2時間53分だけです。改善の余地は大いにあります。

成功は運によるものか、努力によるものかという議論は長く続いています。どちらの立場でも、最も成功している人たちは、才能と時間、そして全体的な生産性を最適化してきました。生産性の課題を乗り越え、仕事量を最適化する方法を見つけた人が、最終的に業界のリーダーになります。ここで紹介する人たちは、まさにそれを実践してきました。多くの人が日々のキャリアで直面する苦労を、乗り越えてきたのです。

そこで、最高の人たちに学びましょう。仕事をより早く終わらせるための、役立つ生産性のコツを紹介します。

1. 毎日目標を設定する

「毎日、取り組みたい重要な目標を把握しましょう。私は、その日の価値の高いタスクや目標を少数だけ書き出します。」– Rachel Haurwitz、Caribou BiosciencesのCEO

Haurwitzさんは、毎朝白紙を前に座り、「今日、会社をどう前進させるか」と自分に問いかけるそうです。同じようにすれば、その日に終わらせるべき最も重要なタスクが見えてきます。リストを保存しておけば、チェックを入れながら進捗を確認できます。

1日の終わりに振り返って「今日、何をやり遂げたのかよく分からない」と思ったことは、何度ありますか。誰でも、単純な作業や繰り返しの作業に時間を使う必要はあります。それでも、働く1日1日は、将来の成功につながっているべきです。

ときには、このようなリストを使うことで、軌道に乗り続け、やる気を保てます。整理されていないアイデアに圧倒されたり、時間の使い方を考えながら慌ただしく動き回ったりせず、1日を1つずつ進められるからです。整理整頓が好きな方は、目標管理アプリを使う方法もあります。どこからでもリストを作成し、達成したことを記録できます。

2. 最も難しいことを最初にやる

「私がずっと気に入っている生産性のコツは、「カエルを食べる」ことです。1日の最初に、最も難しいタスク、または最も気が進まないタスクに取り組むという意味です。」– John Furneaux、Hive CEO

その日のToDoリストを作成しました。でも、どこから始めればよいでしょうか。HiveのCEO、John Furneauxは、朝出社したら、最も気が重いタスクから片付けるべきだと言います。

1日の早い時間帯は、一般的にエネルギーが最も高く、気が散ることも最も少ないため、難しいタスクに集中しやすくなります。最も難しいタスクを先に片付ければ、1日を前向きな気持ちで始められます。この習慣を続けるコツは、気が散る要因をすべて遮断することです。その日の最も難しいタスクが終わるまで、メール、スマートフォン、SNSは確認しないようにします。

3. 毎週金曜日に1週間を振り返る

「毎週末に手帳を見直しましょう。文字通り、印刷して見直します。時間の使い方が変わります。」– Scott Farquhar、Atlassianの共同CEO

夜、頭の中をたくさんの考えが駆け巡ったまま眠りにつく人がいます。目前に控えることでストレスを感じているため、今しがた終えたことを振り返る時間がほとんどありません。

Farquharさんは、この生産性の名言を詳しく説明しています。毎週時間を確保して前の週を振り返り、次の3つの大切な問いに答えるそうです。

1. 達成したかったことを達成できたか。
2. 参加したすべての場に、自分が出る必要があったか。
3. 同じ成果を、もっと短い時間で出せなかったか。

これは、時間を本当にうまく管理し、使えているかを見極める強力な方法です。

4. 1日で最も生産的な時間帯を知る

「自分の脳がどう働くか、いつが最も生産的かを理解しましょう。私は、生産的な時間をできるだけ長く保つために、ランチミーティングをやめました。」– Ryan Smith、QualtricsのCEO兼共同創業者

誰にでも、集中力や創造力が特に高まる時間帯があります。朝にそれが訪れる人もいれば、昼食後、あるいは夕方から夜にかけてという人もいます。

Smithさんは、最も生産的な時間は朝から午後の早い時間まで続くと言います。そのため、会議やビデオ通話は後の時間に入れる習慣をつけ、最も生産的な時間を邪魔されないようにしています。

ランチミーティングは入れず、昼食の時間にも仕事を進めることが多く、それによって最も多くの成果を出せています。さらに、優先順位をつけてスケジュールを組み、最も集中力と創造力が必要なタスクを、取り組む力が最も大きい1日の始めに置いています。

5. まずは5分だけ始める

「やりたくないことがあるなら、少なくとも5分はやると自分と約束しましょう。5分たてば、最後までやり遂げてしまいます。」– Kevin Systrom、Instagram共同創業者

先延ばしは生産性の敵です。それでも、私たちは誰でも一度は先延ばしをしたことがあります。

Systromさんは、先送りにしていることを5分だけやると決めて、先延ばしを克服しているそうです。5分が終わる頃には、座ったまま全部やり終えています。

これは、始めることが最も難しく、行動することが最も大切だという好例です。後回しの方がよいこともあります。ただ、たいていは、小さなことをさっさと片付けた方が生産性は上がります。流しに皿をためずに、すぐに洗ってしまうようなものです。

6. 自分の優先順位を理解する

「「時間がない」と言うとき、本当は「優先事項ではない」という意味です。もし誰かが、時間がないと言っていることをやるだけで大金を払うと言ったら、きっと時間を見つけるでしょう。つまり、時間の問題ではありません。優先順位リストの上位に上がっていないだけで、それで問題ありません。理論上は良さそうでも、今の自分には合わないことはたくさんあります。その現実を受け入れれば、時間の主導権を取り戻せます。」 – Laura Vanderkam、作家・生産性の専門家

Laura Vanderkamさんに話を聞いたとき、生産性を最大化する方法について、著書 168 Hours: You Have More Time Than You Think. から得られる最大の教訓を教えてもらいました。大切なのは、実際にどれだけ時間があるかではなく、その時間をどう使うかを選ぶことだそうです。この小さな考え方の転換には、力があります。あなた自身が1日の主導権を握れるからです。リストのすべてをこなそうとして、圧倒されたり時間に追われたりする代わりに、最優先の事項を見極めて、そこに集中します。ほかのことは待てます。

7. 境界線を引く

「最高の仕事をするために、私は1つのタスクを終えてから次に進み、そのタスクに全力を注ぐようにしています。最初からスケジュールや境界線、期待値を決めておかないと、人に付け込まれてしまいます。だから、自分の境界線がどこにあるのかを意識し、それをどう周囲に伝えるかが大切です。」– Karen Edgar、WarnerMediaのHBOプログラムマネージャー 

この感覚は誰でも知っています。ToDoリストを作り、1日に取りかかろうと席に着くと、何時間も質問やSlackのランダムなメッセージに答えて過ごしてしまいます。気がつけばもうお昼で、あれこれ手をつけては放り出し、次にどこへ集中すればよいか分かりません。さらにつらいのは、自分のToDoリストにはまだ手もつけていないことです。

こうした不要な中断や気の散りを減らすため、Karen Edgarさんは、最初から同僚との間に境界線を引いています。自分のタスクのために確保したい時間帯はありますか。質問を受け付ける時間帯はありますか。こうした境界線を決めて、効果的に伝えることは、期待値の管理や、スケジュールの主導権の回復、全体的な生産性の向上に役立ちます。

8. 気が散るものから離れる

「メール、スマートフォン、株価の速報、ニュースなど、すべてをできるだけこまめにオフにして、中断されずに1つのタスクに集中しましょう。」– Dianne McKeever、Ides Capital共同創業者兼最高投資責任者

プロジェクトに鋭く集中していたのに、ブルブルッとFacebookの友人からメッセージが届いたり、メールがスマートフォンに同期されたりしたことはありませんか。こうした通知は、たいてい今すぐ対応する必要はありません。それでも、集中しているときに入ると、集中が大きく途切れてしまいます。

McKeeverさんは、プロジェクトに数分、あるいは数時間取り組む必要があるときは、すべてをミュートにしています。メールやSNSの通知が来なければ、気が散ることもありません。

これは、大きな効果が見込める方法です。日々どれだけ多くの気を散らすものに直面しているかを考えれば、なおさらです。メールは、おそらく今すぐ対応する必要はありません。次の1〜2時間に予定していなかったことは、すべて同じです。

9. メールに時間をかけすぎない

「待ってより良いものを返すより、短く素早い、不完全な返事の方がいいです。」– Sheryl Sandberg

メールは職場で効果的なコミュニケーションツールです。ただ、Sandbergさんのメール術によると、長く詳細な返信は時間の無駄になることが多いそうです。Sandbergさんは届いたすべてのメッセージに返信しますが、簡潔に要点だけを書くことで時間を節約しています。メールの余計な部分を省くと、時間の節約になるだけでなく、受け取った人がメール全体を読み、要点をつかめるようになります。メール検証ツールを使えば、本物のメールアドレスと偽のアドレスを見分けられるため、この作業にも役立ちます。

メールにすばやく返信すれば、受信トレイがいっぱいになるストレスも防げます。受信トレイがいっぱいだと、圧倒されて整理もできず、仕分けも大変です。すばやい返信に加えて、こうしたメール連携を使えば、生産性をさらに高め、時間も節約できます。これは、私たちが特におすすめする生産性のコツの1つです。

10. コミュニケーションツールを最適化する

「むしろ必要なのは、この仕事の多くを受信トレイから出して、効率的な実行をより良く支える別の仕組みに移すことです。つまり、この仕事を避けることはできませんが、1日中その場しのぎでメッセージをやり取りするより、良い代替手段を見つけることはできます。」– Cal Newport、ライター・作家・教授 

メールの話が出たので、Cal Newportが特に重視していることを紹介します。それは、メールは現代の職場で最適なコミュニケーション手段ではないということです。テクノロジーと文化の交差点について書いている作家のCal Newportは、新著「A World Without Email」で、メールについての考えを示しています。

この本と自身のブログで、Calは、今のメールへの依存は効率的でも持続可能でもないと強調しています。膨大な数のメールとあふれた受信トレイを管理しようとするのではなく、新しいコミュニケーションツールを検討することが解決策だと言います。私たちもCalに賛成です。だからこそ、Hive Mailでは、メールからそのままタスクを作成し、割り当て、委任できます。たくさんのウィンドウを行き来する必要はもうありません。

11. しっかり眠る

「眠って充電する時間を取ると、起業家としても、リーダーとしても、より効果的になれます」とHuffingtonさんは言います。「認知能力が向上します。より良い判断ができます。反応的でなくなります。悪いことが起きても、動揺しにくくなります。」–Ariana Huffington、Thrive GlobalのCEO兼創業者、The Huffington Post元共同創業者

Ariana Huffingtonさんは、睡眠が成功の重要な要素だと考えています。これは、体の健康に関する私たちのおすすめの生産性のコツの1つです。CNBCのインタビューで、Huffingtonさんは「良い1日は、前の晩から始まります」と語っています。この考え方は、長時間働き、睡眠を犠牲にして物事を片付けようとする、高い成果を上げる経営者という従来のイメージとは正反対です。    ただ、Arianaさんは、働きすぎは成果を妨げ、燃え尽きにつながることもあると言います。

次に、夜更かしして疲れた頭で仕事を続けたくなったときは、眠って、朝にもう一度そのタスクを見直してみましょう。眠る時間を取れば、脳が充電され、認知能力が高まり、最終的には仕事の効果も上がるかもしれません。

12. 明日の計画を立てる

「寝る前に最初にすることは、翌日、あるいは数日先までのカレンダーを見ることです。スケジュールを確認して、「ハードな予定」、つまり外部との約束を把握します」– David Allen、GTDメソッドの創始者

生産性の専門家であるDavid Allenさんに行ったインタビューで、彼は、夜に翌日の計画を立てる時間を必ず取っていると話してくれました。やるべきことを、「ハードな予定」と「ソフトな予定」という2つに分けています。ハードな予定とは、動かせない外部との約束です。たとえば、チーム外の人との会議やインタビューです。こうした約束を土台にして、1日の枠組みをつくります。

そこから、その日にやるべきほかのことを書き出します。ただし、「ソフトな予定」のToDoは動かすことができ、必要に応じて空いたところに入れられます。前の晩に計画を立てておくと、優先事項と期待値を整えた状態で1日を始められます。

13. ルーティンをつくる

「月曜日はマネジメントに集中します。Squareでは方針会議、Twitterではオペレーション委員会があります。その日にマネージャーとの1on1も行います。火曜日はプロダクトです。水曜日はマーケティング、コミュニケーション、成長です。木曜日は開発者とパートナーシップに集中し、金曜日は会社、カルチャー、採用です。土曜日は休みで、ハイキングに行きます。日曜日は振り返り、フィードバック、戦略です。」– Jack Dorsey、TwitterとSquareのCEO

SquareとTwitterの両方のCEOとして、課題に集中し続けるための生産性のコツを聞かれたとき、Jack Dorseyさんは、軌道に乗り続けるための非常に具体的なルーティンがあると答えています。Twitterは現在、世界で 3億5,310万人を超えるユーザーと 2億600万人のデイリーアクティブユーザーを抱えています。1週間の各曜日に別々のテーマがあり、関連するタスクをその日の時間枠に割り当てています。これにより、直接関係のないほかのことに気を取られずに、目の前のテーマや概念に深く取り組めます。

この方法について語ったのは、Jackだけではありません。コンサルティング会社EmirabizのCEO、 Andrew O.さんも、毎日事業の異なる部分に集中する利点を教えてくれました。そうすれば、すべてのプロジェクトに十分な時間を使え、重要でないことに時間を無駄にしません。さまざまなタイムゾーンの人々と仕事をしているため、彼にとって、しっかり整理しておくことは非常に重要です。

14. 手作業を自動化する

「Zapierの中核となる価値観の1つは、「ロボットになるな、ロボットをつくれ」です。どんな役割でも、繰り返しの多い価値の低い作業に追われることがあります。手作業の自動化は、生産性を高め、影響力を広げ、価値の高い仕事に集中し続けるための最良の方法の1つです。」– Wade Foster、ZapierのCEO

Wade Fosterさんに、普段の1日で生産性を保つ方法を聞いたとき、仕事の習慣で自動化が大きな役割を果たしていると聞いても驚きませんでした。結局のところ、Zapierの主な目的は、プラットフォームをつなぎ、ワークフロー全体でタスクを自動化することだからです。

ただ、Wadeさんの指摘は的を射ています。同じ手作業を何度も繰り返しているなら、自動化ツールは確実に時間を節約し、負担を減らす方法です。そうすれば、より価値の高いタスクに集中できます。たとえば、毎日何時間もSNSカレンダーの管理に使っているなら、HootsuiteのレビューやHootsuiteの代替ツールを見て、SNS投稿のスケジュールを自動化するのに適したツールか確認してみましょう。

このプロセスを効果的にするための重要なステップの1つは、自動化できるタスクを見極めることです。Hiveを使っているなら、アプリ内でタスクやアクションを自動化する方法がいくつかあります。Hive Automateを使い始めるには、左側のナビゲーションパネルにある「アプリ」セクションを開き、「Hive Automate」を選択するだけです。

15. カレンダーを時間でブロックする

「タイムブロッキングは、長いToDoリストを眺める代わりに、仕事を特定の時間枠にまとめて1日を組み立てるのに役立ちます。構造を与えてくれるため、生産性を高め、無意味な会議を減らし、組織への影響力を大きくするうえで欠かせない方法です。」– Justin Grossbard、Compare Forex BrokersのCEO。

タイムブロッキングとは、特定のタスクやプロジェクト、事業のビジョンに集中するために、カレンダーに特定の時間のかたまりを入れる方法です。このカレンダーのコツは、生産性を高めると同時に、仕事の1日に構造を与える最良の方法の1つです。

デジタルマーケティング会社PageTrafficのCEO、Navneet Kaushalさんも、メールにタイムブロッキングを活用している例を教えてくれました。Kaushalさんは、毎日午前10時（または、毎朝続けやすい時間）に30分を確保し、できるだけそのスケジュールを守ることを勧めています。これで習慣ができ、メールが頭に残らず、1日を良いスタートで始められます。毎日のカレンダー管理には、時間管理ソフトの活用も検討してみてください。

16. 休憩を取る

「パワーリフターがセットの間に5〜6分休むのには理由があります。エネルギー系が適切に回復するのに、それだけの時間がかかるからです。」– Tim Ferriss、アメリカの起業家・投資家・作家・ポッドキャスター。

Ferrissさんは著書『4-hour Body』で、生産性についての思い込みを語っています。「体を動かしていないからといって、働いていないわけではない」というものです。著者は、頭を使う仕事は実際には身体的な仕事だと説明しています。1日に何千もの小さな判断を下すとき、脳は実際に神経伝達物質を消費しているからです。脳が疲れると、悪い判断をしてしまうかもしれません。

休憩を取る前に、あと1つだけタスクをこなそうとすることもあるかもしれません。ただ、実際には、それで生産性が上がるわけではありません。研究によると、短い散歩のような定期的な運動の休憩は、生産性を下げることなく、働く人の体力や快適さに大きな効果があります。休憩は、Hiveの繰り返しタスク（またはアクション）でスケジュールできます。休憩の過ごし方は、自由に工夫しましょう。友人に電話する、大きな声で歌う、フレッシュジュースを作る、お気に入りのポッドキャストプラットフォームを聴くなど、いろいろあります。 

17. マルチタスクを避ける 

「人は、集中とは、集中すべきことに「はい」と言うことだと考えがちです。  でも、まったく違います。  ほかにある100の良いアイデアに「いいえ」と言うことです。」– Steve Jobs、アメリカの発明家・デザイナー・起業家。Appleの共同創業者、最高経営責任者、会長。

複数のタスクを同時にこなすのは魅力的で、生産的に思えるかもしれません。ただ、正直に言えば、仕事の質を保つには、一度に1つのことをする方が確実です。MITの神経科学者Earl Millerによると、「マルチタスク」、つまり複数のことを同時にしていると思っているとき、実際には認知的な負担を払いながら、あるタスクから別のタスクへ非常に素早く切り替えています。つまり、マルチタスクは脳を疲れさせるのです。Hiveには、集中に役立つ機能がいくつもあります。ToDoリストから、タスクへの優先度の設定、通知設定の調整まで、さまざまです。自分に合う方法を試してみてください。そして、「千里の道も一歩から」という言葉を思い出しましょう。

18. 水を飲む

「1日の始まりと終わりに、大きなグラスで水を飲みましょう（私は日中もたくさん水を飲みます）。適切な水分補給は、生産性、エネルギー、頭のさえの鍵です。不要なジャンクフードへの欲求を抑える効果もあります。だるいときは、実は水分が足りていないことがよくあります。コーヒーやエナジードリンクでは解決しませんが、水なら解決します。しかも無料です。」– Rachna Govani、Foodstandの創業者

水は命です。誰もが知っていることですが、体の水分が2%失われるだけで、精神機能が大きく低下することがあると聞くと、驚くかもしれません。ある研究によると、脱水は認知能力にばらつきを生み、短期記憶や計算能力に影響を与える可能性があります。次に喉の渇きを感じたら、生産的に働くために必要なエネルギーを、体にしっかり補給してあげましょう。 

19. マインドフルネスを実践する

「初心とは、新鮮で偏りのない目で世界を見る実践です。内側からの視点や画一的な考え方を避けることで、見落としや機会の損失につながる盲点を防げます。」— Marc Benioff、Salesforce共同CEO、起業家、慈善家。

マインドフルネスの熱心な支持者であるMarc Benioffさんは、従業員に勤務中も瞑想を実践するよう勧めています。職場に「マインドフルネスゾーン」を設け、社員が心の平静を取り戻すための専用スペースにするほどです。 

スマートフォンから少し離れるだけで、認知能力が高まることに驚くかもしれません。

私たちは誰でも、燃え尽き寸前になったことがあるでしょう。だからこそ、定期的にリセットボタンを押す必要があります。マインドフルネスの目的は、今この瞬間が、ほんのわずかな時間にすぎないと理解しながら、今に意識を置き続けることです。

20. 思いやりを実践する

「自分への思いやりを実践すると、回復力ややる気、全体的な幸福感が高まります。友人に向けるのと同じ優しさと理解を自分にも向けて、自分はベストを尽くしていると思い出してください。」– Emily Barret、AssignmentBroのプロジェクトマネージャー。

目標を達成するために自分を追い込むことは大切です。ただ、計画通りにいかないときは、自分に優しく、理解を持って接する必要もあります。自分への思いやりとは、困っている友人に向けるのと同じ共感と優しさを、自分にも向けることです。失敗したときに自分に寛容になること、自分の強みと限界を認めること、不完全な人間として自分を受け入れることを意味します。

研究では、自分への思いやりを実践すると、回復力ややる気、全体的な幸福感が高まることが示されています。自分に優しくしていれば、挫折から立ち直り、新たなエネルギーと熱意で目標を追い続けやすくなります。

これらの生産性のコツが、少しでもお役に立てば幸いです。私たちは、きっと役に立つと考えています。これらのコツを使えば、同じ時間でずっと多くのことを達成できます。ストレスを減らしながら、これまで以上に成果を上げられるはずです。