プロジェクトの依存関係を見極め、計画を成功させる方法

単独で存在するタスクは、ほとんどありません。だからこそ、プロジェクト管理のプロセスでは、プロジェクト全体のタイムライン、依存関係、必要なリソースを見渡すことが重要です。そうすれば、チームはプロジェクトの進捗の全体像を把握し、タスクとリソースをいつ、どのように割り当てるべきかを判断できます。

プロジェクト計画は、ボトルネックになりそうな点を見つけ、プロジェクトの基準を設定するうえでも役立ちます。さらに、チームメンバーが仕事をより戦略的に計画し、整理された効率的な形で自分のタスクに集中できるようになります。

プロジェクト計画の枠組みの中でも、タスクの依存関係は確認して理解しておくべき重要な要素です。あるタスクが、別のタスクの成功や完了に左右されることがあるためです。特に、チームがアジャイルのスプリントやガントの手法でプロジェクトを組んでいる場合、依存関係は重要です。プロジェクト内の各タスクがどう関連し、どの順番で完了すればプロジェクトが前に進むのかが、はっきり見えるからです。

依存関係がなければ、タスクが順番を無視して完了したり、プロジェクトの成功につながらない形で進んだりするおそれがあります。依存関係を押さえておけば、プロジェクトマネージャーはチームメンバーに現実的な期待を伝え、プロジェクト完了までの正確なタイムラインを作れます。

プロジェクトの依存関係を理解し管理することは、プロジェクト管理で最も重要な要素のひとつです。この記事では、プロジェクトの依存関係とは何か、そして自社のビジネスで効果的に見極めて管理する方法を解説します。プロジェクト管理ソフトウェアがこのプロセスをどう支援するかも紹介します。

プロジェクトの依存関係とは

プロジェクトの依存関係とは、2つのプロジェクト要素の間にある関係のことで、一方が変わるともう一方も変わる可能性があります。計画するプロジェクトごとに、進行中に各タスクへ何が影響するかを考える必要があります。
こうした依存関係は、通常、ひとつの大きなプロジェクトの中にある2つの異なる作業の関係を指します。種類は次の2つです。

• 外部依存

• 内部依存

外部依存は、通常、プロジェクトマネージャーが制御できないものです。たとえば、別のチームからのデータ提供や、プロジェクトを進める前に必要なタスクの完了を待つ場合がこれにあたります。外部依存の例は、新築住宅を建てる前に、適切な許可や承認を待つことです。外部の機関（地方自治体や測量士）が着工を認めるまで、新築工事は始められません。

内部依存は、ボトルネックとその解決策が、通常プロジェクトマネージャーの制御下にあるものです。たとえば、クライアント向けに特定のソフトウェアをインストールすることがプロジェクトの前提になっている場合が、内部依存の例です。ソフトウェアとインストールの手順は、あなたとチームで管理できます。

すべての依存関係が同じではない

依存関係はプロジェクト管理で避けられないものですが、すべてが同じ性質ではなく、分類も異なることを理解しておくことが大切です。プロジェクトの依存関係には、必須依存と任意依存という2つの分類があります。

必須依存は、プロジェクトに欠かせない部分です。プロジェクトを成功させるには、プロジェクトのスケジュールや予算に影響を与えずにこの依存関係を変えることはできません。必須依存の例として、ここでも建築にたとえてみましょう。
建築では、壁を立てる前に屋根は作れません。つまり、壁の建設が先に必要で、それが必須依存になります。必須依存とは、特定の順序で行わなければならないプロジェクトの一部です。

もうひとつの分類が任意依存です。この依存関係は、プロジェクトのスケジュールや予算に影響せずに変更できます。任意依存は、多くの場合、より柔軟で、プロジェクトの途中で必要に応じて調整できます。任意依存の例は、完了すべきタスクが2つあるものの、どちらを先に終えても問題ない場合です。たとえば、家の外壁を塗ってから窓枠などの装飾部分を塗る、といったケースです。

プロジェクトの依存関係を見極める方法

プロジェクトの依存関係を見極める最善の方法は、プロジェクトを小さなタスクに分解し、そのタスクをプロジェクトのタイムライン上に配置することです。このタイムラインがあれば、プロジェクト全体を視覚的に把握でき、どのタスクが他のタスクに依存しているかが分かります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使って依存関係を見極めることもできます。この種のソフトウェアには、プロジェクトのタイムライン、自動化、社内コミュニケーションの機能が組み込まれていることが多くあります。Hiveは優れたプロジェクト管理ソフトウェアのプラットフォームで、プロジェクトの依存関係を最初から最後まで追跡できます。

Hiveのプロジェクト管理ソフトウェアでは、タスクの追跡と管理、ステークホルダーとのコミュニケーション、コンティンジェンシープランの作成を行えるため、プロジェクトの依存関係を効果的に管理できます。Hiveなら、タスクを5つのビューで表示できるので、ワークフローとプロジェクトのスケジュールに最適な形でタスクを整理できます。

プロジェクトの依存関係を管理するコツ

プロジェクトの依存関係の種類を把握できたら、プロジェクトを成功させる準備がまた一歩進みます。さらに、次のコツを使えば、プロジェクトの依存関係を効果的に管理し、マイルストーンに沿って進められます。

プロジェクト計画を見直す：

これは、プロジェクトの依存関係を見極める最も分かりやすい方法ですが、最も効果的でもあります。プロジェクト計画とタイムラインを確認すれば、他のタスクを始める前に完了すべきタスクが分かります。

プロジェクトのステークホルダーと協力する：

依存関係を見極めるもうひとつの優れた方法は、プロジェクトのステークホルダーに尋ねることです。ステークホルダーは、プロジェクトの内容と、成功に必要なことをよく理解している可能性が高いからです。

依存関係をステークホルダーに伝える：

プロジェクトにタスクを割り当てるとき、多くのプロジェクトマネージャーは期限を設定し、各作業の担当者を決めます。しかし、依存関係をチームメンバーや他のステークホルダーに伝えないと、プロジェクト全体が危うくなります。あるタスクがプロジェクトの流れにどう影響するかを理解していない人は、自分にとって重要に見える作業を優先してしまい、その判断が他の人に影響し、プロジェクトの納品をさらに遅らせることに気づかないかもしれません。 

優れたプロジェクトマネージャーは、ステークホルダーとのコミュニケーションを最大限に生かす方法を知っており、プロジェクトの各フェーズとその依存関係を示した明確な計画を提示します。これはプロセスの最初に行うべきです。例を挙げます。「このプレスリリースを、明日の終業までにレビューしてください。いただいたフィードバックを受けて、この文章を、役員、メンバー、購読者に向けたすべての連絡のテンプレートとして使います。メッセージを時間どおりに正確に届けるため、デザイン、ニュースレター、ソーシャルメディアも関わります。順序は、役員、社内チーム、メンバー、購読者とソーシャルメディアのフォロワーの順です。明日の終業までのレビューにご協力いただけると助かります。よろしくお願いします。」

プロジェクト監査を行う：

プロジェクト監査を行うと、プロジェクトの一貫した概要を把握でき、依存関係の特定を含め、改善が必要な点を見つけられます。

コンティンジェンシープランを作る：

コンティンジェンシープランは、起こり得る変更や遅延に備えるのに役立つため、プロジェクトの依存関係の管理に欠かせません。

プロジェクトの依存関係は、プロジェクト管理に欠かせない要素であり、プロジェクトを成功させるには効果的に管理する必要があります。上記のコツを実践すれば、プロジェクトの依存関係を効果的に管理し、プロジェクトを順調に進められます。

プロジェクトの依存関係管理にHiveを活用

Hiveのプロジェクト管理では、関連するタスク同士をリンクして依存関係を追跡・管理できるため、優先度と時間を考慮した形で進捗を把握できます。同じ依存関係を持つタスクをタイムライン上にまとめられるので、プロジェクトマネージャーはすべてのタスクが正しい順序で完了するよう管理できます。

Hiveにはタスクビューとリソースビューもあり、どのタスクがつながっていて、それぞれが全体像のどこに位置するのかを、チームがひと目で視覚的に把握できます。たとえば、Hiveのガントチャートビューで依存関係を示し、タスク同士がどう関わっているかをチームにわかりやすく伝えられます。Hiveの依存関係の追跡機能は、タスクの完了が関連タスクの進捗とタイムライン全体にどう影響するかを確認するのに役立ち、依存関係を簡単に見極めて管理できます。

今すぐHiveを試して、プロジェクト管理ソフトウェアがプロジェクトの依存関係の管理とプロジェクトの成功にどう役立つかをご覧ください。