プロジェクト管理でよくある6つの間違い

プロジェクトマネージャーには、多くの責任が伴います。プロジェクト全体の監督と実行を任され、わずかな間違いでも計画全体に大きく影響します。重荷に感じるかもしれませんが、よくある間違いを知っておけば、今後避けられます。管理者として仕事の効率と質を高めたい人に、簡単に防げる代表的な間違いを紹介します。

1. プロジェクトの目標を適切に定義しない

最初の構想段階で、明確な目標を設定していないプロジェクトは、ほぼ確実に失敗します。計画を立て始めるとき、多くの管理者が当然意識していそうですが、経験の浅い時期には見落としがちな点です。

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プロジェクトを組み立て始めるときは、主要な目標を特定し、メンバーと話し合うことが不可欠です。何を目指し、どう達成するかを、全員で明確にできます。方向がなければ、プロジェクトも従業員も、まとまりを失ってしまいます。

2. 初期の計画段階で道筋を明確にしない

道筋がないと、目標が個人には大きすぎるように見え、先延ばしや誤った取り組み方につながります。目標への道は複数あるため、明確な計画がなければ、各自が好きなように解釈できます。これが大きな問題を生みます。

混乱や未完了による遅延・中止を防ぐには、プロジェクトを小さく取り組みやすいタスクに分けます。チームが方向を保ち、自信を持ち続けやすくなります。全員が計画に納得していれば、それぞれのタスクを完了し、円滑に進められます。

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さらに指針が必要なら、新しいプロジェクト管理ブログのPM Columnなどを参考にしてください。計画と実行に役立つ技能を磨けます。

3. プロジェクトに合わないメンバーを選ぶ

成果を決めるのはチームです。必要な技能を備えていれば、成功に導けます。初心者に多い間違いですが、適さない人を選ぶと、完了が難しくなります。

選考を始める前に、各自の持つ技能を慎重に検討し、プロジェクトに合うか、目標に適しているかを確かめます。技能だけでなく、他のメンバーとうまく協力できるかも見る必要があります。一体感のあるチームは、成否を決める最大の要因です。

4. 必要な時間やリソースを少なく見積もる

チーム全体や大規模プロジェクトを運営するには、前向きさが必要です。しかし、前向きな考えと現実的な見通しの境界は微妙です。同規模の一般的なプロジェクトより短い期間や少ない予算で完了できると考えるのは、よくある間違いです。

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計画を立て始めたら、各要素の費用を調べ、想定外の出費に少し余裕を持たせた予算を作ります。次に、各工程を見て、チームの技能と平均的な作業時間から、タスクごとの所要時間を見積もります。それぞれを評価し、現実的に考えれば、安心して先へ進めます。

5. 1人でプロジェクトを進めようとする

管理者は、すべてを自分が動かしていると感じるかもしれません。確かに、チームを組み、成功のために確かな計画を作る責任があります。しかし、チームを無視し、全体を改善する可能性のあるメンバーの案まで退けてよいわけではありません。

良いリーダーの鍵は、チームの声を聞き、全員が考えを述べ、互いに連絡できるようにすることです。意見に耳を傾け、計画と実行の進め方に納得してもらえれば、全体を損なうようなチーム内の問題は少なくなるはずです。

6. 優先順位とチーム管理が不明確

細かく管理しすぎ、チームを苛立たせるのは避けたいものです。しかし反対に、経験の浅い管理者が緩く構えすぎ、適切にチームを管理せず、重要なタスクの 優先順位を決めず、関係者への状況報告も行わない場合があります。

過剰に介入するのは望ましくありませんが、計画どおりに進めるには、チームとタスクを常に把握する必要があります。今すぐ必要でない作業に集中したり、チームを放任したりすると、失敗するおそれがあります。

プロジェクト管理は難しいこともありますが、他の管理者が経験する間違いを理解すれば、成功への準備が整います。上の6つの助言を活用し、間違いを避け、各プロジェクトを成功へ導きましょう。