プロジェクト管理とは

プロジェクト管理は、私たちの暮らしのほぼあらゆる場面に関わっています。橋を造るときも、人気のウェブサイトを作るときも、結婚式を計画するときも、その土台にはプロジェクト管理があります。「プロジェクト管理とは何か」と聞かれると、誰でも何かしらのイメージが浮かびます。では、実際にはどういう意味なのでしょうか。この記事では、プロジェクト管理の基本を簡単に解説します。まず出発点となるのはプロジェクトです。

Project Management Instituteによると、プロジェクトとは、独自のプロダクトを生み出すことを目的とした一時的な取り組みです。

定期的に繰り返される通常の業務とは異なり、プロジェクトには明確な開始日と終了日があります。成果物は、簡単には再現できない唯一のものです。

関連記事：星座でわかる仕事のスタイル

プロジェクト管理とは、グループを導き、 制約の範囲内でプロジェクトの目標を達成するプロセスです。制約には次のものがあります。

コスト - 目標の達成にいくら使えますか？

時間 - プロジェクトはいつまでに完了する必要がありますか？

スコープ - プロジェクトの終了時に提供する成果物は何ですか？

品質 - 成果物の重要な特性は何ですか？納品方法に柔軟性はありますか？

効果 - このプロジェクトは、クライアントや顧客にどのような測定可能な効果をもたらしますか？

リスク -  主要なステークホルダーは、どの程度までリスクを許容できますか？

どのプロジェクトでも、これらの制約を慎重にバランスさせ、あらゆる段階でより効率的に進める機会を見つけることが求められます。この記事では、プロジェクト管理のさまざまな領域を見ていきながら、「プロジェクト管理とは何か」に答えます。重要な用語から代表的な手法まで、プロジェクト管理という言葉が本当に意味することを理解するための基本をお伝えします。

関連記事： ランチタイムの運動で生産性が90%上がった理由

目次

• プロジェクト管理の簡単な歴史

• 重要用語

• プロジェクトマネージャーとは

• プロセス

• 手法

• 参考資料

プロジェクト管理の簡単な歴史

人類は文明の始まりから、共通の目標のために協力してきました。古代エジプトのピラミッドやローマの水道橋も、何らかの管理がなければ造れませんでした。

しかし、現代的なプロジェクト管理の考え方が生まれたのは20世紀初頭です。鉄鋼業の機械技術者だったFrederick Winslow Taylorは、影響力のある著書The Principles of Scientific Managementで、現代的な管理手法を初めて紹介した人物とされています。

関連記事：瞑想が次の生産性向上ツールになる理由

もう一人の重要人物が、Taylorの影響を受けた機械技術者のHenry Ganttです。1917年に、プロジェクトのスケジュールを示す視覚的なタイムラインを考案しました。このタイムラインは今も広く使われており、ガントチャートとして知られています。ガントチャートは、プロジェクトの計画と整理の方法を大きく変えました。

そこから、これらの考え方は政府や企業に広がっていきました。クリティカルパス、制約理論、SCRUM、アジャイルといった新しい手法が登場し、普及しました。20世紀半ばには、Project Management Instituteのように、この職業の標準を定める組織も生まれました。さらにインターネットが普及すると、プロジェクト管理をデジタルの世界に持ち込む新しいツールや手法が登場しました。

重要用語

プロジェクト管理では多くの用語が使われます。その中でも、特に欠かせないものを紹介します。

クライアント／顧客 - プロジェクトから直接恩恵を受ける人です。プロジェクトチームは、プロジェクトを進めるときに、常に顧客のニーズを念頭に置く必要があります。

制約 - プロジェクトチームに課される限界のことです。チームがコントロールできる余地はほとんどなく、制約を前提に進める必要があります。たとえば、プロジェクトを完了するまでの期間は、通常クライアントや顧客が決めます。プロジェクトを効果的に進めるには、チームがこうした制約を把握しておく必要があります。

成果物 - プロジェクトチームが作り、クライアントに提供する最終的な成果です。レポート、橋、コンピューターのプログラム、マーケティング計画など、さまざまなものが含まれます。

ライフサイクル - 最終的な成果物を、始めから終わりまで作り上げるプロセス全体のことです。通常は複数のフェーズに分けられます。

マイルストーン - プロジェクトのスケジュールに記された出来事です。主要な成果物、または成果物の重要な部分が完了したことを示すのが一般的です。チームがプロジェクトの順調な進行を確認するためのチェックポイントとして、よく使われます。

フェーズ - プロジェクトに関連する特定のタスクと活動をまとめたものです。通常は、プロジェクトのライフサイクルにおける一つの段階を表します。

プロジェクトマネージャー - プロジェクトを始めから終わりまで率いる責任者です。プロジェクト計画を作成し、チームの役割と責任を定め、進捗を監視します。

プロジェクトチーム - プロジェクトの一部を担当するすべての人です。各メンバーは、担当分を期限内、予算内、品質要件の範囲内で仕上げる責任があります。問題が起きたときは、プロジェクトマネージャーに知らせます。

要件 - プロジェクトの成果物が備えるべき特性を説明したものです。たとえば、ソフトウェア開発プロジェクトでは、プログラムに持たせたい具体的な機能の一覧が含まれることがあります。

ステークホルダー - プロジェクトの結果に関心を持つ人です。クライアントや顧客に限りません。

タスク - プロジェクトの目標を達成するために完了すべき作業の単位です。通常は、決められた期限までに完了する必要があります。

プロジェクトマネージャーとは

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの案内役です。全員をまとめ、目標の達成を支えます。主な責任には次のものがあります。

• プロジェクトの目標を定める

• プロジェクトの実現可能性を評価する

• プロジェクトのスコープと成果物の定義を支援する

• タスクと必要なリソースを定める

• プロジェクトチームを編成し、管理する

• 予算を見積もり、管理する

• プロジェクトのリソースを配分する

• 発生した問題の特定と解決を支援する

• プロジェクトのスケジュールを作成し、管理する

• チームを支え、質問に答える

• 品質保証を指揮する

• プロジェクトの進捗を監視し、ステークホルダーに報告する

• プロジェクトの結果を評価する

プロジェクトマネージャーの経歴はさまざまです。そのため、プロジェクトマネージャーになる道は一つではありません。ただし、評価の高いプロジェクト管理の資格がいくつかあり、この分野で仕事を得る助けになります。たとえば、Project Management Professional（PMP）、Certified Associate in Project Management（CAPM）、Program Management Professional（PgMP）があります。

では、この役割で活躍するのはどんな人でしょうか。Project Management Instituteは次のように説明しています。

プロジェクトマネージャーは 変革の推進役です。プロジェクトの目標を自分のものとし、スキルと専門知識を生かして、プロジェクトチームに共通の目的意識を育てます。新しい課題に挑む刺激と、ビジネスの成果を牽引する責任を楽しみます。プレッシャーの中でもよく働き、 変化の激しい環境での変化や複雑さにも落ち着いて対応します。「大局」と、小さくても重要な細部とを自在に切り替え、どちらに集中すべきかも見極めます。

プロセス

どのプロジェクトも、始めから終わりまで一連のステップをたどります。段階の分け方はさまざまですが、一般には次の5つのグループに分けられます。

1. 立ち上げ

この段階で、プロジェクトのアイデアが生まれます。まず、解決したい問題と、達成したい目標を明確にします。目標は、具体的で測定できるものを選ぶことが大切です。たとえば、「通話時間を短縮する」ではなく、「ニューヨークのセンターで通話時間を1分短縮する」とします。目標が具体的であれば、そこに至る道筋も見つけやすくなります。

次に、その目標が実現可能かどうかを評価します。想定されるコスト、使えるリソース、完了までにかかる時間を検討します。そして、こうした見積もりを、社内の他の取り組みや優先事項と比べます。多くのプロジェクトが失敗する原因は、手に負えない量を抱え込むか、作業の一部を見落としてコストや時間を大幅に見誤ることにあります。スコープをはっきりさせるために、Work Breakdown Structureを作ることも有効です。これは、プロジェクトのあらゆる要素を最小の単位まで分解して示す、視覚的な図です。

この評価を経ても価値があると判断できたら、プロジェクト概要書をまとめます。通常は1ページの資料で、主な目標、おおまかなスケジュールの見積もり、予算、その他の関連情報を要約します。この資料を主要なステークホルダー全員と共有すると、賛同を得て、期待を揃えるのに役立ちます。

1. 計画

プロジェクトの開始が承認されたら、詳細な計画を立てます。期限から逆算して、完了すべきタスクをすべて洗い出し、それぞれの期日を決めます。下の図のように、ガントチャートを使うと便利です。計画は時間とともに変わる可能性が高いため、スケジュールには余裕を持たせましょう。また、全員の責任を明確にするために、進捗確認とステータスの更新を全体を通して予定しておくことも大切です。

次に、プロジェクトを一緒に進める適切な人材を集めます。外部の業者が必要なら、予算の計算に含めてください。業務に慣れてもらうまでの時間も見込んでおきます。そのうえで、適切な人にタスクを割り当て、全員が着手に必要なリソースを持てるようにします。

予算も忘れないでください。さまざまなコストを洗い出し、人件費、出張費、研修費、備品、会食費、間接費などのカテゴリに分けます。経験豊富な同僚に数字を見てもらい、抜けがないか確認しましょう。

続いて、プロジェクトのキックオフミーティングを設定します。目的は、プロジェクトの目標を確認し、全員の役割と責任を明確にすることです。チームとスケジュールを検証する良い機会でもあります。専門家が、自分の作業は見積もりより時間がかかると考えた場合は、その懸念に耳を傾け、必要に応じて調整することが大切です。

コミュニケーション計画を定めることも重要です。検討したい点は次のとおりです。

• プロジェクトの進捗を話し合う進捗確認は、どのくらいの頻度で行いますか？

• マイルストーンはいくつ設けますか？

• 外部のステークホルダーには、どのように最新情報を伝えますか？

• チームメンバーは、問題をどのようにチームへ知らせるべきですか？

コミュニケーション不足は、プロジェクトを簡単に狂わせます。問題が起きる前に、仕組みを整えておきましょう。

1. 実行

いよいよ実行の段階です。 チームは、まとめた計画をもとに動き出します。各自が自分の責任を果たし、プロジェクトマネージャーはチームがプロセスを進めるのを導きます。つまり、各ステップ間の摩擦をできる限り減らし、流れを最適化します。主な業務には次のものがあります。

• 実際の支出に合わせて予算を更新する

• 必要に応じてスケジュールを調整する

• 成果物の品質を確保する

• 主要なステークホルダー全員とのコミュニケーションを円滑にする

• プロジェクトチームとのミーティングを計画し、運営する

この段階では、予期しない問題が起こります。プロジェクトマネージャーは、問題の発生に注意を払い、プロジェクトが狂う前に正面から対処する責任があります。

1. 監視とコントロール

チームが実行している間も、すべてが順調に進んでいるかどうか、プロジェクトを監視する必要があります。たとえば、各メンバーとステータスの確認ミーティングを行う方法があります。プロジェクト管理ツールを見て、誰が何を終えたかを確認するだけでも構いません。どの方法が合うかは、プロジェクトの規模と、会社の仕事の進め方によって決まります。

予算の変化にも細心の注意を払い、超過しそうな場合は、主要なステークホルダーに早めに知らせます。ステークホルダーへ定期的に進捗レポートを送るのも役立つ方法です。クライアントの好みに応じて、数点の箇条書きを添えたメールだけの場合もあれば、詳細なパワーポイントのプレゼンテーションの場合もあります。

1. 終結

やり遂げましたね。最後のタスクを終え、成果物の引き渡しを準備し、チームで成功を祝いましょう。プロジェクトの振り返りを行い、うまくいったことと苦労したことをチームで話し合うことをおすすめします。今後の改善には欠かせません。それが済んだら、成功したプロジェクトのあとは、十分に休むだけです。

手法

チームがプロジェクトを管理するときに使える手法は、いくつもあります。業界、会社の規模、職務によって異なることが多いです。検討したい手法を紹介します。

ウォーターフォール - もともとはソフトウェア業界で生まれた手法です。作業が複数の段階を重なりなく順番に進む、逐次型のプロセスです。繰り返しの仕組みがないため、最初に十分な計画が必要です。一方で、他の多くの手法より理解しやすく、導入もしやすい手法です。

アジャイル - ウォーターフォールの欠点に対応するために生まれた、速く柔軟なモデルです。最初にプロダクトの要件をすべて集めるのではなく、短い単位で進む、柔軟で反復的なプロセスを好みます。チームが変化に適応しやすくなる反面、問題を防ぐには、しっかり連携した協力体制が必要です。

クリティカルパス法 - クリティカルパス法では、まずプロジェクトのタスクを可能な限り細かく分解します。次に、これらの活動を、互いの依存関係がわかるタイムラインに配置します。複雑で相互依存する活動が、時間的に重なる多くのプロジェクトに向いています。

スクラム - こちらもソフトウェア開発業界で生まれたフレームワークです。職能横断型のチームが、仕事を「スプリント」に分けて進めます。やりたいタスクのバックログから、短い期間（通常は1〜4週間）で完了する数を決めて取り組みます。

PRiSM -  Green Project Managementが開発した手法で、プロジェクトが環境に与える影響を最小限に抑えることに重点を置きます。他の手法とは異なり、長期的な持続可能性も考慮するため、プロジェクト終了後まで対象が広がります。エネルギー消費の削減や廃棄物の最小化が重要な課題となるプロジェクトに最適です。

PRINCE2 - 英国政府の公式な手法です。7つの原則に基づいています。事業上の正当性の継続、経験からの学習、役割と責任の明確化、段階ごとの管理、例外による管理、成果物への集中、プロジェクト環境に合わせたテーラリングです。多くの文書が必要になり、大規模で複雑なプロジェクトに向いています。

検討できる手法は、ここで紹介した以外にもたくさんあります。ほかにも、かんばん, アダプティブ・フレームワーク, クリティカルチェーン、統合プロジェクト管理などが人気です。

参考資料

もっと学びたいですか？最初の一歩に役立つ参考資料をご紹介します。

• プロジェクト管理のおすすめオンライン講座9選（無料 & 有料）

• PMP資格について知っておきたいこと

• プロジェクト管理の必読書6冊

• 初心者のためのプロジェクトレポート入門

• 最適なプロジェクト管理ツールを選ぶ手順