多くの人が誤解しているプロジェクトのステークホルダー

会議で「ステークホルダー」という言葉を聞くたびに1ドルもらえたら、今頃はお金持ちになっているでしょう。ただし、ステークホルダーについて覚えておきたい重要なことが2つあります。多くの人がステークホルダーの意味を誤解し、プロジェクトのステークホルダーを誤って特定することの影響も過小評価しているのです。プロジェクト管理と戦略計画のコンサルティング会社MBI Consultingを設立したMary Beth Imbarratoが、知っておくべきことを以下で詳しく解説します。読み終えたら、この言葉を気軽に使うことへの考え方が変わるはずです。 

プロジェクトのステークホルダーとは

まず、誰がステークホルダーで誰が違うのか迷っていても、心配はいりません。それは普通のことです。プロジェクトに利害関係がある人なら、ほぼ誰でも該当する可能性があるからです。

「ステークホルダーとは、プロジェクトから良い影響または悪い影響を受ける可能性がある人すべてを指します。そう考えると……かなり大勢になることもあります」とImbarratoは言います。「プロジェクトによっては、ある集団を代表する人を特定する必要があります」

たとえば、新しい地域での建物の建設に携わり、担当プロジェクトマネージャーを務めているとします。その場合、町内会があるか、あるなら会長や役員が代表になれるかを確認したいでしょう。町内会はプロジェクトの結果に直接の利害関係があり、完了の成否にも影響を及ぼす可能性があるため、その代表者は関連するステークホルダーになります。

「先ほどの定義にあるように、プロジェクトの何らかの要素から影響を受ける可能性があれば、ステークホルダーと見なされます。プロジェクトの進め方から影響を受ける場合も、成果物から影響を受ける場合もあることを覚えておいてください」とImbarratoは付け加えます。

そこで、プロジェクトのステークホルダーを絞り込むには、次のように自問してください。進め方や成果物から影響を受けるのは誰でしょうか。このプロジェクトの成否を左右できる意思決定者は誰でしょうか。

よくあるステークホルダー管理の不備

Imbarratoによると、ステークホルダー管理の不備はよく見られます。「私の考えでは、ステークホルダー管理で最も重要な要素は、コミュニケーション管理と変更管理です」「プロジェクトのさまざまな要素のうち、ステークホルダーが特に関心を持つ可能性のあることを伝え（すべてではありません！）、プロジェクトに伴う変化に適応できるよう変更管理計画を策定することが不可欠です」

ステークホルダーにとって理解しやすく、関係のある形で情報を共有する計画がなければ、プロジェクトを失敗に導きかねません。具体的にはどうすればよいのでしょうか。ステークホルダーが経験したり目にしたりする変化と、その変化に適応できるようチームが行う支援に注目してください。たとえば、研修やワークショップの提供です。

「コミュニケーションはあらゆるプロジェクトで不可欠です。取り組みが適切に伝わらないと、プロジェクト全体の価値や成功の度合いが大きく下がる可能性があります」とImbarratoは言います。

ステークホルダーは固定されていない

もう1つのよくある誤解は、プロジェクトのステークホルダーは変わらないというものです。「それは違います！6〜8か月のプロジェクトの開始時に特定したステークホルダーが、終了時にも同じとは限りません。だからこそ、ステークホルダー管理では、特定、受け入れ、コミュニケーションを継続して行う必要があります」とImbarratoは言います。

ステークホルダーがプロジェクトの成否を左右する

彼女は、すべてのプロジェクトで包括的なステークホルダー管理計画を用意することを勧めています。計画には、ステークホルダーの特定、コミュニケーションの方針、効果的な管理プロセスを含めましょう。そのプロセスでは、ステークホルダーの定期的な見直し、経験についての調査、変更管理に関するニーズの話し合いに加え、計画全体の有効性を継続的に評価します。

「詳細で、実際に運用されるステークホルダー管理計画がなければ、成果物の成功を危うくします。ステークホルダーが準備できておらず、プロジェクトや成果物、生活への影響について怒り、驚き、混乱している中で納品する場面を想像できますか」と彼女は問いかけます。

「今度は、ステークホルダーに情報を伝え、参加してもらい、研修を行い、意見に耳を傾け、その存在を尊重したうえで成果物を届ける場面を想像してください。違いが思い浮かびますか。結局、成果物の成功を左右するのはステークホルダーです。ソーシャルメディアで情報が活発に飛び交う世界では、私ならステークホルダーを確実に特定し、関わりを持ち、その存在を尊重したいと思います」

Hiveは、ユーザーの声を反映して作られた世界初の生産性プラットフォームです。どのようにお役に立てるか、 こちらをご覧ください。